Les 5 raisons de quitter son tableur pour établir un modèle de rapprochement bancaire

Malgré le risque d'erreurs générées manuellement par le biais de tableur comme Excel, l'outil reste à ce jour très implanté dans les entreprises. Mais en matière de rapprochement bancaire, c'est comme faire courir une berline sur un circuit de formule 1. Techniquement, ça peut fonctionner, mais vous ne pourrez aller ni très vite ni très loin.

Trouver, construire et gérer un modèle pertinent est un casse-tête

Construire un modèle de rapprochement bancaire sur tableur prend beaucoup de temps. Vous pouvez chercher un gabarit existant et prendre du temps à le modifier, ou en créer un à partir de zéro. Dans tous les cas, il faudra de bonnes connaissances et une bonne dose de patience. Si les modèles gratuits sont légion sur de nombreux sites, ils concernent surtout des entreprises avec des modes de fonctionnement très simplifiés et peu de transactions. Dès lors que des particularités de votre organisation doivent s'appliquer, tout se complique.

Après avoir passé du temps à construire ou adapter votre feuille de calcul, il faut à présent pouvoir l'utiliser et la tester de manière intensive, la documenter et mettre à jour les formules. Sur le papier, utiliser un logiciel comme Excel peut paraître une solution simple et peu coûteuse, mais dans la réalité, c'est laborieux, chronophage et risqué.

D'autre part, c'est une solution qui n'est pas du tout scalable. Si votre activité connaît un pic de croissance, en cas de fusion, de rachat ou de vente d'une partie de l'activité, il faudra bien souvent tout recommencer.

Travailler de manière collaborative tourne au cauchemar

Il arrive fréquemment que plusieurs personnes collaborent ensemble sur l'état de rapprochement bancaire. Que ce soit d'un point de vue opérationnel pour le service comptable, ou en mode macro avec la direction qui souhaite vérifier l'état de la trésorerie. Or, avec un tableur traditionnel, la collaboration est loin d'être une science infuse. En mode local, un fichier ne peut pas s'ouvrir sur deux ordinateurs différents. Si vous envoyez une version par email, les corrections ne sont pas intégrées au fichier maître. Parfois, on fait des ajustements d'un côté qui ne sont pas répliqués ailleurs.

Et même avec une solution payante dans le Cloud avec Office 365, cela n'empêche pas la lourdeur dans la gestion des données et les problèmes de fichiers, selon qu'on travaille en ligne ou en local. À moins de sanctuariser votre rapprochement bancaire dans un seul fichier qu'une seule personne puisse toucher, nous sommes très loin de travailler ici de manière optimale.

Connecter ses données bancaires est impossible

Un rapprochement bancaire doit comparer les données internes de la comptabilité avec les données bancaires. Là où les logiciels spécialisés peuvent connecter les informations de la banque avec la plateforme choisie, avec Excel, par exemple, il faut tout faire à la main. On ouvre les comptes bancaires sur un écran et le fichier Excel sur l'autre. Puis on passe de l'un à l'autre pendant plusieurs heures jusqu'à ce que la migraine vous fasse voir des lignes en double ou en triple.

Ce travail est interminable et source d'erreurs. Sans compter que le retour sur investissement est très discutable : vous rémunérez un ou plusieurs collaborateurs pour faire ce qu'un logiciel peut compléter en quelques secondes.

Sécuriser ses données est un chantier titanesque

Bug, piratage, erreur humaine, ransomware... aucune organisation n'est à l'abri d'un problème technique, humain ou d'une tentative de piratage, d'intrusion ou de vol de données. Et un antivirus est loin d'être suffisant. Si votre fichier devient illisible, disparaît ou est corrompu, vous risquez de perdre toutes vos données. Dans certains cas, cela peut même conduire à une paralysie de votre activité. Sans compter que les fichiers de sauvegarde peuvent aussi être affectés par toute sorte de problèmes.

De son côté, un logiciel en mode SaaS évite tous ces problèmes et protège vos données. Même en cas d'incendie ou d'inondation, toutes vos données et vos informations resteront toujours accessibles. Et si votre infrastructure technique est piratée, les malfaiteurs n'y découvriront aucune information sensible, puisque tous vos documents bancaires seront dans le Cloud et hors d'atteinte.

Imports, exports et CSV... bienvenue dans un monde nébuleux

Même avec Excel, les informations doivent souvent transiter entre différents fichiers. Pour ce faire, il est courant d'importer et d'exporter des données. Cela peut se faire entre deux fichiers Excel ou entre le site de votre banque et votre tableur. Or, ces processus sont extrêmement lourds. Chaque banque et chaque compte disposent d'un format de données particulier sur lequel il faudra passer du temps, afin de retravailler le contenu et la mise en page.

C'est la même chose avec les fichiers CSV. Selon le logiciel et la version utilisés, on se retrouve avec des données qui peuvent être à retravailler en profondeur, quand elles ne sont pas tout simplement inexploitables. Sans compter que tous les collaborateurs ne sont pas à l'aise avec la manipulation des données en CSV.

En matière de rapprochement bancaire, on voit bien que l'usage d'Excel est vite limité. Et s'il existe des modèles de rapprochement bancaire que l'on peut facilement trouver en ligne, ils sont en général très insuffisants pour une pratique régulière où l'efficacité doit prévaloir.

Alain Mevellec est directeur général et co-fondateur de Sellsy, une solution en ligne SaaS réunissant CRM, logiciel de facturation et de comptabilité sur la même interface. Fondée en 2009 à La Rochelle, Sellsy compte à ce jour 70 collaborateurs et plus de 4000 clients partout en France