Logiciels informatiques : et si on arrêtait le gaspillage ?

Les entreprises européennes du mid-market gaspilleraient chaque année 9,6 milliards d'euros en logiciels de gestion non ou sous utilisés. Soit en moyenne 43 000 euros par entreprise et par an. Ces chiffres sont issus d'une étude menée en Europe par l'éditeur Sage au mois d'avril 2014 auprès de 600 décideurs IT dans des entreprises employant entre 250 et 1000 personnes (lire notre actualité sur cette étude).

Le domaine des logiciels semble être le dernier poste de coûts auquel les entreprises n'osent pas encore s'attaquer. Est-ce par peur de mettre en péril l'organisation informatique, sur laquelle repose le business ? Est-ce dû à une trop grande pression des éditeurs ? Le problème mérite que l'on s'y intéresse : " Les logiciels représentent 20 à 25% des charges informatiques. Il s'agit du deuxième coût derrière les prestations intellectuelles ", confie Stéphane Feuillu, directeur de Mersy, cabinet de conseil spécialisé dans la gestion de licences.

Gare à " l'obésité SI "

Pourquoi les logiciels sont-ils sous utilisés au sein des entreprises ? Premier élément de réponse, apporté par Jean-Pierre Corniou, dg adjoint du cabinet de conseil Sia Partners : " Dans les entreprises, il existe un réel écart entre la prévision des besoins et les usages en réalité. " Les entreprises - et heureusement - fourmillent de projets. Or, un très grand nombre d'entre eux ne voient jamais le jour ; mais les logiciels permettant leur réalisation ont quand même été achetés. " Notre conseil est d'acquérir seulement 20% de ce que l'entreprise pense être la cible ", lance Alain Marbach, président chez Elée, société d'assistance aux DSI. Quitte à acheter des licences supplémentaires ensuite : même si leur prix se négociera moins bien, le coût final sera forcément moindre.

Au-delà des projets abandonnés, les entreprises acquièrent souvent des logiciels sans penser à l'utilisation qui en est faite ensuite. Ce peut être un nouveau directeur qui souhaite marquer son style de management ou encore pour se doter du dernier logiciel à la mode.
C'est ce que Jean-Pierre Corniou (Sia Partners) appelle " l'obésité SI " : " Pour faire moderne, les entreprises se suréquipent souvent de produits sous-utilisés. Or, si on change d'outil tout le temps, cela crée une perte de temps. " Une vieille messagerie qui fonctionne bien et à laquelle les salariés sont habitués fera mieux l'affaire que la dernière messagerie à la mode dont seules trois fonctionnalités seront réellement utilisées.

Isabelle Saint Martin, chef de marché ERP chez Sage, ajoute : " Notre étude démontre que les équipes éprouvent souvent des difficultés à s'approprier tout le potentiel de leurs logiciels de gestion et ne les utilisent pas de manière efficace. " Des efforts ont été faits du côté des éditeurs pour rendre les produits plus ergonomiques et plus faciles à appréhender. Du côté des entreprises, il s'agit de veiller à donner la bonne version de logiciel au bon utilisateur : " Il existe des versions basiques et professionnelles. Il n'est pas nécessaire d'acquérir la version haut de gamme offrant 50 fonctionnalités si l'utilisateur n'en utilise que 5 ! ", pointe Stéphane Feuillu (Mersy). D'autant plus que les éditeurs ont fait des progrès dans ce domaine : un grand choix d'éditions différentes existe pour un même produit. " Nous ajustons le périmètre des fonctionnalités aux besoins des utilisateurs et nous nous adaptons également aux spécificités sectorielles afin d'éviter une surenchère fonctionnelle superflue", affirme Isabelle Saint Martin (Sage). Gwenaël Fourré, directeur de la division Office chez Microsoft France, souligne, de ce point de vue, les avantages du cloud : " Chaque utilisateur consomme nos produits en fonction de ses besoins. "

Ajuster le périmètre des fonctionnalités aux besoins des utilisateurs...le must! Certes mais cela "nécessite d'avoir une bonne connaissance des usages utilisateurs, avertit Philippe Lejeune, Business Development Manager SAM (gestion des actifs logiciels) au sein de la société Insight, spécialisée dans la gestion des actifs logiciels, de matériel et de services associés. Or, il y a souvent, au sein des entreprises, des problèmes de visibilité du parc informatique, notamment concernant les logiciels utilisés ou non. " Une méconnaissance qui conduit à une sous-utilisation des logiciels et fait courir un risque de conformité. Pour se faire aider, il existe des outils informatiques qui répertorient les logiciels installés et permettent de savoir s'ils ont été ouverts ou non. " À travers des rapports détaillés, l'entreprise sait exactement ce qui a été utilisé et par qui ", décrit Fréderic Pierresteguy, dg France et EMEA de Landesk, éditeur de logiciels de gestion de la vie des contrats.

" Attention, cependant, à ne pas mettre en oeuvre des systèmes de surveillance trop chronophages ou mal perçus par les utilisateurs ", nuance Philippe Lejeune (Insight). Pour se faire épauler dans la gestion des actifs logiciels, des sociétés spécialisées existent. " Notre travail consiste à vérifier que tous les droits acquis sont bien exploités , précise Stéphane Feuillu (Mersy). Il est très courant de détecter des produits autorisés par les licences mais que le client ignore. " Ces analyses permettent également de lister les logiciels qui sont, au contraire, utilisés sans en avoir le droit. " Une fois établies quelles licences sont inutilisées et avec lesquelles il y a un problème de conformité, on peut transférer l'utilisation des licences en interne. Tout est finalement une question de bonne affectation des différentes licences ", résume Alain Marbach (Elée). Il est également possible de revendre ses logiciels non-utilisés sur le marché de l'occasion (cliquez ici pour en savoir plus).

Ces sociétés spécialisées donnent également des clés pour préparer ses négociations avec les éditeurs : bien connaître ses besoins, décrypter les contrats... " La novlangue des éditeurs fait qu'il est difficile de savoir ce que l'on achète et encore plus de bien comprendre comment les coûts peuvent évoluer. Par exemple, les licences sont calculées non pas par utilisateur mais par rapport à des critères techniques de l'infrastructure informatique : machines virtuelles, nombre de processeurs, vitesse de processeurs ", déplore Stéphane Feuillu (Mersy). Un accompagnement qui a un coût, à hauteur de 3-4% des dépenses logicielles pour une analyse. Mais qui permettra une économie de l'ordre de 10 % ! Plusieurs milliers d'euros - voire plusieurs millions pour les sociétés très informatisées - sont en jeu.