Rolling forecast et ré-estimé : 2 méthodes pour mieux maîtriser son budget

Le manque de visibilité sur l'avenir oblige les directions financières à revoir leurs priorités. Depuis le début de la crise sanitaire, elles sont nombreuses à enterrer l'approche traditionnelle du budget annuel au profit d'outils de pilotages plus agiles et flexibles. Parmi eux le rolling forecast, également appelé 'révisé permanent' ou le ré-estimé budgétaire. Trois mois à peine après sa prise de fonction, Laurence Branthomme, directrice des affaires financières de la société d'investissement Eurazeo, qui gère 27 milliards d'actifs, a décidé début 2020 de revoir le budget annuel, au profit du ré-estimé budgétaire. En se basant sur des données récentes, cette approche, tout comme celle du révisé permanent, donne une vision de la réalité à l'instant T et offre plus de souplesse aux décisionnaires. " Compte tenu de la volatilité du marché, de l'environnement incertain, il semble important d'avoir cette révision permanente du budget ", avance Laurence Branthomme, qui applique cet outil sur certains indicateurs comme les levées de fonds. Ces méthodes offrent une actualisation permanente des prévisions en fonction des dernières données réelles disponibles et des hypothèses internes comme les prévisions des commerciaux. En prenant régulièrement en compte de nouvelles données et facteurs, Eurazeo peut par ailleurs identifier rapidement les écarts prévisionnels par rapport au plan et de prendre des mesures adéquates pour les éviter.

Des prévisions plus agiles d'un mois à l'autre

A la différence du rolling forecast qui, pour actualiser les indicateurs, utilise une période glissante de durée fixe, de 12 ou de 24 mois le plus souvent (de janvier 2022 à janvier 2023 ou de mars 2022 à mars 2024 par exemple), Laurence Branthomme se focalise sur l'année en cours et la fin de l'année. En d'autres termes, elle recalcule les indicateurs sur la durée restant à courir jusqu'à la fin de l'exercice. " Historiquement, nous faisions un budget en début d'année en fonction du réel qui projette les chiffres sur une seule période, de janvier à décembre. Désormais, je remets à jour régulièrement ma prévision d'atterrissage en fonction de ce qui passe sur une période qui s'arrête au 31 décembre. Cette méthode nous permet de gagner en agilité et en efficacité, en ajustant chaque mois nos actions en fonction des événements internes ", assure la directrice des affaires financières d'Eurazeo, qui compte 350 salariés.

Les facteurs de succès

Pour créer ces prévisions et suivre l'évolution des indicateurs, la direction financière a assoupli et simplifié l'outil Excel. Elle détermine ainsi chaque semaine le 'Year to go', pour savoir si le reste à faire est cohérent par rapport au nombre de clients. " L'outil a été adapté pour être en mesure, à chaque mise à jour du réel, d'actualiser en parallèle le Year to go et le prévisionnel, détaille Laurence Branthomme. Il faut faire attention à ne pas construire une usine à gaz, se concentrer sur l'essentiel ". Autres clés de succès de l'implémentation du réestimé budgétaire : l'accompagnement des équipes ainsi qu'un rapprochement entre la finance et les autres services. " Ce changement de process n'est pas uniquement l'affaire de la direction financière et du contrôleur de gestion. Il faut prendre le temps de communiquer sur les bénéfices du rolling forecast et sensibiliser les différentes équipes opérationnelles à l'importance de ne plus regarder dans les rétroviseurs, à l'échelle de l'entreprise ", ajoute la Daf. Un élément clé pour faire adhérer l'ensemble de l'organisation aux nouveaux modes de pilotage de la performance.