Facturation électronique : réussir son projet !
Le délai supplémentaire accordé pour migrer vers la facture électronique est l'occasion de se pencher sur les points de vigilance qui assurent un succès à un tel projet. Le digital joue un rôle clé dans la préparation à cette transformation et une gestion au long cours en toute conformité.
Attendue initialement en 2024, l'entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire n'est prévue qu'à partir de 2026. Un soulagement pour de nombreuses entreprises qui n'étaient pas prêtes à franchir le pas dans les prochains mois. La livraison du Portail Public de Facturation (PPF) est elle aussi retardée par rapport au calendrier initial. Et si ce délai supplémentaire était une aubaine pour les entreprises ?
La transition vers la facturation électronique implique différentes phases. Il s'agit d'auditer l'existant, évaluer les enjeux, modifier les processus en lien avec la facturation, les outils et habitudes de fonctionnement en place, et bien sûr se doter d'une solution digitale véritablement adaptée aux besoins.
Parmi les échéances à venir figure la mise en place par l'administration publique d'une phase pilote. Une étape pour laquelle MATA IO a été sélectionnée, en ayant même été évaluée au niveau excellent.
Garantir des bases de travail solides
Mieux vaut partir sur de bonnes bases lorsqu'on se lance dans une transformation digitale majeure de ce type. La facture électronique impose la production et la transmission de données qui ne sont pas nouvelles, mais qui peuvent être absentes, erronées ou incomplètes dans les systèmes d'information des entreprises. L'audit, les corrections et l'enrichissement de ces bases de données sont donc essentiels pour être en conformité avec les normes à venir.
Pour rappel, les entreprises enverront leurs factures à leurs clients par l'intermédiaire du portail de facturation, en utilisant un identifiant unique d'adressage fourni par l'Administration fiscale dans un annuaire centralisé. Cet identifiant sera choisi par le client et peut être le SIREN, le SIRET ou un autre code de routage. Quant au numéro de TVA intracommunautaire, il fera l'objet d'un contrôle systématique sur la facture.
L'audit des bases de données clients est une étape de diagnostic clé pour détecter les informations manquantes, erronées, et à corriger. C'est là un progiciel tel que TP UP, proposé par MATA IO, s'avère précieux. Une entreprise qui dispose des SIREN peut récupérer les SIRET associés ou calculer un numéro de TVA intracommunautaire. Mais si la seule information disponible est la Raison Sociale, la tâche se complique : trouver le bon SIREN dans une base d'informations légales peut s'avérer complexe et chronophage. Dans tous les domaines, il existe une multitude de sociétés homonymes, de raisons sociales mal saisies dans les systèmes d'informations. Grâce à un outil adapté, la collecte de l'ensemble des informations peut se faire de manière fiable et rapide.
Au-delà de l'audit initial, le maintien durable de l'intégrité des bases de données est déterminant. Celles-ci ont tendance à vieillir rapidement, nécessitant une surveillance continue pour garantir leur exactitude et éviter l'obsolescence des informations. Là encore, une solution automatisée qui détecte en continu les anomalies et collecte les données nécessaires pour les mises à jour des fiches clients est bien plus efficace qu'un traitement ponctuel.
Sécuriser ses échanges et son référentiel fournisseurs
L'apport du digital concerne aussi le contrôle rapide et fiable des informations bancaires des fournisseurs et entreprises partenaires. Un point de plus en plus pertinent, à l'heure où le nombre de fraudes est en constante augmentation. Après l'audit et la correction des bases clients, il est recommandé de mettre en place un contrôle permanent des bases fournisseurs disponibles, afin d'automatiser la détection des changements et la validation des comptes fournisseurs. La solution MATA IO propose ainsi une vérification des IBAN français et étrangers par interrogation de bases référentes (SEPAmail, SIS ID), ainsi qu'un contrôle du fichier de règlements avant envoi en banque.
Pour mener à bien l'ensemble du chantier de la facture électronique, la gamme MATA IO met à disposition des solutions modulaires, allant des progiciels pour l'audit et l'enrichissement des bases clients, à la production et la réception des factures aux formats validés par l'Administration fiscale, en passant par la validation des comptes bancaires des fournisseurs.
Nul doute que le projet pilote de la facturation électronique jouera un rôle essentiel dans la mise en place complète du dispositif. Cette initiative permettra de tester le processus de bout en bout et d'évaluer l'adaptation du dispositif aux attentes des entreprises.
En savoir plus sur nos solutions MATA IO.
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