Comment assurer le succès de vos projets internes ?

Chaque projet est mis en oeuvre pour répondre à un certain besoin. C'est une méthode qui a rapidement gagné du terrain pour opérer des modifications rapides et efficaces. Et un outil puissant pour les entreprises, tant pour répondre au besoin de leur client qu'à un besoin interne, comme la transformation d'une partie ou de toute une entreprise. Que les projets soient internes ou externes, le succès réside dans l'art de leur gestion.

Un projet, même interne, ça se prépare !

Un projet interne peut correspondre à l'évolution d'un service, la mise en place d'un outil, un plan d'optimisation interne. Il n'y a pas de mystère : la réussite d'un projet tient initialement à sa bonne organisation et repose principalement sur les travaux qui doivent être effectués avant son lancement. Ces travaux consistent à identifier les éléments clés du projet : l'objectif du projet (par exemple : digitaliser le service facturation), le sponsor interne (DAF), les ressources nécessaires (physiques, financières, matérielles) et identifier les principales étapes.

Dans le cadre de projets internes, et selon l'importance des éléments, la gestion des ressources est essentielle. Inutile de faire participer au projet des collaborateurs qui ne pourront pas dédier le temps nécessaire, ou du moins adapter leur implication à leur disponibilité. Si le projet comporte des dépenses, leur suivi et la mise en place d'alertes sont primordiaux en cas de dérapage. Il est important à tout moment de comprendre quelles sont les ressources requises, lesquelles sont disponibles et à quel moment, pour pouvoir mettre en place les suivis adaptés.

En fonction de l'ampleur du projet interne (transformation de l'organisation du service R&D ou digitalisation des fiches de paie) mettre à disposition les éléments indispensables à l'élaboration des suivis, des plannings ou encore de la communication est un point à bien prendre en compte. Plus la gestion est formalisée, plus la communication s'établira facilement et plus la clarté des éléments du projet permettra d'atteindre l'objectif du projet.

Une règle d'or - Transparence et partage

Il n'y a pas de petite victoire et rien n'est plus motivant que de penser à remercier les collègues qui ont permis d'atteindre le premier jalon d'un projet interne.

Oui, partager avec l'équipe " projet " et les acteurs impliqués comme avec la direction qui vous a missionnée est un point essentiel. Un projet, ça se partage ! On communiquera sous plusieurs formes : une première réunion kick-off pour lancer le projet (présentation au management, au sponsor et aux acteurs) puis, tout au long du projet, des points réguliers de suivi de projet qui permettront d'identifier les éventuels problèmes et d'anticiper leur résolution.

Enfin, un projet, ça se délivre, donc ça se clôture : rien de mieux qu'une réunion de clôture et de présentation du résultat. Bien entendu, pour des sujets de petite ampleur, une communication par message électronique peut être plus adaptée.

Mieux vous échangerez et serez transparents, plus facilement vous pourrez anticiper les retards, les problèmes inattendus qui surviennent souvent dans la vie d'un projet interne. En effet, celle-ci est loin d'être un " long fleuve tranquille " ! Même si l'on rencontre des problèmes, l'important est de savoir comment nous les gérons : analyser et comprendre le problème, estimer / définir son impact sur le projet et l'entreprise, identifier les différentes solutions et soumettre la décision au sponsor.

Les obstacles, les contretemps font partie du jeu. Et comme toute partition, chaque projet a son rythme, sa cadence. L'éventuelle nécessité d'un comité de pilotage, sa composition et les outils utilisés seront différents et adaptés en fonction de l'ampleur du projet. Un projet de transformation comme la digitalisation d'une activité entière est un événement majeur pour l'entreprise et sa capacité à optimiser sa performance. Par conséquent, au vu de ces enjeux, la création d'un comité de pilotage sera ici nécessaire. Il permettra d'assurer que la transformation répond bien à l'objectif assigné et générera effectivement les gains attendus. Par contre, l'automatisation d'une portion de procédure devra être très bien suivie, et suffisamment, par un point hebdomadaire en interne au sein de l'équipe impliquée en présence du responsable.

Si ça ne dépendait que de nous, ce serait trop facile

Un élément mérite d'être cité : l'interdépendance avec le reste de l'entreprise. En effet, lorsqu'un projet interne est lancé, il va impacter plusieurs personnes, voire plusieurs services ou même directions. Cela signifie que pour avancer, le chef de projet devra se reposer sur des personnes clés des processus impactés. En fonction de leur disponibilité, de leur capacité à dédier du temps, le projet peut s'avérer plus lent que prévu. Ainsi, lorsqu'une action est décidée et afin de s'assurer que les " deadlines " seront respectées, il est crucial de toujours définir l'acteur, la date prévue de livraison et de les communiquer au travers d'un compte-rendu de réunion. Rien de plus simple aujourd'hui avec les outils de prise de notes digitaux disponibles qui permettent de gagner un temps incroyable. Et parce que le relationnel est essentiel dans la réussite d'un projet, pourquoi ne pas imaginer un petit coup de fil amical un jour avant la livraison pour prendre des nouvelles et s'assurer que tout sera livré en temps et en heure. Cela renforce les liens et donne une touche humaine à notre quotidien de courriels et d'envoi de fichiers.

Enfin, malgré le bon contact avec les autres personnes de l'entreprise, et même si tout est organisé et suivi à la lettre, un projet n'est jamais à l'abri d'un imprévu. Dans ces cas-là, il faut garder son sang-froid et surtout ne pas céder à la panique. On revient en mode " projet " et, automatiquement, on identifie le problème, on évalue son impact, la perte éventuelle - c'est-à-dire le temps de décalage - et on envisage les différentes solutions possibles. Prendre le temps de comprendre et d'échanger avec les personnes clés est essentiel pour pouvoir réagir correctement et efficacement. Ne pas hésiter à aller à la pêche aux informations pour bien tout appréhender !

Une fois ces éléments posés, on passe en mode " transparence " et on partage en rédigeant un courriel ou en demandant une réunion d'urgence pour présenter le problème et les solutions proposées aux décideurs. Plus vite ce sera fait, plus efficaces seront les actions correctives. Le projet aboutira peut-être même sans retard.

On a souvent tendance à sous-estimer les éléments qui peuvent être solutionnés en adoptant le mode " projet ", mais finalement c'est une méthode permettant d'adopter un rythme de travail intéressant et percutant lorsqu'il faut changer rapidement ou modifier des éléments enracinés dans l'entreprise. Les clés de réussite sont principalement l'organisation, la communication, la transparence de même que l'esprit positif et combatif du chef de projet.

Pour en savoir plus :

Camille Delcour : fondatrice de Cybooster, consultante experte en analyse des risques et gestion de la fraude.