Quels bénéfices peut-on attendre de l'arrivée de la facture électronique en 2024 ?

Une profonde réforme est en cours concernant la manière dont les entreprises s'adressent leurs factures.

Cette réforme, initiée depuis plusieurs années déjà, entre en application à partir de 2024.

Au lieu de factures papier envoyées par courrier ou des pdf par mail, les entreprises s'enverront des fichiers XML contenant les informations de facturation codifiées, qu'on va déposer sur un portail d'échange (on peut utiliser au choix le portail public ou un portail partenaire).

On pourrait comparer cela à l'émission de flux XML vers les banques pour les règlements SEPA ou de l'EDI vers les impôts pour les déclarations fiscales.

Cette réforme amène de profonds bouleversements pour les entreprises dans leur manière d'émettre mais aussi de recevoir des factures.

A ce stade, on voit surtout les contraintes nouvelles, mais il faut aussi mettre en lumière les bénéfices pour les entreprises qui s'y seront préparées.

La problématique des nouveaux formats pour la facturation électronique

Il va falloir générer des nouveaux formats de fichiers à l'émission. Emettre une facture reviendra à envoyer au client un fichier codifié contenant les informations de facturation. Pour que la facture arrive chez le bon client, il faudra utiliser l'identifiant de l'entreprise qui sera disponible dans un annuaire centralisé

En clair, pour les entreprises qui n'auront pas suffisamment préparé cette évolution, de nombreux risques d'erreurs et de rejets techniques sont à craindre.

C'est pourquoi il est important dès maintenant d'identifier les possibilités d'évolution de vos outils de facturation et d'achats. Mais les délais sont courts, et peut-être n'aurez-vous pas le temps de mettre à jour vos outils, ou peut-être avez-vous planifié de changer d'ERP dans 3 ou 4 ans seulement.

Ou alors, vous faites partie d'un groupe international pour qui l'urgence de ces évolutions n'est pas forcément perçue, car les équipes informatiques sont localisées dans des pays n'ayant pas encore initié la réforme.

D'où l'utilité des services d'opérateurs de dématérialisation (ou OD) pour les recherches d'identifiants, la mise au format, ou les workflow de réception pouvant interagir avec votre ERP.

Les bénéfices pour les entreprises de collaborer avec un tiers prestataire spécialisé en facturation électronique

Concernant les bénéfices attendus, on va les trouver aux différentes étapes du cycle de vie de la facture.

Côté émission :

- une baisse importante du cout d'acheminement des factures (une fois qu'on a traité la question des formats vue plus haut). Emettre une facture électronique revient environ 3 fois moins cher qu'une facture papier.

- raccourcir les délais de prise en compte des factures et les délais d'encaissement.

- améliorer visibilité de la trésorerie, par des échéanciers clients mis à jour automatiquement par les clients qui interagissent sur la plate-forme.

Côté réception : les bénéficies proviennent principalement d'une automatisation des process fournisseurs.

- vérification des informations des fournisseurs par rapport au référentiel tiers interne. Et ce n'est pas parce qu'elles nous arrivent de manière électronique que nous sommes dispensés de vérifier les informations transmises par le fournisseur.

Vérification dans le réseau SEPAmail ou SIS ID dans le workflow de validation de MATA

Chez MATA, nous préconisons pour chaque nouvelle coordonnée indiquée dans le flux de facture, de lancer automatiquement une requête de vérification dans le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour confirmer la correspondance de l'IBAN avec le tiers qu'on souhaite payer.

Ces nouvelles coordonnées viendront mettre à jour l'ERP et en même temps alimenter le référentiel des tiers sûrs, pour un contrôle ultime du fichier de règlement au moment de l'émission.

- comptabilisation : il faudra naturellement profiter de l'arrivée d'informations codifiées dans un fichier pour automatiser la comptabilisation de l'écriture.

Mais attention : il faudra une interface suffisamment souple et paramétrable pour traiter au cas par cas les exigences propres à chaque ERP.

D'importants gains sont attendus par rapport aux traitements manuels ou même par rapport aux systèmes de lecture optique de facture.

- mettre en place un workflow de validation. Le législateur a prévu l'application de statuts de facture (prise en compte, rejetée, acceptée, refusée, partiellement refusée, mise au paiement,...)

On imagine difficilement les comptables se connecter manuellement sur ces portails pour mettre à jour ces statuts, pourtant leur bonne utilisation sera la condition de l'application de droits de recours ou de contestation.

Là aussi, on attendra des outils d'automatisation choisis, l'affectation automatique des statuts pour fluidifier le process.

2024 : système hybride de facturation électronique

En conclusion, les entreprises vont trouver à terme d'importants bénéfices à cette facturation électronique, dans la réduction des couts de traitement en émission ou en réception, la réduction des délais de paiement, et l'automatisation des contrôles des tiers et des paiements.
En particulier durant la période de double acceptation des factures électronique et papier).

Il faut rappeler qu'à compter de 2024, nous serons dans un système hybride : Les grandes entreprises seront tenues de vous envoyer leurs factures de manière électronique, alors que les ETI et PME pourront maintenir les factures papier ou mail.

En revanche, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, y seront confrontées en réception dès 2024, mais elles ne seront pas toutes préparées à éviter les erreurs, les doublons, voire les malversations et l'inventivité des fraudeurs.