CFO Tips : 4 conseils pour améliorer la gestion des dépenses de vos employés

Entre le renouvellement des abonnements à certains logiciels, au remboursement des frais de kilométrage liés aux déplacements professionnels, en passant par les vols, hôtels, repas, et autres dépenses effectuées dans le cadre d'un voyage d'affaire, l'entreprise doit gérer une multitude de scénarios et de dépenses et les coûts peuvent vite s’envoler.

Alors comment optimiser la gestion des dépenses de vos équipes, notamment pour les entreprises en forte croissance dont le nombre d’employés explose rapidement? Les directeurs financiers doivent trouver rapidement une solution permettant de réaliser des économies et d’optimiser la productivité des employés tout en réduisant les risques pour l'entreprise.

Heureusement, nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair. Heureusement, nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair. Voici une liste de 4 conseils, qui devraient réellement vous faciliter la vie, à adopter dès aujourd’hui !

#1 : Abandonnez la carte bancaire d'entreprise

Séduites par ses nombreux avantages, 13,9 millions de petites entreprises disposaient d'une carte de crédit en 2015 selon le site CreditCards.com. En effet, les cartes bancaires d'entreprise permettent aux start-ups non seulement de se constituer rapidement un dossier de crédit, mais également de bénéficier d'une bonne alternative pour assumer certaines dépenses en cas de flux de trésorerie limité.

Pourtant, il ne s'agit pas pour autant d'une solution idéale. Imaginons que votre entreprise se développe et ouvre des bureaux avec des équipes dans plusieurs pays. Comment assurer facilement la gestion et la distribution de cartes d'entreprise en nombre suffisant ? De plus, les cartes de crédit émises par les banques impliquent également un travail administratif considérable.

Drivy, l'un de nos clients, témoigne de sa satisfaction d'avoir abandonné les cartes d'entreprise au profit de cartes Mastercard émises par Spendesk. « Avant, commander une nouvelle carte à la banque était un vrai cauchemar », reconnaît Baptiste Coelho, responsable financier chez Drivy. « Il fallait toujours remplir une montagne de paperasse. Sans parler de modifier le plafond de la carte ! Il fallait appeler son conseiller à chaque fois qu'on avait la moindre question. Avec Spendesk, je contrôle le volume d'activité et les limites de crédit directement depuis mon tableau de bord. »

#2 : Ne demandez plus à vos employés d'avancer les frais

Où que ce soit dans le monde, la même plainte revient toujours : les employés détestent avancer les frais avec leur carte personnelle. Et qui pourrait leur en vouloir ? En moyenne, les employés dépensent 2 600 $ pour un voyage d'affaire à l’international, soit environ 2 230 €. Imaginez donc le montant que cela constitue pour des employés tels que des représentants commerciaux, qui voyagent deux à trois fois par mois ! Les employés sont ainsi forcés de débourser une somme conséquente, qui vient s'ajouter aux factures mensuelles et obligations financières dont ils doivent s'acquitter. De plus, les start-ups sont souvent limitées en personnel et en ressources et n'ont pas toujours accès aux technologie et outils numériques adaptés, ce qui peut ralentir les processus de réconciliation et de remboursement des frais. Pour gagner en efficacité, la première étape consiste à mettre en place une procédure simple en fournissant un modèle de note de frais à ses collaborateurs.

Mais pour éliminer complètement cette pratique, pourquoi ne pas proposer d'autres solutions plus innovantes à vos employés, comme des cartes virtuelles ou physiques prépayées ? Elles sont idéales pour permettre à vos employés de payer leurs dépenses facilement et de manière autonome, tout en gardant un œil sur votre budget et vos politiques de dépenses. Plutôt que de donner accès aux fonds illimités d'une carte de crédit, vous pouvez ainsi fixer des règles permettant de limiter les dépenses à un montant prédéfini.

#3 : Obtenez davantage de visibilité et de contrôle sur les dépenses des employés

Pour gérer les frais et les dépenses des employés, il est essentiel d’avoir une vue complète et globale des paiements réalisés (quoi, où, quand, comment et pourquoi). D'où l'utilité d'un tableau de bord permettant de surveiller les dépenses des employés. Aujourd’hui, de nombreuses solutions innovantes existent pour faciliter leur création. Spendesk, vous permet de voir à chaque instant les dépenses engagées par vos employés. Mettre en place des outils qui facilitent vos reportings est clé pour gagner en précision et en efficacité.

#4 : Avoir une politique de dépenses ne suffit pas. Assurez-vous que vos employés la lisent et l'appliquent.

L'une des raisons pour lesquelles les employés dépensent à tout va est souvent l'absence d'une politique de dépenses liés aux déplacements professionnels définie et écrite noir sur blanc. Sans directives, comment s'attendre à ce que vos employés sachent ce qui est autorisé ou non ?

C'est pourquoi il est essentiel de définir une politique de dépenses qui comporterait les éléments suivants :

• Fournisseurs privilégiés offrant des comptes/réductions d'entreprise (c'est-à-dire, compagnies aériennes, chaînes d'hôtel, location de voiture)
• Conditions de réservation (c'est-à-dire, combien de temps à l'avance les réservations de voyage doivent être effectuées)
• Sites web, applications mobiles et/ou outils/technologies spécifiques que les employés doivent utiliser pour rechercher/réserver leur voyage
• Dépenses remboursables (c'est-à-dire, voyage, repas/activités, transport, frais de bureau, etc.)
• Repas et plafonds de paiement (c'est-à-dire, petit-déjeuner, déjeuner, dîner)
• Éléments non remboursables (c'est-à-dire, frais de modification de vol, pressing, surclassement en vol/à l'hôtel, divertissements dans la chambre d'hôtel, etc.)
• Procédures et moyens de paiement (c'est-à-dire, par carte personnelle, par carte de crédit d'entreprise, par carte virtuelle, par carte prépayée, etc.)
• Procédures de soumission (c'est-à-dire, date limite, notes de frais/reçus requis, outils à utiliser, approbations requises, etc.)
• Procédures de remboursement (c'est-à-dire, délais, non-respect, méthodes de paiement, etc.)
• Sécurité des employés (soumettre les itinéraires aux managers avant le voyage, contacts d'urgence, assurance, etc.) 

Mais créer simplement une politique de frais de déplacement ne suffit pas. Vous devez aussi la diffuser et la communiquer à vos employés de manière régulière. Si vous ajoutez ou supprimez certaines sections, assurez-vous que vos employés en soient informés. Ne vous attendez pas à ce qu'ils s'en rendent compte seuls, car ce ne sera pas le cas. Ce faux-pas pourrait nuire à votre politique de dépenses, et vous perdrez alors un temps précieux à réconcilier les dépenses des employés, sans compter les retards de remboursement que cela entraînera.

En réalité, l'argent est la meilleure des motivations. Si vous prouvez à vos employés que connaître et suivre la politique de dépenses aboutit à un remboursement plus rapide, celle-ci sera appliquée de manière plus stricte, ce qui vous permettra à la fois d'économiser et de stimuler la productivité des employés. Tout le monde y gagne.

Pour mettre en place ces différents conseils, pas plus simple que de demander une demo gratuite de Spendesk. Faites-nous confiance : l'essayer, c'est l'adopter ! En effet, notre solution améliore l'ensemble du processus de dépenses des employés, de A à Z.

Article initiallement publié sur le Blog Spendesk