[Défi] "J'ai adopté un outil de pilotage"

Le courtier en assurances Verspieren faisait face à deux problématiques principales en matière de pilotage financier : la société ne possédait pas d'outils de pilotage pour traiter les budgets de frais de personnel - qui représentent 80% des charges d'exploitation - et avait des difficultés à réconcilier l'ensemble des informations pour établir ses reportings financiers. "Nous avions surtout besoin d'une meilleure granularité des datas reprises dans nos modèles de prévisions", précise Marc-Antoine Verini, responsable du contrôle de gestion chez Verspieren. La décision est donc prise de s'équiper d'une solution de pilotage qui permette de piloter toutes les lignes de business de l'entreprise. C'est ainsi que Verspieren s'équipe du module Budgeting&Planning de CCH Tagetik en mars 2018.

Formation individualisée

Le choix de cette solution s'est opéré suite à un appel d'offre qui a permis de sélectionner trois éditeurs afin de mener avec eux des POC (proof of concept, soit une démonstration de faisabilité) sur des données RH. Lors de cette phase de test, Marc-Antoine Verini s'est vite aperçu que les fonctionnalités du module de CCH Tagetik lui permettraient de gagner du temps. "Surtout, nous nous sommes tout de suite très bien entendus avec l'éditeur et Klee Performance, notre intégrateur", ajoute-t-il. Une dimension humaine à ne pas négliger, effectivement !

D'autant plus que l'éditeur et l'intégrateur ont été très présents lors de la phase d'implémentation, pour intégrer la solution au SI de l'entreprise, la paramétrer mais également former l'équipe du contrôle de gestion. Ce sont ensuite les contrôleurs de gestion eux-mêmes qui ont déployé la solution en interne. "Nous avons fait le choix d'individualiser les formations dispensées à nos utilisateurs finaux pour les adapter à leurs compétences en gestion financière, très hétérogènes selon les business units, et à leur degré d'engagement dans la construction des budgets", raconte Marc-Antoine Verini.

Montrer ce que l'outil peut apporter

Implémenter cette solution de pilotage a permis d'harmoniser les référentiels. "L'information est désormais identique pour tout le monde", se félicite Marc-Antoine Verini. Par ailleurs, l'outil offre une meilleure visualisation des budgets. Enfin, des rolling forecasts peuvent être sortis plus régulièrement et ainsi s'adapter à l'évolution de la masse salariale. "L'outil nous permet également d'avoir un niveau de détail plus fin qui permet de légitimer nos analyses", ajoute Marc-Antoine Verini. Surtout, l'outil, qui remplace un simple tableur Excel, permet de réaliser certaines tâches en quelques minutes, telle l'initialisation d'un reforecast, contre plusieurs heures auparavant mais aussi d'améliorer la traçabilité et d'éviter de nombreuses erreurs. Les process gagnent donc en efficacité.

Verspieren ne compte pas s'arrêter là et souhaite exploiter pleinement l'outil. Notamment la fonction de disclosure management, pour laquelle des formations sont en train d'être dispensées. "L'objectif est d'automatiser nos rapports et certains éléments de notre story telling", indique Marc-Antoine Verini. Par ailleurs, uniquement utilisée par la maison-mère du groupe, la solution pourrait éventuellement être déployée sur d'autres filiales qui en expriment le besoin. Ce qui permettrait de simplifier les actions de consolidations, de suivre de nouveaux KPIs, plus globaux, et de réaliser des benchmarks à l'intérieur du groupe sur des indicateurs communs.

Mais Marc-Antoine Verini ne souhaite pas aller trop vite. "Si certaines business units se sont réjouies de l'arrivée de ce nouvel outil, d'autres se sont montrées plus craintives. Il faut donc y aller petit à petit, montrer ce que l'outil peut apporter aux utilisateurs finaux dans leur quotidien. Il ne faut surtout rien imposer", insiste-t-il. Au-delà des apports purement technologiques, le succès dans l''implémentation d'un nouvel outil informatique dépend avant tout de la prise en compte des facteurs humains via une démarche de conduite du changement.