[Défi] "Nous avons renouvelé nos applications budgétaires en changeant de technologie"

Lorsque Laurent Barbaras, directeur du contrôle de gestion et du reporting la division transport de Bolloré (division BTL), se retrouve devant l'obligation de renouveler les applications budgétaires - "la base de données avait été mise à jour mais les applications budgétaires étaient vieillissante, ayant plus de dix ans" - il suit les conseils d'une des personnes de son équipe et opte pour la solution de l'éditeur kShuttle. "Cette personne avait travaillé dans la business unit portuaire qui avait adopté une application de kShuttle pour faire des reportings. Elle m'en vantait les mérites, raconte Laurent Barbaras. Et il est vrai que, en termes d'application budgétaire, la technologie de kShuttle est performante et présente un prix compétitif. De plus, la souplesse de la solution nous permettait de conserver notre couche de base de données, que nous souhaitions conserver."

Le projet est donc lancé. "Les applications budgétaires étant primordiales pour nous, nous n'avions pas le droit à l'erreur : nous avons donc décidé de faire se dérouler le projet en deux temps", précise Laurent Barbaras. La première année, c'est donc un POC (proof of concept, preuve du concept) que la division BTL opère. "Nous avons testé toutes les fonctionnalités particulières que requérait l'application afin de nous assurer qu'elles répondaient bien à nos besoins", indique Laurent Barbaras. Des développements spécifiques commencent également à être lancés lors de cette première phase.

Après cette première phase, qui permet à Laurent Barbaras et à ses équipes de confirmer leur choix, l'application est mise en production, au cours de la deuxième année de lancement. "Nous avons profité de ce projet de renouvellement de nos applications budgétaires pour également faire évoluer les écrans des utilisateurs : l'objectif était de donner la bonne information au bon moment lors de la préparation du budget", détaille-t-il.

Satisfaction utilisateurs et rapidité

Plusieurs mois après ce lancement, le projet semble être un succès. "Le premier indicateur est la satisfaction des utilisateurs qui nous font part de la rapidité d'affichage des écrans, de la simplicité de l'application et de l'interface agréable", se réjouit Laurent Barbaras. Les utilisateurs apprécient également de pouvoir inscrire des commentaires. "Cette fonctionnalité est pratique quand on travaille à plusieurs sur un budget : cela permet d'expliquer un chiffre ou une modification", ajoute-t-il.

Deuxième marqueur du succès de ce projet : la rapidité. En effet, non seulement les restitutions sont plus rapides (en même temps que plus claires) mais la saisie, également, va plus vite : en deux clics, un P&L est saisi, grâce à la possibilité d'exporter des données immédiatement. "La technologie kShuttle est un vrai portail budgétaire : elle est assise sur de nombreuses sources de données différentes mais cette complexité de l'architecture informatique n'est pas apparente aux yeux des utilisateurs. Ils n'ont ainsi pas à se loguer dans de multiples bases de données. Tout est à portée de clic dans le même environnement", décrit Laurent Barbaras.

C'est donc avant tout du confort utilisateur que cette nouvelle application apporte. Le directeur du contrôle de gestion et du reporting souhaite d'ailleurs porter toute la suite budgétaire sur cette technologie kShuttle, seule l'application coeur ayant pour l'instant été renouvelée.