Notes de frais : comment gérer au mieux le réalignement des dépenses ?

Frais liés au télétravail, modification des déplacements, reprise des projets, le poste Notes de frais a évolué. Réginald Thardin, Responsable des Opérations de Vertical Expense, explique ci-après comment gérer au mieux ce poste.

Publié par Vertical Expense le 10 déc. 2021 - mis à jour à 11:39 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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En quoi le poste Notes de frais a changé avec la crise sanitaire ?

Réginald Thardin : " Ce poste a retrouvé dans la plupart des entreprises le volume d'avant crise mais avec un réalignement des dépenses. De nouveaux types de dépenses ont été intégrés, dont celles liées au déploiement du télétravail en début de crise. Ces dépenses ont augmenté pour certaines sociétés ou sont apparues pour d'autres. Logiquement elles sont souvent identifiées comme telles en termes de postes comptables, avec un suivi au niveau analytique plus abouti. L'autre modification concerne les dépenses liées aux déplacements. Mai 2021 correspond au vrai redémarrage en volume des notes de frais, mais avec un recul des déplacements en avion ou train et une augmentation des frais kilométriques. Dernier élément qui influe sur ce poste : la relance des projets et donc des frais liés, suspendus au plus fort de la crise sanitaire ".

Dans ce contexte, que peut apporter une solution de gestion de notes de frais à la fonction finance ?

Réginald Thardin : " Bien évidemment une automatisation avec les outils comptables. Ce double avantage est très connu. Ce qui l'est moins c'est la possibilité d'une ventilation analytique poussée, au service de la gestion financière. Dans le cas de Vertical Expense, il s'agit d'une ventilation analytique multiple où une dépense peut donner lieu à plusieurs affectations comptables. Des répartitions par type de dépenses (formations, missions...) sont possibles ainsi que des analyses par segment : par type de population, par centre de coûts ou de profits... ainsi que des ventilations partielles pour prendre en compte les multi-affectations en comptabilité et en reporting d'activité. Notre solution permet aussi un traitement complet de la TVA. Ainsi quand le collaborateur prend une photo de sa note de déjeuner, la TVA est ventilée par taux et la récupération calculée automatiquement. Autre point important pour la fonction finance : notre mécanisme des avances de frais qui permet au salarié de ne pas avancer les sommes avant ses déplacements et, pour l'entreprise, une récupération automatisée des avances consenties et un suivi en temps réel des encours ".

Pourquoi la fin d'année est pour un Daf le bon moment pour se doter d'une solution de gestion de notes de frais ?

Réginald Thardin : " En cas de traitement manuel, la fin d'année se caractérise par une forte remontée des notes de frais : les collaborateurs repoussent parfois le moment de s'en occuper. D'où une charge de travail conséquente pour la fonction finance, alors qu'elle est très sollicitée sur les questions budgétaires. Dans une approche plus stratégique, nous sommes en plein dans l'ère de la transformation digitale. Pour les notes de frais, l'obligation de conserver les justificatifs papiers a été levée depuis 2019 : le format numérique constitue un archivage probant sous réserve de respecter les normes fixées par les textes. Se doter d'une solution digitale de gestion de notes de frais c'est certes se débarrasser d'une charge portée à la fois par l'entreprise, la finance et les collaborateurs, mais surtout cela génère un retour sur investissement conséquent sans avoir à trop solliciter les équipes. Sur ce point, la facilité et la rapidité du déploiement de la solution sont essentielles ".

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