Miser sur l'IA pour fluidifier la gestion des notes de frais
Publié par Audrey Fréel le - mis à jour à
De nombreuses entreprises font le choix d'automatiser la gestion de leurs notes de frais pour accélérer leur traitement et limiter les risques d'erreurs et de fraudes. Avec, à la clé, un gain de temps et des économies. Certains outils, basés sur l'intelligence artificielle, sont capables d'analyser les habitudes de dépenses des salariés et de les aider à mieux comprendre les règles de remboursement de leur entreprise.
Longtemps perçue comme rébarbative et chronophage, la gestion des notes de frais tend à se simplifier grâce à l'intelligence artificielle. Certaines technologies, comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), permettent d'extraire automatiquement les informations des reçus et factures. « Cette technologie existe depuis une dizaine d'années et évolue en permanence pour obtenir des modules de plus en plus poussés », précise Ahmed Fessi, directeur de la transformation et des systèmes d'Information de Medius, logiciel de transformation des factures fournisseurs. De nombreux logiciels d'OCR sont disponibles sur le marché pour gérer les dépenses professionnelles. Ces derniers sont capables d'identifier de façon précise le montant de la note, sa TVA, le type de dépense (repas, taxi, hôtel, etc.) ainsi que le prestataire. « Aujourd'hui, le taux de reconnaissance s'élève à 95 % », indique Brice Mannevy, directeur marketing de N2JSoft, entreprise spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles qui édite la plateforme N2F. Grâce à ces outils, les employés ont la possibilité de photographier leur note de frais et de l'envoyer directement à la comptabilité pour être traitée.
Lutter contre la fraude
Ils n'ont plus besoin de saisir manuellement les informations, limitant le délai de remboursement mais aussi le risque d'erreur ou de fraude. Ainsi, si la même note de frais est déclarée deux fois de suite ou si elle dépasse un certain montant, le système va le détecter et alerter le responsable. Un enjeu de taille, quand on sait que les fraudes aux notes de frais peuvent peser lourd sur l'entreprise. Selon le rapport 2024 de l'ACFE (Association of certified fraud examiners), il faut en général 18 mois pour détecter une fraude aux remboursements de frais. L'IA offre la possibilité de réduire considérablement ce délai, en vérifiant automatiquement que les dépenses respectent la politique de l'entreprise. « Le comptable peut allouer de l'énergie sur les situations les plus critiques, ce qui permet un gain de temps et une réduction des fraudes », souligne Brice Mannevy qui explique qu'il propose à ses clients une fonctionnalité de vérification prédictive pour optimiser cette étape de vérification comptable. « À la soumission d'une note de frais, un indice de confiance est attribué à chaque dépense saisie. Plus l'indice est grand, plus la dépense semble correcte. Cela permet de pointer les dépenses qui méritent une attention », détaille-t-il. « L'objectif n'est pas de remplacer l'humain, qui doit toujours être consulté pour déclencher un remboursement, mais d'aider à la décision afin de libérer du temps et qu'il se concentre davantage sur les situations anormales », ajoute Laurent Lassure, product marketing manager de Notilus, une solution de gestion des notes de frais et de mobilité éditée par Cegid.
Une gestion plus fine grâce à l'IA générative
Plus récemment, l'arrivée de l'IA générative permet une gestion encore plus fine des notes de frais. Elle est capable de reconnaître instantanément des notes de frais dans une centaine de langues, et donc de réduire encore plus le risque d'erreurs ou de fraudes lors de déplacements professionnels à l'étranger. « Il est désormais possible de lire la note de frais d'un salarié qui aurait pris un taxi en Chine ou au Japon et de vérifier s'il s'agit d'une dépense autorisée ou non », relate Ahmed Fessi. Autre intérêt de l'IA générative : analyser les habitudes des salariés. En ce sens, Medius propose un outil qui permet, de manière anonymisée, d'étudier un ensemble de données afin de faire remonter les préférences des salariés. Cette analyse peut ensuite permettre à l'entreprise de massifier ses dépenses auprès des enseignes préférées de ses collaborateurs et ainsi de réduire certains coûts. « L'IA générative offre aussi la possibilité d'optimiser certaines dépenses en mettant en lumière, par exemple, les collaborateurs qui voyagent beaucoup en train et pour lesquels ils seraient opportuns de prendre une carte de réduction », illustre Laurent Lassure.
Des règles plus claires grâce aux chatbots
Grâce à l'IA générative, plusieurs outils, comme Notilus et Medius, proposent également des chatbots. Ces agents conversationnels sont capables de répondre de façon pertinente aux questions des collaborateurs sur la politique de dépense de leur entreprise. Un salarié en déplacement pourra ainsi demander au chatbot quel montant il sera autorisé à dépenser à l'hôtel ou au restaurant et obtenir une réponse instantanée, à n'importe quelle heure. Le chatbot pourra également l'épauler en cas d'annulation d'un vol nécessitant de prendre un hôtel en dernière minute. « Cela apporte aux gestionnaires et aux utilisateurs un meilleur confort d'utilisation et les aide à mieux connaitre la politique de remboursement du groupe », déclare Laurent Lassure. L'adoption d'une solution de gestion des dépenses professionnelles basée sur l'IA représente ainsi une opportunité pour renforcer l'expérience des collaborateurs et les réconcilier avec la gestion des notes de frais.
Le top 5 des fraudes à la note de frais
Selon une étude de SAP Concur et d'Opinium, réalisée en septembre 2021, les fraudes aux notes de frais pourraient faire perdre plus de 13 709 euros par an à une entreprise de 250 personnes. L'enquête révèle les cinq comportements frauduleux les plus courants au sein des entreprises :
- Des repas personnels comptabilisés en frais professionnels
- Des frais kilométriques arrondis
- Des dépenses personnelles de matériel de bureau
- Des dépenses liées aux boissons alcoolisées non couvertes par la politique de l'entreprise
- Des factures de téléphone professionnel arrondies