La lettre recommandée électronique en toute sécurité
Publié par Eve Mennesson le - mis à jour à
Envoyer une lettre recommandée par voie électronique est légalement possible. Ne reste plus qu'à se doter des bons outils : Tessi documents services propose aux entreprises une solution qui permet de dématérialiser et la production et l'envoi de leurs courriers recommandés.
Les avantages à avoir recours à la version électronique de la lettre recommandée ne se comptent plus : automatisation et sécurisation du processus de production et d'envoi, rapidité, traçabilité et archivage... Encore faut-il se doter de bons outils, qui permettent de respecter la réglementation en la matière. "La lettre recommandée électronique (LRE) est très réglementée. Il faut par exemple pouvoir garantir l'identité de l'expéditeur et du destinataire mais aussi la confidentialité et la traçabilité", rapporte Valérie Caudroy, directrice déléguée de Tessi logidoc solutions.
Réglementation et sécurité
Avec son nouvel outil, Bee-Post LRE, Tessi documents services assure respecter le contexte juridique en créant les conditions de valeur des documents numériques, de contrôle et protection des identités émetteurs et destinataires et de gestion de l'acheminement. Par exemple, le destinataire ne peut consulter le document envoyé qu'après avoir créé un espace privé et renseigné un code SMS unique. "Ce code unique garantit que le courrier a bien été remis au destinataire de la LRE", explique Valérie Caudroy.
Tessi documents services a par ailleurs porté une attention toute particulière à la sécurité, notamment en termes de traçabilité. Les plis sont suivis et conservés dans un coffre fort pendant un an.
Par ailleurs, les courriers qui n'ont pas pu être remis de manière électronique (à cause d'une adresse e-mail invalide par exemple), sont transmis de manière postale.
Sans abonnement
Bee-Post LRE est disponible via une plateforme web, accessible 7 jours/7 et 24 heures/24 sur ordinateur, smartphone ou tablette, ou via le driver d'imprimante installé sur le poste.
Cet outil fonctionne sans abonnement. L'acte est tarifié entre 1,50 et 1,90 euros, le tarif étant dégressif en fonction du nombre de plis envoyés. "Nous organisons cependant avec nos nouveaux clients des ateliers juridiques d'une demie-journée. Inclus dans le prix de mise en oeuvre, ils permettent de bien expliquer le contexte réglementaire qui est assez complexe", ajoute Valérie Caudroy.
L'outil devrait prochainement évoluer, notamment concernant l'identification du destinataire avec l'arrivée de l'identité numérique unique.