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Comment les logiciels de gestion de contrats impactent la direction stratégique des entreprises ?

Les logiciels de gestion de contrats (Contract Management Software en anglais ou CMS) sont des outils qui permettent aux entreprises de centraliser et de gérer leurs contrats. Ils offrent un large éventail de fonctionnalités, telles que la gestion des modèles de contrat, la signature, la négociation, l'archivage, etc. Ils ont un impact significatif sur la direction stratégique des entreprises à travers de nombreux avantages qu'ils offrent.

Publié par getleeway.com le 30 août 2023 - mis à jour à 10:26 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Optimisation des processus contractuels

Les solutions CLM (Contract Lifecycle Management), tels que Leeway, offrent aux entreprises un moyen efficace d'optimiser leurs processus contractuels. Grâce à ces outils innovants, les directeurs juridiques peuvent gérer de manière intégrée l'ensemble du cycle de vie d'un contrat, de sa création à son exécution, en passant par la négociation et la signature.

Ces entreprises peuvent alors améliorer leur efficacité opérationnelle en réduisant les tâches manuelles et en évitant les erreurs humaines. Cela est rendu possible par des fonctionnalités avancées de suivi des contrats qui permettent de surveiller les obligations contractuelles et les échéances, réduisant les risques liés. Dès lors, les directeurs juridiques peuvent avoir une vision globale des contrats en cours et anticiper les éventuels problèmes ou opportunités.

Gain de temps et réduction des coûts

Les CLM offrent également des avantages considérables en termes de gain de temps et de réduction des coûts. Avec l'automatisation des tâches répétitives, telles que la création de contrats, la collecte de signatures et la gestion des rappels, les entreprises peuvent optimiser l'utilisation de leurs ressources et se focaliser sur des tâches ayant plus d'importance. Cela permet non seulement de sauvegarder un temps inestimable, mais aussi de réduire les coûts associés au traitement manuel des contrats.

Cet aboutissement est le fruit de l'implémentation des modèles de contrats préétablis et des flux de travail automatisés, se traduisant par des économies significatives à long terme.

En évitant des erreurs coûteuses et les retards dans l'exécution des contrats, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles sur le plan financier.

Amélioration de la visibilité et de la conformité

Les CLM sont des outils précieux qui offrent une visibilité accrue sur l'ensemble des contrats d'une entreprise. Cette visibilité facilite, par exemple :

la gestion des contrats soumis à des réglementations spécifiques ;
la surveillance des obligations contractuelles et leur évolution, garantissant une conformité permanente des contrats ;
la gestion des modifications contractuelles, permettant d'éviter des non-conformités.

En fin de compte, en centralisant tous les contrats au sein d'une plateforme unique, les entreprises peuvent avoir une vue d'ensemble de leurs engagements et s'assurer qu'ils sont conformes aux exigences légales et réglementaires.

De plus, ces outils permettent de mettre en place des alertes et des rappels pour garantir le respect des échéances contractuelles et des renouvellements. Par conséquent, les entreprises pourront éviter des litiges potentiels causés par des retards ou des oublis. En respectant les délais et en renouvelant les contrats en temps opportun, elles maintiennent une conformité rigoureuse et réduisent les risques juridiques associés à des contrats expirés ou mal gérés.

Prise de décision éclairée grâce aux données

Un autre avantage des outils de gestion de contrat est qu'ils sont une source précieuse de données pour les entreprises. L'exploitation de ces données conduit à l'identification des tendances et des modèles qui se dégagent des contrats, ce qui permettra de comprendre les pratiques contractuelles de l'entreprise, d'identifier les domaines à risque et de mettre en place des stratégies d'optimisation. Ces informations vont donc leur permettre d'opérer des choix pointilleux basés sur des faits concrets. Par exemple, en analysant les clauses contractuelles les plus fréquentes ou les plus souvent modifiées, les juristes peuvent prendre des décisions informées concernant les négociations contractuelles futures.

De plus, l'analyse de ces données offre l'occasion aux entreprises d'anticiper les changements ultérieurs et de se préparer en conséquence. Dans ces cas de figure, deux possibilités sont envisageables :

d'une part, si les informations recueillies révèlent des risques potentiels, les entreprises peuvent mettre en place des mesures de contrôle appropriées pour les atténuer.
d'autre part, si les données font état d'opportunités d'optimisation, les entreprises peuvent prendre des décisions stratégiques pour maximiser la valeur des contrats.

Les logiciels de gestion de contrats ont un impact significatif sur la direction stratégique des entreprises. En optimisant les processus contractuels, en favorisant des gains de temps et des économies de coûts, en améliorant la visibilité et la conformité ainsi qu'en fournissant des données exploitables, ces outils aident les petites et moyennes entreprises dans la prise de décisions avisées et à rester compétitives sur le marché. De ce fait, l'usage des outils de gestion de contrats tels que Leeway peut permettre aux entreprises de bénéficier d'une gestion plus efficace et d'une direction stratégique plus solide.