Marketing et finance : pour le meilleur et pour le pire ?

Parallèlement, chèques cadeaux, paiement en plusieurs fois, offre de remboursement, livraison à domicile viennent soutenir l'activité des entreprises et répondre aux attentes des clients. Revers de la médaille, ils sont aussi le cauchemar d'équipes financières pour qui la validation du chiffre d'affaires est devenue un véritable tour de force.

Pour beaucoup d'enseignes, réconcilier son chiffre d'affaires avec les encaissements est un véritable casse-tête que les méthodes et outils classiques de contrôle ne permettent plus de résoudre efficacement.

Une complexité croissante qui rend les méthodes traditionnelles inopérantes

Chiffre d'affaires réalisé en magasin ou en e-commerce, solutions de paiement « à la carte », les flux se multiplient et impliquent des approches spécifiques, nécessaires à la réalisation de la réconciliation. Une situation d'autant plus critique que les volumes de ces flux « non standards », boostés par l'émergence de nouveaux modes de consommation, ne cessent de progresser et viennent remettre en question la pertinence des outils historiques. Les ERP, par exemple, n'ont pas été conçus pour gérer une telle diversité et un tel flux de données. Ils restent difficiles à paramétrer pour répondre à ces nouveaux usages. Il en va de même pour Excel qui « dépanne » mais ne peut être qu'une solution ponctuelle.

Rien de surprenant donc si les digues commencent à céder dans certaines entreprises. Les innovations marketing continuent de se multiplier et d'essaimer. Conséquence, les départements financiers ont de plus en plus de mal à faire face et ne souhaitent plus être contraints de lettrer manuellement sans perspective, et a fortiori sans garantie d'une issue prochaine. Les retards se multiplient et s'accumulent, fragilisant de fait les dispositifs de contrôle interne et de réconciliation du chiffre d'affaires.

Opter pour une approche technologique : le data management

Dans ce contexte, fini Excel et les ERP comme seules solutions pour réconcilier son chiffre d'affaires « caisse » et son chiffre d'affaires « cash ». Il est désormais indispensable de faire appel à une approche technologique nouvelle, reposant sur le data management.

L'arrivée de nouvelles technologies, performantes et adaptées, permet justement de répondre à ces enjeux de réconciliations. Ces solutions, au travers de processus robotisés, vont venir extraire l'ensemble des données nécessaires. Des informations issues de solutions ERP bien sûr mais aussi des différentes applications commerciales partenaires. Un travail d'extraction qui va permettre :

• de reconstruire une base de données qualifiées ;
• de valider l'existence d'une piste d'audit fiable entre ces sources de données ;
• de procéder aux différentes réconciliations ad hoc ;
• d'alimenter les différents tableaux de bord nécessaires au management des points de vente, au suivi des anomalies, etc. ;
• de réinjecter dans le module comptable de l'ERP les informations de lettrage utiles à la mise à jour des comptes ;
• d'archiver les travaux de réconciliation effectués.

La flexibilité de ces technologies ETL (Extract, Transform, Load) couplée aux solutions de robotisation et de data visualisation, permet ainsi d'économiser des milliers d'heures de travail. Le tout pour un « pay back » souvent inférieur à douze mois.

Les entreprises BtoC, en adressant la question de la réconciliation de leur chiffre d'affaires « caisse » et chiffre d'affaires « cash » par le prisme de la technologie et du data management, font ainsi le choix d'une démarche vertueuse qui doit leur permettre, in fine, de réduire la volumétrie des tâches nécessaires à faible valeur ajoutée mais aussi de diminuer le turnover ou les vacances de postes dans les services comptables. L'occasion également de renforcer le contrôle interne et la compliance fiscale, ou encore de libérer les ressources pour accompagner les équipes marketing dans le déploiement et le pilotage de nouvelles actions commerciales.