Comment bien choisir votre solution de visioconférence ?
Avec le télétravail qui s'intensifie de plus en plus, les entreprises s'adaptent pour travailler en distanciel. Lorsqu'il s'agit de travailler devant un ordinateur avec chaque personne de son côté, il est assez simple de le mettre en place...
Cependant, pour ce qui concerne le travail direct avec d'autres entreprises, notamment les réunions, c'est un peu plus difficile ! C'est pourquoi, des solutions simples pour vos réunions sont possibles : cela permet de travailler efficacement.
Le matériel nécessaire pour une visioconférence
Ainsi, la première chose que vous devrez faire c'est de connaître tout l'équipement nécessaire pour mettre en place le système de visioconférence. La première chose à penser, c'est d'être vu : une caméra spécialement dédiée à cet effet est parfaite. Il en existe principalement deux types : des barres pour visioconférence ou des caméras à 360°. Dans la majorité des cas, une barre est plus adaptée : la qualité de vidéo est bonne et son large angle de vision permet jusqu'à 10 personnes de participer. Aussi, ce genre de caméra permet la captation du son ainsi que l'audio reçu de l'autre partie. Bien entendu, tout est compatible avec les logiciels utilisés comme Zoom, Skype, Slack ou autre.
La seconde étape, c'est bien entendu d'investir dans un écran suffisamment grand pour que tout le monde puisse voir de façon confortable les personnes avec qui vous êtes en visio. Néanmoins, il est possible d'aller plus loin. Comment ? En se tournant vers un écran tactile. En effet, en ayant ce type de matériel, vous pourrez interagir plus facilement avec les collaborateurs "au bout du fil" (ou au bout de la caméra si l'on modernise l'expression). La plupart du temps, installer un écran tactile pour une installation de visioconférence, c'est ne plus s'en passer par la suite : chaque action réalisée est alors beaucoup plus intuitive.
Pour terminer, sachez qu'il existe également des systèmes d'audioconférence : il s'agit d'une sorte de boîte que vous placez au centre de la table, et avec laquelle chaque participant peut parler, comme si tout le monde était dans la même pièce. Bref, c'est un peu hors-sujet, mais si vous n'avez pas le budget pour une visioconférence dans un premier temps, cela peut être une solution de repli.
Les avantages d'une visioconférence
Le premier avantage de la visioconférence coule de source : vous n'avez plus besoin de vous déplacer pour organiser des réunions. Au-delà de l'aspect pratique, cela représente également un avantage économique certain. En effet, lorsque vous devez vous déplacer à plusieurs pour faire une réunion, cela peut rapidement coûter cher. D'ailleurs, plus la réunion est lointaine entre les deux parties, plus l'avantage économique du déplacement est intéressant. La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas le seul : il y a un second avantage économique : le temps gagné (et forcément, en entreprise, le temps, c'est de l'argent). En s'évitant des déplacements inutiles, vous gagnez un temps de travail qui se cumule au fil des mois et des années, et qui peut représenter des sommes assez conséquentes à terme.
Bref, vous l'aurez compris, réaliser une visioconférence demande un peu d'organisation et d'investissement. Cependant, les retours sur l'aspect économique sont très positifs, et vous devriez rapidement rentrer dans vos frais. D'ailleurs, nous aurions pu même aller plus loin et aborder l'aspect écologique de la chose : la visioconférence réduit fortement le nombre de trajets professionnels !
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