Facturation : comment gagner du temps?

Comment gagner du temps dans la gestion de vos factures grâce à un logiciel de facturation ? On fait le point !

Publié par Brand Voice le 23 sept. 2021 - mis à jour à 10:38 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Comment gagner du temps sur la facturation ?

Document essentiel, la facture est le point de départ des paiements et donc de la rémunération d'une entreprise. Seul hic. Son édition représente une charge très lourde pour le chef d'entreprise. Comment gagner du temps sur la facturation ? On vous éclaire sur les bonnes pratiques à connaître !

Facturation : quelles sont les règles ?

La facturation est encadrée par la loi : dates de remise, support, mentions obligatoires, conservation... Il est donc essentiel pour un entrepreneur de respecter certaines consignes pour ne pas être dans l'illégalité. Mais quelles sont les règles à connaître pour gérer ses factures ?

Règle n° 1

La facture est obligatoire dans un certain nombre de cas : achats de produits ou services apportés, vente de produits, commerce à distance, prestation de services aux particuliers (à partir de 25 €)... Veillez à bien vous renseigner sur vos obligations pour ne pas être en faute vis-à-vis de la loi.

Règle n° 2

La facturation doit être datée : jour, mois, année et même heure. Pour la vente d'un produit, vous devez éditer une facture soit quand la commande est signée et acceptée, soit à la livraison. Pour un service, la facture doit être éditée le dernier jour de la prestation.

Règle n° 3

Une facture doit être éditée en deux exemplaires : pour le client et pour l'entreprise prestataire.

Vous pouvez créer vos factures électroniquement via un logiciel de facturation. Cette solution est suffisante pour des documents conformes aux réglementations en vigueur. Mais attention, si vous utilisez un logiciel pour éditer vos factures, il doit être certifié pour que vos données soient sécurisées, conservées et archivées.

Veillez à bien compléter vos factures lorsque vous les éditez. Toutes les informations légales (identité du client, date d'émission, numéro de facture, TVA, etc.) doivent y figurer, sous peine d'amende ou de sanction pénale.

À noter : toutes vos factures doivent être conservées minimum 10 ans au niveau comptable et 6 ans au niveau fiscal.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation pour gagner du temps?

Depuis janvier 2018, la facturation est très encadrée par la loi et doit désormais passer par un logiciel certifié. Cette digitalisation vous sera bénéfique à certains niveaux : sécurisation, gain de temps et d'énergie. En voici quelques avantages :

Digitalisez vos factures

La digitalisation de vos factures permet de les rendre accessibles grâce au cloud. Ainsi vous pouvez consulter et trier vos documents en quelques clics où que vous soyez et quand vous le souhaitez.

Ne prenez plus le risque de perdre ces précieux documents. En digitalisant vos factures, vous gagnez en sécurité.

Le petit plus ? Vous pouvez exporter vos factures pour les envoyer à votre expert-comptable ou à vos clients : un gain de temps et d'argent grâce à une gestion commerciale simplifiée.

Relancez vos clients

DIfficile de définir si un client est en retard dans le règlement de sa facture lorsqu'il faut jongler avec plusieurs piles de papiers. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez être alerté en cas d'impayé grâce à un système de notification. Vous pouvez aussi automatiser vos relances afin de faire rentrer l'argent plus vite. C'est essentiel pour votre croissance.

Calculez votre TVA

Plus besoin de calculer la TVA de votre entreprise vous-même, le logiciel de facturation le fait pour vous ! Et si vous avez engagé un expert-comptable, vous pouvez lui en partager les accès pour qu'il puisse garder un oeil sur votre comptabilité.

Suivez votre trésorerie en temps réel

Avec un logiciel de facturation, vous pouvez suivre les mouvements de votre trésorerie en temps réel. Toutes les entrées et sorties d'argent de votre entreprise sont automatiquement reliées à vos factures. L'anticipation de votre trésorerie devient un jeu d'enfant et vous éviter les erreurs comptables.

Saisie des écritures comptables, mentions obligatoires, édition de factures classiques ou pro forma... Qu'elles soient éditées à la main ou via un logiciel, les factures demandent une attention toute particulière : il en va de la rentabilité de votre structure.