Digitalisation de l'encaissement en B to B : des obligations et des bénéfices

Si certaines entreprises ont digitalisé la facturation et/ou le paiement, la digitalisation du cycle complet n'est pas encore identifiée comme une nécessité. Or, une telle approche, outre qu'elle permet de répondre à des impératifs législatifs, est synonyme d'avantages. Explications.

Publié par Worldline le 11 oct. 2021 - mis à jour à 18:22 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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E-Facturation et e-reporting fiscal : des obligations à compter de 2024

La généralisation progressive de la facture dématérialisée pour les entreprises du secteur privé (cf. loi de Finances 2020, art. 153) doit inciter les entreprises à intégrer la digitalisation de l'encaissement dans leur process. Si le calendrier est connu, ce qu'induit cette dématérialisation (e-invoicing) l'est sans doute moins.

Pour rappel, dès le 1^er juillet 2024 l'ensemble des assujettis établis en France auront l'obligation de recevoir des factures sous format structuré et/ou mixte. L 'obligation d'émission des factures sera, elle, déployée progressivement et concernera en 2024 les grandes entreprises; en 2025 les ETI; et en 2026 les PME et TPE. Cette obligation dépasse la seule exigence de format puisqu'elle entraine l'ajout de nouvelles mentions obligatoires (option pour les débits, Siren du client, adresse de livraison ou de réalisation de la prestation et la nature de l'opération) et la nécessité de faire transiter les factures via une plateforme publique ou privée, qui devra extraire, à l'émission, les données obligatoires de facturation afin de les transmettre, sous un format normé, à Chorus Pro qui transmettra les données de l'ensemble des factures au système informatique de l'administration fiscale.

A cet e-invoicing, s'ajoute une obligation de e-reporting à l'égard de l'administration fiscale, selon un calendrier s'échelonnant lui aussi entre 2024 et 2026 pour des données n'entrant pas dans le champ de l'invoicing : outre les données préalablement validées, la transmission concerne là des informations complémentaires concernant le dépôt, le rejet et l'encaissement des factures. C'est aussi à ce titre que recourir à la digitalisation de l'encaissement fait sens car elle permet de fiabiliser toutes ces étapes.

Des avantages, notamment dans la relation client

Le processus de l'encaissement, spécialement dans le B2B est long et complexe et entraîne retard de paiements, impayés. Cela fragilise la visibilité financière ô combien cruciale pour les entreprises, d'ailleurs il affecte aussi la performance de la fonction finance. En digitalisant l'encaissement offre d'importants, une entreprise s'offre :

- Plus de traçabilité, puisque les processus digitalisés permettent d'associer les éléments de facturation à l'encaissement et donc de profiter de rapprochement bancaire et lettrage automatisés.

- Plus de rapidité, via l'automatisation de nombreuses tâches administratives dont le rapprochement, les relances, ce qui joue aussi sur la gestion des litiges.

- Plus d'efficacité, en réduisant les taux d'échecs de paiement.

- Une amélioration de la relation client car l'encaissement digitalisé permet une meilleure connaissance des clients et une adaptation des démarches aux profils des clients.

En la matière, l'arrivée du Request-to-Pay (ou RTP) change radicalement la donne : en faisant le lien entre la facturation et le paiement - qui peuvent déjà être digitalisés - il permet un encaissement 100% numérique.

Pour vous familiariser avec le RTP, cet outil méconnu mais essentiel, c'est ici.