Dépenses en ligne : quel moyen de paiement choisir pour ses équipes ?

Effectuer un paiement en ligne est une action basique pour pouvoir faire son travail : achats d’équipement ou de billet de train, organisation d'évènements, licences de logiciels, campagnes marketing… Alors qu'un particulier peut s'équiper en quelques clics avec sa carte bleue, il faut passer par des procédures d'un autre temps dans le cadre professionnel car les solutions existantes n'offrent pas le niveau de flexibilité et de contrôle nécessaire pour les DAF. Heureusement les alternatives existent.

Les moyens de paiement existants manquent de flexibilité

En matière de gestion des dépenses en ligne, les entreprises pratiquent traditionnellement trois types de méthodes :

• le prêt de la carte bancaire corporate
• la mise à disposition d'une carte de paiement nominative à certains employés
• La centralisation des achats en ligne

Au moment de réserver un billet d’avion, d’ajouter du budget sur Adwords ou d’acheter des petites fournitures, le fait de prêter la carte bleue de l’entreprise est une pratique répandue. La carte circule avec plus ou moins de contrôle quitte à donner des sueurs froides au DAF. Le risque de perte voire même de piratage est évident et la récupération des factures à la fin du mois devient un sport d’endurance. Ainsi, chez La Ruche Qui Dit Oui, «les salariés se partageaient huit cartes bancaires pour tous leurs paiements. Nous faisions confiance aux gens, mais les cartes passaient librement de main en main et 50% des justificatifs manquaient chaque mois... C’était un joyeux bazar» explique Gaëlle Laudet, contrôleur financier.

Centraliser les achats... ou comment bloquer ses équipes

Des cartes nominatives peuvent également être fournies à des personnes spécifiques qui les prêteront au cas par cas et valideront les paiements en amont, comme c’était le cas chez Kwanko : «Chaque membre du CoDir avait sa carte et devait effectuer les paiements nécessaires pour ses équipes. Au moins, les cartes ne circulaient pas, mais cela leur prenait un temps précieux et ce processus manquait de flexibilité» détaille Vincent Iglesias, comptable général.

Une dernière solution pour minimiser les risques est de garder la carte de crédit sous clé et de centraliser ces petits achats quotidiens sous la responsabilité d’une personne comme l’Office Manager qui y sera alors sans cesse interromue. Sans parler du manque d’autonomie pour les autres collaborateurs en cas d’absence ou d'indisponibilité.

Toutefois, des solutions alternatives existent comme les cartes virtuelles connectées à un logiciel de gestion des dépenses.

La carte virtuelle, un moyen sécurisé pour payer en ligne

Les cartes virtuelles sont un moyen de paiement sécurisé qui répond à plusieurs besoins majeurs tant pour les salariés que pour l’équipe Finance.

Il s’agit d’une carte prépayée “chargée” avec un montant défini à l'avance, sur le même principe qu’une carte cadeau. Elle est dématérialisée, mais présente les mêmes caractéristiques qu'une carte bancaire classique : un numéro à 16 chiffres, une date d'expiration et un code CVV. Cette e-carte bleue répond notamment aux problèmes de fraude, puisque :

• elle est strictement plafonnée au montant alloué
• les découverts ne sont pas autorisés
• elle peut être à usage unique.

Certaines cartes virtuelles sont utilisées pour régler des dépenses récurrentes, comme des abonnements à un logiciel en SaaS. Dans ce cas, il suffit de recharger la carte à chaque échéance avec la somme nécessaire. Cela évite que le même numéro de carte bancaire soit enregistré sur tous les sites fournisseurs et limite drastiquement les risques de fraude. Le responsable financier pourra en effet déterminer le plafond précis de chaque carte qu'il remet à ses collaborateurs.

Pour plus d’autonomie et de contrôle, les cartes virtuelles peuvent être adossée à une solution de gestion des dépenses qui permet de valider les demandes d’achat en amont et de récupérer automatiquement les factures après le paiement.

C’est une manière efficace de maîtriser les dépenses de l’entreprise tout en donnant plus d’autonomie aux salariés comme chez La Ruche Qui Dit Oui "Les cartes virtuelles à usage unique sont sécurisantes” explique Gaëlle Laudet “Les équipes sont beaucoup plus sereines pour effectuer des paiements, elles savent qu’elles ne seront pas bloquées dans leur travail.” ou encore chez Kwanko où “chacun est autonome et fait ses achats avec les cartes virtuelles accessibles sur demande. Les membres du CoDir valident les demandes d’achat de leur équipe depuis leur smartphone, c’est beaucoup plus fluide. Cela permet également de mieux collaborer entre les différents bureaux."

Virtualiser ses moyens de paiements pour maîtriser ses dépenses en ligne est un première étape de la transformation digitale de l’entreprise qui permettra de faire gagner du temps aussi bien au RAF qu’aux équipes opérationnelles. La prochaine étape consistera à abolir la bonne vieille note de frais…

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