Cartes virtuelles : le nouvel outil indispensable pour gérer vos dépenses pros
En cette période de crise économique, la gestion de dépenses professionnelles et leur évolution est plus que jamais à surveiller pour la pérennité de son entreprise. Celles-ci comportent des frais aussi variés que l'achat de mobilier, l'usage d'outils physiques ou numériques (ex : abonnements)...
Savoir suivre et gérer les dépenses professionnelles de ses équipes représente donc un enjeu majeur pour l'économie d'une entreprise. Quels sont les modes de paiement les plus utilisés, et quelles en sont les différentes particularités ?
Les virements bancaires
Mode de paiement le plus employé, il est également celui qui nécessite le plus de temps. Un virement bancaire reste encore aujourd'hui un processus long et procédurier, notamment pour des raisons de cybersécurité. Ajouter un nouveau bénéficiaire sur son espace bancaire nécessite 24 voire 48h avant validation.
De plus, une fois le virement effectué, comptez en moyenne un délai supplémentaire de deux jours pour que la somme virée soit effectivement versée sur le compte bénéficiaire. Si ce procédé est sécurisé, il prend donc plus de temps, car les démarches ne s'effectuent que les jours ouvrables, même si elles sont réalisées en ligne. Un virement vers un nouveau bénéficiaire, parti un vendredi soir n'arrivera donc pas durant le weekend, il faudra patienter jusqu'à la semaine suivante par exemple.
Les cartes de paiement
Ce mode de paiement est principalement utilisé dans les petites structures ou par des employés spécifiques tels que les commerciaux qui détiennent des cartes bancaires professionnelles. Ce mode de paiement est moins procédurier et plus rapide qu'un virement. En contrepartie, il s'avère moins sécuritaire que les virements bancaires, en particulier avec la démocratisation du sans-contact.
Les cartes de paiement virtuelles
De plus en plus présentes sur le marché professionnel, les cartes de paiement virtuelles combinent les avantages des deux modes de paiement présentés ci-dessus.
Il s'agit d'un mode de paiement en pleine croissance: on estime sa progression à près de 28% par an d'ici 2024.
C'est une carte de paiement entièrement digitalisée : une carte virtuelle détient en effet un numéro de carte unique utilisable pour effectuer des paiements en ligne. Chaque carte peut être paramétrée par usager, type de paiement, ou avec un plafond spécifié.
Ces cartes étant digitalisées, les risques de pertes et de vol sont quasiment inexistants comparés aux cartes bancaires physiques.
Que faire avec une carte virtuelle ?
Les employés utilisant leur carte virtuelle gagnent en autonomie ; ils règlent directement leurs partenaires et n'ont pas besoin de passer par un quelconque intermédiaire de leur entreprise pour procéder au paiement.
Les managers peuvent quant à eux garder un oeil et un contrôle sur les dépenses professionnelles liées à chaque carte virtuelle, via notamment les comptes en lignes permettant d'administrer chaque carte.
Les directeurs administratifs et financiers (ou DAF) ont eux aussi une vue globale sur la totalité des dépenses professionnelles effectuées par leurs équipes utilisatrices de cartes de paiement virtuelles. Il leur est par ailleurs plus simple d'obtenir des reçus directement des collaborateurs ayant procédé aux paiements.
De manière globale, utiliser une carte virtuelle pour les dépenses professionnelles permet un précieux gain de temps pour tout le monde, ce mode de paiement étant administrativement moins lourd à gérer.
Banques et cartes virtuelles : exemple avec Qonto
Payer via une carte virtuelle offre donc différents avantages, mais comment, concrètement, utiliser ce type de paiement par rapport à une banque ? Sachez que de plus en plus de banques, en particulier les néo-banques, intègrent les cartes virtuelles à leurs offres.
La néo-banque en ligne Qonto intègre ainsi la possibilité de bénéficier de cartes virtuelles dans chaque forfait, celles-ci étant entièrement paramétrables et pouvant disposer de plafonds jusqu'à 60 000€.
Afin d'avoir un suivi optimum des paiements réalisés via ces cartes virtuelles, il vous sera possible de créer plusieurs comptes avec des IBAN différents. Une façon de répartir facilement et efficacement les budgets en fonction de vos équipes par exemple ! Les dépenses peuvent également être labellisées pour, là encore, un suivi minutieux de celles-ci.
Tout se fait en ligne, pas besoin de déplacements : pour commander votre carte virtuelle, un clic suffit ! Enfin, les opérations réalisées avec les cartes virtuelles sont synchronisables et synchronisées avec votre mobile. Les justificatifs papiers de paiement, une fois scannés via un smartphone, permettent un suivi automatisé de votre comptabilité.
Il existe ainsi bien des manières de procéder à des paiements professionnels. La carte virtuelle semble s'imposer de plus en plus comme l'un des moyens les plus fiables pour réaliser ces paiements mais aussi garder une gestion et un contrôle optimisés des dépenses professionnelles de son entreprise. Les utilisateurs n'en feront pas un usage abusif, mais par ailleurs, pourront s'assurer d'être remboursés des frais inhérents à leur activité professionnelle. Un mode de paiement où chacun y trouve son compte !
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