Les restitutions, la valeur ajoutée du SEPA
DAF, trésorier et comptables d'entreprises : le projet SEPA n'est pas qu'une contrainte. Il recèle bon nombre d'opportunités notamment si vous intégrez les restitutions XML dans votre projet. Objectif : améliorez le suivi de vos paiements et le bouclage des flux!
Les restitutions Camt (Cash Management) fournies par les banques permettent un suivi des paiements, de leur transmission à leur exécution, ainsi que des éventuels retours. . Les directionsadministratives et financières de PME ont fait ou vont faire évoluer leursystème d’informations, afin de traiter le virement SEPA et le prélèvement SEPA (déploiement le 1er février 2014). Or, l’un et l’autre véhiculent des données enrichies, transportées par vos partenaires bancaires de bout en bout.
Pourquoi prendre en compte les restitutions dans votre projet SEPA ?
Un des enjeux du SEPA concerne l’obligation pour les banques de garantir l’exécution des ordres de paiements (virement et prélèvement SEPA) sans modification des références (libellé et référence de bout en bout). Ces références ont pour objectif d’assurer la traçabilité des échanges et le bouclage des flux. C’est une opportunité pour vous d’améliorer l les rapprochements automatiques et d’assurer un bouclage complet des données. Cela vous permet d’obtenir des gains de productivité par cette automatisation.
Les restitutions offrent aussi une plus grande richesse d’information sur les acteurs (débiteur et créditeur), les références échangées avec votre banque, la classification des opérations et le traitement des messages d’erreur. Toutes ces nouvelles informations vous permettront de suivre avec une plus grande efficacité vos paiements et encaissements à vous de les exploiter au mieux.
Ainsi vous avez l’opportunité de suivre chaque paiement avec vos propres références ou celles que vous aurez convenues dans votre relation commerciale.
Un exemple concret d’opportunités sur les rapprochements comptables
Comment devez-vous vous organiser pour améliorer le rapprochement comptable ? Au préalable, il est indispensable de vous poser la question des critères pertinents dans votre gestion des rapprochements.
Pour les prélèvements émis, nous vous recommandons une approche de critères :
• Référence Unique du Mandat (RUM) pour identifier le client et le contrat
• La référence de bout en bout pour identifier l’opération de prélèvement
• Le libellé pour les informations complémentaires
Par ce biais, vous vous assurez de suivre toutes vos opérations de prélèvement SEPA impayés.
Pour le virement émis, nous vous préconisons de vous appuyer essentiellement sur la référence de bout en bout qui vous est restituée en cas de rejet.
Cependant, le bouclage des flux devient plus complexe dans le cas d’opérations reçues.
Ainsi, pour les prélèvements, vous pouvez vous prendre la RUM pour identifier le créancier émetteur du prélèvement et des informations contractuelles convenues.
Pour les virements reçus, une difficulté apparait. Tout repose sur la bonne volonté de votre émetteur. Nous vous conseillons d’indiquer à votre client une référence de virement qu’il devra vous communiquer dans le libellé du virement SEPA. Bien sûr, dans ce cas le bouclage est tributaire de votre client. Cependant, vous possédez d’autres critères tels que le nom de l’émetteur, son identification, le montant de l’opération qui permettront de finaliser la distinction de l’opération.
Améliorez le suivi de vos échanges avec vos banques
Vous pouvez aussi suivre les différentes étapes du traitement de vos ordres auprès de votre établissement bancaire, jusqu’au dénouement auprès de la banque de vos correspondants.
En effet, avec les opérations SEPA, des restitutions ont été mises en place, permettant un suivi précis des échanges avec la banque : « Les accusés de réception » ou « Payement Status Report ». En les utilisant, ils vous permettent de suivre le traitement des remises, de la prise en charge au traitement complet des fichiers :
• Niveau 1 pour la réception du fichier
• Niveau 2 pour la prise en charge par la banque
• Niveau 3 pour l’exécution des opérations
Un conseil, travaillez en mode projet
En effet, il convient avant tout passage au SEPA d’étudier les restitutions CAMTet PSR qui permettront de suivre efficacement les opérations. Un travail d’analyse sur les données pertinentes pour faciliter les rapprochements et le lettrage automatique est à inscrire dans le projet SEPA.
Une bonne maîtrise des données, des processus de l’entreprise, de la gestion commerciale et de la comptabilité est nécessaire.
Pour en savoir plus
Le site du CFONB avec les brochures indiquant les formats à respecter pour les virements et prélèvements SEPA et les restitutions CAMT et PSR : http://www.cfonb.org
Le site SEPA avec le règlement « End Date » et les Rulebooks indiquant les obligations sur SEPA : http://www.sepafrance.fr - http://www.banques-sepa.fr
