5 conseils pour bien rater son Fast Close

1 - Tester sur une clôture intermédiaire

Une organisation rigoureuse est nécessaire dont la première étape est la réalisation d'un diagnostic de l'existant. " Il s'agit de partir du processus de clôture actuel, faire un diagnostic (rôles au sein de la Daf, systèmes d'information utilisés, flux avec les directions hors finance) pour identifier les goulots d'étranglement et formuler des recommandations pour corriger les dysfonctionnements ", suggère Ariel Smadaja, dirigeant fondateur de Fuseo, cabinet de conseil spécialisé dans l'amélioration de la fonction finance. Ensuite, en partant du nouvel objectif de date de clôture, un retroplanning détaillé doit être établi avant de lancer les chantiers un à un.

" Lors du diagnostic réalisé au démarrage du projet, il peut être judicieux d'identifier des solutions de secours qui pourront être mises en oeuvre en amont si on fait face à des problèmes de livraison ", avance Hervé Fratta (A2 consulting). Ariel Smadja (Fuseo) conseille de tester le nouveau déroulé de clôture sur une première clôture intermédiaire " Cela permet de valider que les évolutions proposées fonctionnent, d'identifier les éventuels problèmes non réglés et de mettre en place des actions correctives ".

2 - Désigner des référents, impliquer le CAC et communiquer

" Le fast close est un projet d'entreprise qui doit être soutenu par la direction générale et mené en collaboration avec les directions opérationnelles ", souligne Ariel Smadja (Fuseo). Les différentes parties-prenantes de l'entreprise sont essentielles à chaque étape du projet. Prérequis : les faire adhérer en leur expliquant le projet " Il s'agit de leur détailler les objectifs et les avantages pour les aider à mieux appréhender le développement de l'activité ", décrit Marc Schneersohn.

En conséquence, mieux vaut nommer un correspondant au sein de chaque filière: il servira de référent tout au long du projet et participera aux comités de pilotage. " Il est également intéressant d'inclure le commissaire aux comptes dans le processus, de lui faire intégrer le calendrier, de lui parler des opérations complexes afin qu'il ne les découvre pas une fois les comptes établis, de lui présenter les méthodes d'évaluation afin qu'il les valide ", note Patrick Edrei (Fidanza Expertise Conseil). Hervé Fratta (A2 Consulting) conseille d'organiser des ateliers avec les opérationnels qui permettront de détailler le rôle de chacun :" L'idée est de faire en sorte que chacun comprenne bien où il intervient dans la clôture, ait en tête la cinématique de la clôture, identifie les livrables à produire, leurs formats, connaisse les dates de livraison attendues..."

3 - Miser sur le côté " user friendly " de l'outil dédié

S'il est une direction qu'il faut plus particulièrement impliquer, c'est bien la direction informatique. Selon Ariel Smadja (Fuseo), lors d'un projet de Fast Close, "l'identification de dysfonctionnements liés aux systèmes d'information est fréquente ". La faute à un outil pas assez (ou trop ?) sophistiqué ou à des paramétrages inadaptés. " Il faut se demander si les collaborateurs ont la possibilité d'entrer dans l'outil les informations demandées et de les sortir sous le bon format ", indique Patrick Edrei (Fidanza). Enfin, Ariel Smadja (Fuseo) souligne de bien s'assurer de la maîtrise des outils informatiques par les collaborateurs et, le cas échéant, d'organiser des formations.

4 - Pre-closing, Hard close et charges fixes

Pre-closing (arrêté intermédiaire complet sur certains postes sensibles) et Hard close (clôture définitive par anticipation de postes non significatifs), peuvent être des solutions intéressantes à mettre en place. " Cela permet non seulement d'identifier les éventuels problèmes ou incohérences comptables mais aussi d'étaler la charge de travail et ainsi limiter les goulots d'étranglement. Les sujets étant traités en amont, les équipes comptables et les collaborateurs hors finance impliqués dans le processus de clôture ne travaillent pas dans l'urgence et la qualité des analyses n'en sera que meilleure, pointe Ariel Smadja (Fuseo). L'objectif est de faire du processus de clôture un non-événement pour l'entreprise ".

Marc Schneersohn conseille également d'abonner certaines charges " fixes " (EDF, flotte automobile...) en invitant à faire attention : " Ne pas abonner tous les coûts car on perdrait en fiabilité. Il y a un arbitrage à opérer entre délai de clôture et précision. L'idée est de se permettre des marges d'erreur tolérables qui ne remettent pas en cause l'analyse business ". Il convie également d'arrêter deux mois avant les provisions calculées sur 12 mois glissants et de calculer les indemnités de fin de carrière, par exemple, sur une base d'octobre à octobre et non de décembre à décembre. Autre astuce : faire travailler le contrôle de gestion avant que la comptabilité ait tout fini. " C'est ce que recommande le mode Agile en gestion de projet. Des premières analyses peuvent ainsi être réalisées pendant le process de clôture et le contrôle de gestion a la possibilité de revenir vers la comptabilité ou les opérationnels s'il constate des écarts ", décrit Marc Schneersohn.

5 - Adopter une démarche d'amélioration continue

Philippe Misteli, administrateur de l'éditeur de logiciels Avanquest (100 millions d'euros de CA en 2013) et en charge de la stratégie financière, conseille de réaliser un audit de son processus de Fast Close tous les 6 mois afin de prendre du recul pour optimiser le process. " Si des changements de processus sont mis en place, bien penser à réaliser des tests en faisant des reportings en parallèle pour voir si cela permet d'atteindre les objectifs ".

Cette démarche d'adaptation continue est d'autant plus importante que l'univers de l'entreprise est extrêmement mouvant : nouvelles réglementations (notamment la norme IFRS), nouvelles attentes du marché... Sans parler de l'entreprise elle-même, qui évolue, notamment au gré de ses acquisitions et des nouveaux outils informatiques adoptés.