Démat des factures : à quoi serviront les futures plates-formes partenaires?

Dans le process de facturation électronique dont la date butoir se rapproche*, deux choix s'offriront aux entreprises : celui de déposer leurs factures directement sur le portail public de facturation (PPF) avec ou sans l'aide d'un opérateur de dématérialisation (OD), ou de passer par des plateformes de dématérialisation partenaires (dites PDP).

Des futures plates-formes partenaires pour la facture éléctronique

« Pour l'AIFE, c'est aussi une façon de délester son propre portail de facturation, de mieux répartir la charge », souligne Frédéric Massy, directeur marketing d'Itesoft, société spécialisée dans les logiciels de dématérialisation et d'automatisation de processus métier qui envisage de s'enregistrer comme future PDP.

La genèse de ces futures plates-formes dites PDP vient du fait que de nombreuses entreprises dans les secteurs de l'automobile, l'optique ou de la distribution avaient déjà investi massivement dans des flux de facturation électronique type EDI, le plus souvent pour leurs achats de production. « Or, le portail public de facturation n'a pas été prévu pour supporter ces nombreux formats EDI, trop spécifiques. L'idée a alors émergé de capitaliser sur cet écosystème existant, et de l'intégrer dans le dispositif pour faciliter l'adoption de la réforme par les entreprises ayant déjà investis dans la dématérialisation», précise Frédéric Massy.

Des plates-formes immatriculées pour 3 ans

Concrètement, ces futures plates-formes de dématérialisation partenaires (PDP) seront immatriculées pour 3 ans. Le décret devrait être publié prochainement courant 2022. Elles seront des intermédiaires entre les fournisseurs et les clients. Ces prestataires de services seront chargées de transmettre la facture sous format dématérialisé du fournisseur vers le client et d'extraire certaines données de ces factures pour les transmettre à l'administration fiscale (l'identification du fournisseur et du client, le montant HT de l'opération, le montant de la TVA due ...).

Elles pourront traiter des factures dans des formats différents des 3 formats pivots (UBL, CII, Factur-X) acceptés par le PPF, par exemple des factures EDIFACT, Gallia ou autres. A ce titre, ces PDP auront la compétence mais aussi l'obligation de fournir à l'administration l'ensemble des données d'e-invoicing, d'e-reporting et des statuts de traitement (facture reçue, rejetée, encaissée...) pour le compte des clients qu'elles opèrent. « Au final, la responsabilité est plus large que la simple transmission d'un PDF, c'est faire en lieu et place de l'assujetti le travail d'émission, réception des factures et de transmission des données et statuts à l'administration », précise Frédéric Massy, directeur marketing d'Itesoft.

Lutter contre la fraude à la TVA

Ce projet de réforme est avant tout un moyen pour l'Etat de lutter contre la fraude à la TVA. Selon la cour des Comptes, la fraude à la TVA en France est estimée à 15 milliards d'euros par an. C'est un manque à gagner considérable pour le budget de l'Etat. Grâce à la collecte en temps réel des données et des statuts de facturation, l'administration fiscale espère ainsi changer la donne. A terme, ces données devraient d'ailleurs permettre le pré-remplissage des déclarations de TVA. « Ce sera en quelque sorte comme avoir sa feuille d'impôts pré-remplie », souligne Frédéric Massy.

Bien cartographier ses processus comptables et ses flux de factures

Ce type de plateforme s'adresse-t-il à toutes les entreprises ?« Cela n'est pas monolithique. Si 100% du flux des factures est en EDI (en émission et en réception), les entreprises peuvent effectivement se poser la question de l'intérêt de passer par une PDP », souligne Frédéric Massy. « Mais il est aussi possible de mixer en émission et réception, selon ses flux, les différentes options : raccordement direct au PPF, au travers d'un opérateur de dématérialisation (OD) ou d'une ou plusieurs PDP. Pour cela, il faut avant tout cartographier ses processus comptables et ses flux de factures, typologies, volumes, provenances... et évaluer ainsi le meilleur mode de raccordement au PPF ». Il conseille aux Daf de digitaliser sans attendre leur processus comptable et de commencer leur digitalisation par le processus Procure-to-Pay. Une façon de préparer son organisation à recevoir des factures électroniques, tout en bénéficiant sans attendre des apports de l'automatisation au-delà du seul périmètre facture couvert par la réforme : traitement des commandes, rapprochements commande, facture, livraison, workflow de validation...

Vers une dizaine d'acteurs enregistrés comme PDP

Du côté des futurs prétendants à l'enregistrement en tant que PDP (courant septembre 2023), la démarche semble longue et fastidieuse. Parmi les contraintes imposées figurent celle d'être certifiée ISO 27001, de pouvoir se connecter au PPF et avec les autres PDP mais aussi d'être « safe in cloud », c'est-à-dire travailler sur l'infrastructure d'un opérateur souverain. Un audit de l'Etat devrait être réalisé au bout d'un an. Aujourd'hui les futurs acteurs du marché de ces PDP travaillent sur la mise en oeuvre de services additionnels afin de se démarquer de leurs concurrents. « On peut imaginer des services d'archivage, de validation et d'imputation comptable par exemple », souligne Frédéric Massy. Des acteurs (éditeurs de solutions d'automatisation) se lancent également pour devenir PDP. Les acteurs ERP ne sont pas en reste et se posent la question de se lancer sur ce terrain-là. Entre une dizaine et une vingtaine de ces PDP devrait être enregistrée. L'avenir nous le dira.

^{*Au 1er juillet 2024, il y aura obligation pour tous de recevoir la facture électronique, ainsi que d'émettre ce format pour les grandes entreprises. Au 1er janvier 2025, ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire d'émettre la facture au format électronique et au 1er janvier 2026, cette obligation concernera aussi les PME et TPE. Source : ordonnance du 15 septembre 2021}