Regards croisés de directeurs administratifs et financiers sur la gestion de l'information: Valade, Zaphir, Solystic, Grimaud, American Hospital

Quatre Daf et un spécialiste de l'information financière réunis pour parler SI, ERP, facturation et big data. Tel était le casting de la deuxième table ronde organisée par la rédaction de Daf Magazine à l'occasion de la 4^e édition de ses Trophées, qui s'est déroulée le 31 mars 2016 à Paris. Anne-Laure Mérillou (Daf et DRH de Valade), Emmanuel Berson (Daf de Zaphir), Sandra Utrera (Daf de l'American Hospital of Paris), Raphaël Vallée (Daf et DSI de Solystic) et Marc Monnier (responsable du développement de Bureau Van Dijk) ont partagé leurs retours d'expérience sur la gestion de l'information en 2016.

Le SI, incontournable pour la Daf

"Tout développement doit passer par la mise en place d'un SI digne de ce nom", a rappelé Anne-Laure Mérillou en ouverture de cette table ronde. Et la Daf parle en connaissance de cause: arrivée en 2004 chez Valade, qui était alors une PME familiale, elle a accompagné l'entreprise dans sa transformation en une belle ETI. Une réussite qui lui a valu de figurer dans le trio de tête de ces Trophées 2016! Mais pour mener à bien cette évolution, la refonte complète du SI était une étape incontournable: "L'achat d'ordinateurs pour toutes les équipes administratives" a été l'une des premières actions mise en oeuvre par la Daf, alors qu'à son arrivée, la société ne comptait que 5 ordinateurs! Déploiement d'un ERP, création d'un poste de contrôleur de gestion... "La croissance de l'entreprise se fait en même temps que celle du SI", souligne Anne-Laure Mérillou.

Pour bien accompagner cette évolution du SI, Olivier Gerry, Daf du Groupe Grimaud (qui n'a malheureusement pas pu participer physiquement à cette table ronde), recommande d'adopter une démarche projet très structurée, de type AMOA (assistance à la maîtrise d'ouvrage). Le financier alerte ses pairs sur les besoins de communication inhérents à une telle démarche, qui représentent 10 à 20% du projet en terme de ressources temps et homme.

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ERP: sélection, mise en place... Conseils de Daf

Principal projet pris en charge par la direction administrative et financière en matière de SI, la mise en place d'un ERP, qui s'avère indispensable pour accompagner la croissance de l'entreprise. Emmanuel Berson, Daf de Zaphir, revient sur sa riche expérience en la matière, avec les déploiements de 4 ERP à son actif. Avant toute chose, il recommande de veiller à "élargir le benchmark, et de ne surtout pas se limiter aux gros ERP du marché". En effet, les ERP middle market, moins coûteux, sont également plus simples à mettre en place et offrent beaucoup de possibilités. Sans compter que ce choix permet de "nouer un partenariat avec l'éditeur", chose qui s'avère impossible lorsqu'on contractualise avec des éditeurs de premier plan.

Et l'existence d'un tel partenariat aura une influence majeure sur la réussite du projet. Sandra Utrera, Daf de l'American Hospital of Paris, en a fait l'expérience avec le logiciel de facturation de son établissement. Ce software, mis en place en 2006, avant l'arrivée de la CFO, avait été sélectionné sans tenir compte des spécificités de l'établissement, et notamment de sa liberté en matière de facturation. Résultat: un produit inadapté qui suscite des crispations au quotidien et des coûts initiaux multipliés par 10. Aussi, lorsqu'elle change de solution en 2014, la Daf veille à sélectionner un éditeur apte à répondre aux besoins spécifiques de l'établissement. Armée d'un document listant l'ensemble de ces spécificités, elle démarche différents éditeurs jusqu'à trouver un partenaire capable de s'adapter à sa demande. Et le contrat liste l'ensemble des développements particuliers qui ont été négociés. "Lorsqu'on est dans une activité atypique, il faut faire attention aux spécificités de notre secteur avant d'aller voir un éditeur, car cela peut coûter très cher", conclut Sandra Utrera.

Pour anticiper ce genre de difficultés, Marc Monnier, responsable du développement de Bureau Van Dijk, conseille de "bien mettre en place un audit de l'existant" en amont, pour clarifier et budgéter les étapes. Car la mise en place d'un SI permet souvent de "mettre en lumière des problèmes internes à l'entreprise", qu'il faudra intégrer dans la démarche de sourcing pour y apporter des solutions.

Une fois le choix de l'ERP arrêté, le Daf ne doit pas relâcher son attention pendant l'étape de mise en place. Emmanuel Berson (Zaphir) met en garde ses confrères sur le temps requis pour intégrer une nouvelle solution SI: "Cela nécessite une équipe projet de 3 à 7 personnes, qui y consacreront 50 à 60% de leur temps. En amont, il est donc indispensable de réallouer la charge de travail quotidienne pour s'assurer que l'équipe projet aura le temps nécessaire pour les tests." Dernier conseil: demander à l'intégrateur d'avoir un consultant expert (plus de 10 ans d'expérience) pour accompagner le projet.

Le big data, source de valeur

Évoquer les SI mène immanquablement à se pencher sur la question du big data. Et dans ce domaine, le Daf occupe une place de premier plan: "Le Daf est au coeur de l'information", insiste Anne-Laure Mérillou (Valade). Très vite, la financière a identifié la nécessité d'uniformiser et de fiabiliser l'information pour faciliter les échanges entre les filiales du groupe. Car dans un monde où tout va toujours plus vite, disposer de données fiables est un avantage majeur pour une prise de décision rapide. Mais "collecter des données, ce n'est pas le plus compliqué, relève Raphaël Vallée, Daf de Solystic. Le traitement est extrêmement chronophage, il faut donc délimiter un périmètre quand on commence à analyser les données." La Daf de Valade, pour répondre à ce besoin émergent, imagine d'intégrer un jour un "facilitateur d'accès aux données" au sein de son équipe. Une mission qui pourrait incomber à un chief data officer.

Raphaël Vallée, pour sa part, apporte un exemple concret de création de valeur grâce au big data. Le Daf, également responsable du SI, a transformé la stratégie du service de maintenance au sein de Solystic, société spécialisée dans les solutions de tri postal. "Pour optimiser les coûts, nos clients voulaient que le mainteneur passe d'une obligation de moyens à une obligation de résultats. Nos contrats sont donc désormais assis sur des critères de performance." Dès lors, passer à une maintenance préventive, permettant d'anticiper les pannes, est devenu une obligation. "Solystic dispose de milliers d'équipements partout dans le monde. Nous avons tout d'abord connecté ces différents équipements pour récupérer les données, puis nous avons mis en place une cellule spécifique avec des data analysts chargés de récupérer et d'analyser ces informations, afin de définir la meilleure stratégie pour anticiper les problèmes." Cette démarche est appuyée sur des outils de GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) partagés avec les clients, qui récupèrent aussi les données et peuvent également les utiliser pour créer de la valeur. Un exemple d'exploitation du big data particulièrement aboutie!