Véhicule professionnel : comment la télématique embarquée permet aux salariés de s’en servir à titre personnel

Aujourd’hui, les systèmes télématiques embarqués possèdent une multitude de fonctions qui facilitent la vie des conducteurs. Navigation précise intégrée pour éviter les itinéraires encombrés ? Oui. Demandes d’indemnités kilométriques automatiques, rapides et faciles ? Certainement. Fonctionnalité connectée pour pouvoir payer le stationnement sur rue ? Déjà présente.

Bien que 15,6 % des voitures et véhicules utilitaires professionnels en Europe utilisent actuellement la télématique*, de nombreux gestionnaires de flottes hésitent cependant toujours à déployer la technologie pour les salariés qui utilisent leurs véhicules privés dans le cadre de leurs professions.

Convaincre les chauffeurs d’utiliser un véhicule de société avec la télématique préinstallée est toujours plus facile quand l’entreprise en finance l’entretien. Cependant, convaincre les conducteurs qui utilisent leur propre véhicule est plus difficile. Ils ne sont pas nécessairement conscients des coûts cachés et des risques liés à une conduite non responsable, ou de l’impact positif que la télématique peut avoir à ce sujet.

De plus, l’attention du public n’a jamais été aussi focalisée sur la confidentialité des données. En effet, de nombreux scandales liés à la protection des données, à l’image de l’utilisation abusive des datas récoltées par les géants du Web et la récente introduction du RGPD alimentent ces freins.

Pour y pallier, les fournisseurs de télématique ont pris une longueur d’avance en matière de confidentialité des données. Ils permettent désormais une démarcation claire entre les déplacements professionnels et privés, et garantissant que les entreprises puissent seulement avoir accès aux données légitimes liées aux déplacements professionnels.

Une fois levé le principal obstacle en matière de confidentialité, la technologie présente également des avantages évidents pour les salariés conduisant leur propre véhicule. Examinons les trois principales raisons illustrant le bénéfice à intégrer la télématique aux véhicules privé utilisés pour des trajets professionnels.

1. Une limitation des taxes

Plutôt que de devoir noter manuellement tous les déplacements privés et professionnels, les systèmes télématiques automatisent l’enregistrement du kilométrage pour fournir une preuve fiable du nombre exact de kilomètres parcourus sur une période.

Les conducteurs peuvent simplement indiquer si un déplacement est effectué à des fins privées ou professionnelles par l’intermédiaire de leur unité de navigation embarquée ou de leur smartphone. Ainsi, la télématique peut rendre les demandes de remboursement de frais de carburant beaucoup plus rapides et simples pour ces conducteurs.

Il semble également essentiel de préciser que lorsque les conducteurs passent en mode de déplacement privé, ils ont la possibilité de  désactiver la géolocalisation de leur véhicule pour assurer la confidentialité de ces déplacements.

Comme les demandes d'indemnités kilométriques du personnel sont clairement validées, les livres de bord électroniques facilitent le traitement administratif quant à l’utilisation des véhicules de société. Par exemple, cela peut aider à éviter toutes taxes liées aux avantages en nature ou cotisations sociales supplémentaires pour les salariés. Grâce à l’application WEBFLEET Logbook, les conducteurs peuvent également ajouter des informations importantes, telles que l’objet du déplacement et des contacts professionnels pertinents.

2. Une réduction de la facture de carburant

Ne pas freiner ou accélérer brusquement, ne pas laisser le moteur tourner pendant que nous attendons, ne pas conduire comme des fous du volant… nous savons tous comment nous devrions nous comporter pour conduire de manière responsable et ainsi réduire les frais de carburant.

Cependant, un système de rappel dans la cabine, comme le propose le logiciel OptiDrive 360 de Webfleet Solutions, fournit aux salariés des commentaires en directs et des conseils de conduite prédictifs, puis leur transmet des rapports. Ces derniers permettent de comparer leurs données avec leurs déplacements précédents et celles de leurs collègues. (On a beaucoup parlé de ludification et de l’intérêt d’ajouter un élément de compétitivité pour pousser les membres de l’équipe à adopter la conduite la plus écologique). Une telle approche proactive peut focaliser l’esprit et donner de réels résultats financiers, pour les déplacements personnels comme professionnels.

3. Des conducteurs et des véhicules plus sûrs

Que ce soit pour les salariés qui utilisent des véhicules de sociétés comme de ceux qui conduisent leur propre véhicule à des fins professionnelles, les entreprises ont le même devoir de vigilance.

Les données télématiques peuvent jouer un grand rôle dans la création de profils de risque pour les conducteurs, en utilisant des données très précises concernant les performances de conduite, qui soulignent les facteurs de risque. Ces facteurs peuvent être relatifs aux excès de vitesse, aux accélérations ou aux virages brusques. Bien que personne ne désire un État paternaliste, le fait est que le traitement proactif des mauvais comportements au volant pourrait sauver de nombreuses vies, qu’il s’agisse des conducteurs ou des victimes potentielles.

Pour les conducteurs de vieux modèles dépourvus d’outils intégrés de diagnostic moteur en particulier, les interfaces télématiques permettent également avoir un rôle de modernisation. Ils peuvent  transmettre des alertes d’entretien et s’intégrer aux applications du conducteur pour envoyer des rappels concernant les contrôles réguliers de la sécurité du véhicule. Par exemples, ces alertent peuvent s’appliquer à la bande de roulement et la pression des pneumatiques, les freins, les feux et les clignotants, l’huile et les essuie-glaces. Cela peut aussi aider les services de dépannage à atteindre plus rapidement un véhicule en panne, grâce à un système très précis de localisation.

La technologie télématique aide les entreprises à contrôler les heures passées au volant à des fins professionnelles. Une sécurité des conducteurs qui est donc renforcée en permettant aux Managers de faire respecter des politiques de pauses régulières et d’éviter les accidents liés à la fatigue.

* Fleet Management in Europe – 12th Edition, http://www.berginsight.com/ShowReport.aspx?m_m=3&id=260