5 conseils pour bien rater son Fast Close

Vous en avez assez que l'on vous rebatte les oreilles avec les Fast Close ? Vous pensez qu'après tout une image détériorée de votre entreprise, des difficultés à trouver des financements, des informations qui arrivent au compte-goutte et un pilotage à l'aveugle peuvent représenter des défis motivants pour la Daf ? Alors voici 5 conseils pour être sûr de rater votre Fast Close à tous les coups !

1 - Lancer un gros projet informatique avant l'arrêté des comptes

Pour bien rater son Fast Close, une mauvaise communication avec le service informatique est nécessaire puisque les outils informatiques sont une des clés de succès dans le bon déroulé d'un Fast Close. Pour être sûr de son coup, il peut même être judicieux de souffler l'idée de lancer un projet informatique majeur juste avant l'arrêté des comptes - le Daf peut aussi en être à l'initiative. " Cela pourrait ralentir voire bloquer les outils nécessaires à la réalisation du fast close ", fait remarquer Hervé Fratta, associé chez A2 Consulting, cabinet de conseil en organisation et management.

2 - Se perdre dans des discussions autour des règles de provisionnement

" Les contrôleurs de gestion sont des spécialistes qui peuvent parfois se perdre dans des détails et engager de longs débats sur les clients douteux ou les congés payés ", observe Philippe Misteli, administrateur de l'éditeur de logiciels Avanquest (100 millions d'euros de CA en 2013) et en charge de la stratégie financière. Des discussions sans fin autour de détails peuvent assurément allonger les délais de clôture. Ne pas définir de règles de provisionnement en amont c'est s'assurer un Fast Close totalement raté.

3- Ne parler que des délais

" Les équipes ont souvent peur qu'un projet de Fast Close pèse sur la qualité ", note Valérie Flament, responsable des activités transformation de la fonction finance au sein du pôle conseil dédié aux institutions financières chez Deloitte qui souligne l'importance d'un triptyque "délai/qualité/coût". Mettre l'accent sur les délais, sans aborder la notion de qualité qu'apporte assurément un projet de Fast Close, c'est la non-adhésion garantie des équipes.

Ajoutez à cela une bonne dose de non prise en compte des coûts, notamment humains, et aucune attention portée à la capacité des équipes à absorber cette charge de travail supplémentaire et c'est le ratage assuré!

4- Avoir de grosses opérations de restructuration en fin d'année

" Si le groupe acquiert une société le 31 décembre, cela peut être parfois très compliqué de récupérer les informations ", souligne Patrick Edrei, associé fondateur de Fidanza Expertise Conseil, société spécialisée dans la production de comptes consolidés. Il est courant alors d'avoir le bilan de la société achetée mais pas son compte de résultat. Les comptes publiés ont donc une grande chance d'être totalement faux.

Vous faites partie de ceux qui sont convaincus des avantages du Fast Close? ci-après 5 conseils pour un Fast Close vraiment réussi :

1 - Tester sur une clôture intermédiaire

Une organisation rigoureuse est nécessaire dont la première étape est la réalisation d'un diagnostic de l'existant. " Il s'agit de partir du processus de clôture actuel, faire un diagnostic (rôles au sein de la Daf, systèmes d'information utilisés, flux avec les directions hors finance) pour identifier les goulots d'étranglement et formuler des recommandations pour corriger les dysfonctionnements ", suggère Ariel Smadaja, dirigeant fondateur de Fuseo, cabinet de conseil spécialisé dans l'amélioration de la fonction finance. Ensuite, en partant du nouvel objectif de date de clôture, un retroplanning détaillé doit être établi avant de lancer les chantiers un à un.

" Lors du diagnostic réalisé au démarrage du projet, il peut être judicieux d'identifier des solutions de secours qui pourront être mises en oeuvre en amont si on fait face à des problèmes de livraison ", avance Hervé Fratta (A2 consulting). Ariel Smadja (Fuseo) conseille de tester le nouveau déroulé de clôture sur une première clôture intermédiaire " Cela permet de valider que les évolutions proposées fonctionnent, d'identifier les éventuels problèmes non réglés et de mettre en place des actions correctives ".

2 - Désigner des référents, impliquer le CAC et communiquer

" Le fast close est un projet d'entreprise qui doit être soutenu par la direction générale et mené en collaboration avec les directions opérationnelles ", souligne Ariel Smadja (Fuseo). Les différentes parties-prenantes de l'entreprise sont essentielles à chaque étape du projet. Prérequis : les faire adhérer en leur expliquant le projet " Il s'agit de leur détailler les objectifs et les avantages pour les aider à mieux appréhender le développement de l'activité ", décrit Marc Schneersohn.

En conséquence, mieux vaut nommer un correspondant au sein de chaque filière: il servira de référent tout au long du projet et participera aux comités de pilotage. " Il est également intéressant d'inclure le commissaire aux comptes dans le processus, de lui faire intégrer le calendrier, de lui parler des opérations complexes afin qu'il ne les découvre pas une fois les comptes établis, de lui présenter les méthodes d'évaluation afin qu'il les valide ", note Patrick Edrei (Fidanza Expertise Conseil). Hervé Fratta (A2 Consulting) conseille d'organiser des ateliers avec les opérationnels qui permettront de détailler le rôle de chacun :" L'idée est de faire en sorte que chacun comprenne bien où il intervient dans la clôture, ait en tête la cinématique de la clôture, identifie les livrables à produire, leurs formats, connaisse les dates de livraison attendues..."

3 - Miser sur le côté " user friendly " de l'outil dédié

S'il est une direction qu'il faut plus particulièrement impliquer, c'est bien la direction informatique. Selon Ariel Smadja (Fuseo), lors d'un projet de Fast Close, "l'identification de dysfonctionnements liés aux systèmes d'information est fréquente ". La faute à un outil pas assez (ou trop ?) sophistiqué ou à des paramétrages inadaptés. " Il faut se demander si les collaborateurs ont la possibilité d'entrer dans l'outil les informations demandées et de les sortir sous le bon format ", indique Patrick Edrei (Fidanza). Enfin, Ariel Smadja (Fuseo) souligne de bien s'assurer de la maîtrise des outils informatiques par les collaborateurs et, le cas échéant, d'organiser des formations.

4 - Pre-closing, Hard close et charges fixes

Pre-closing (arrêté intermédiaire complet sur certains postes sensibles) et Hard close (clôture définitive par anticipation de postes non significatifs), peuvent être des solutions intéressantes à mettre en place. " Cela permet non seulement d'identifier les éventuels problèmes ou incohérences comptables mais aussi d'étaler la charge de travail et ainsi limiter les goulots d'étranglement. Les sujets étant traités en amont, les équipes comptables et les collaborateurs hors finance impliqués dans le processus de clôture ne travaillent pas dans l'urgence et la qualité des analyses n'en sera que meilleure, pointe Ariel Smadja (Fuseo). L'objectif est de faire du processus de clôture un non-événement pour l'entreprise ".

Marc Schneersohn conseille également d'abonner certaines charges " fixes " (EDF, flotte automobile...) en invitant à faire attention : " Ne pas abonner tous les coûts car on perdrait en fiabilité. Il y a un arbitrage à opérer entre délai de clôture et précision. L'idée est de se permettre des marges d'erreur tolérables qui ne remettent pas en cause l'analyse business ". Il convie également d'arrêter deux mois avant les provisions calculées sur 12 mois glissants et de calculer les indemnités de fin de carrière, par exemple, sur une base d'octobre à octobre et non de décembre à décembre. Autre astuce : faire travailler le contrôle de gestion avant que la comptabilité ait tout fini. " C'est ce que recommande le mode Agile en gestion de projet. Des premières analyses peuvent ainsi être réalisées pendant le process de clôture et le contrôle de gestion a la possibilité de revenir vers la comptabilité ou les opérationnels s'il constate des écarts ", décrit Marc Schneersohn.

5 - Adopter une démarche d'amélioration continue

Philippe Misteli, administrateur de l'éditeur de logiciels Avanquest (100 millions d'euros de CA en 2013) et en charge de la stratégie financière, conseille de réaliser un audit de son processus de Fast Close tous les 6 mois afin de prendre du recul pour optimiser le process. " Si des changements de processus sont mis en place, bien penser à réaliser des tests en faisant des reportings en parallèle pour voir si cela permet d'atteindre les objectifs ".

Cette démarche d'adaptation continue est d'autant plus importante que l'univers de l'entreprise est extrêmement mouvant : nouvelles réglementations (notamment la norme IFRS), nouvelles attentes du marché... Sans parler de l'entreprise elle-même, qui évolue, notamment au gré de ses acquisitions et des nouveaux outils informatiques adoptés.