Le duo finances/achats quand les achats de production captent 75 % des dépenses en valeur, l'exemple d'Aldes

Le duo Achats/Finances, au sein du groupe Aldes, spécialiste des systèmes de ventilation, se décline sur un panel de chantiers-clés : optimisation des coûts de revient des matières premières, amélioration des process de facturation et lutte contre la fraude !

" La direction financière est tout simplement ma meilleure alliée ". Jean-Philippe Agassoussi, directeur achats d'Aldes, spécialiste des systèmes de ventilation, est enthousiaste sur la relation achats-finance dans son entreprise: " J'ai oeuvré dans d'autres structures où une telle collaboration s'avérait complexe, mais ici, financiers et acheteurs ont appris à travailler ensemble pour booster la marge de l'entreprise ". Jean-Philippe Agassoussi est à la tête d'un service de douze personnes, rattaché à la direction industrielle, dans cette ETI où les achats de production captent 75 % des dépenses en valeur. " Côté achats, nous étions dans une démarche de valorisation de nos actions au travers une approche TCO. Nous nous sommes appuyés sur l'expertise-clé du contrôleur de gestion industriel ", développe l'intéressé.

Une collaboration qui démarre par l'intégration progressive des composantes financières des différents matériaux achetés dans le système SAP de l'entreprise. De l'évaluation des coûts de revient de tels matériaux à la mesure des savings générés dans les comptes d'exploitation, jusqu'à l'analyse de la rentabilité des process de développement produits : " l'appui croissant du contrôle de gestion nous permet de disposer d'une grille de lecture financière pour mesurer la portée de nos actions, notamment en terme de réduction de coûts ", relate le directeur achats.

"A mon arrivée, j'ai pris la décision de calquer notre organisation sur celle des achats."

Respect des délais de paiement

La collaboration achats-finance se décline aussi en aval, en matière de procure-to-pay: optimisation des processus facturation et conformité des règlements fournisseurs. " Dès mon arrivée dans l'entreprise, en 2007, j'ai pris la décision de calquer notre organisation sur celle des achats ", explique Séverine Bienfait, responsable trésorerie et comptabilité fournisseurs. Chaque comptable travaille en étroite proximité avec un acheteur famille " de manière à mieux structurer les process de facturation par domaine d'achats et ainsi mettre fin aux retards de paiement qui impactaient la relation acheteurs-fournisseurs ". Grâce à un dialogue facilité entre les parties prenantes, l'entreprise paie tous ses fournisseurs en temps et en heure (respect du délai légal de 60 jours, fixé par la loi LME) et améliore aussi son système de worflow des commandes et factures via une plus grande réactivité en matière de résolution des litiges.
Des process bien huilés qui s'appliquent, enfin, à un dernier chantier et pas des moindres : la lutte contre la fraude. " Depuis 2011, il ne se passe pas une semaine sans que nous ne soyons confrontés à de telles tentatives d'extorsion, comme le faux mail usurpant l'identité d'un fournisseur jusqu'au président en personne de la société. ", raconte Séverine Bienfait. Elle a donc employé les grands moyens, avec Jean-Philippe Agassoussi pour sensibiliser les équipes à ces malversations, et désormais, poursuit-elle, " les comptables et acheteurs ont pour consigne de ne pas répondre à toute demande extérieure, de type ordre de virement ou modification de RIB, qui n'émane pas de l'interlocuteur habituel chez le prestataire ". Une pratique qui a porté ses fruits car Aldes est passé entre les mailles du filet contrairement à d'autres poids lourds de l'industrie, comme Michelin, qui s'est fait extorquer, en 2014, 1,6 M€ (lire notre article consacré aux retours d'expérience sur ce type de fraudes) .

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