Fichier des écritures comptables: quel bilan dans les PME et ETI?
Publié par Bénédicte Gouttebroze le - mis à jour à
En cas de contrôle fiscal, les entreprises doivent fournir à l'administration leur fichier des écritures comptables (FEC). Une obligation depuis le 1er janvier 2014. Où en sont les PME et ETI? Ont-elles toutes créé leur FEC? MasterFEC, qui propose un outil SaaS de contrôle du FEC, les a interrogées.
Jamais sans mon FEC! Obligatoire depuis le 1er janvier 2014 pour toute personne tenant sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés, le fichier des écritures comptables doit être fourni à l'administration en cas de contrôle fiscal. Globalement, les PME et ETI se sont bien conformées à cette évolution: selon une récente enquête réalisée par MasterFEC(1) auprès de cette catégorie d'entreprises, 91% ont déjà produit un FEC. La progression est très nette: en 2016, BDO avait interrogé 350 entreprises (panel composé à 80% de PME et d'ETI)... et seules 38% disposaient déjà de leur FEC.
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Aujourd'hui, le processus paraît bien maîtrisé: 81% des PME-ETI interrogées par MasterFEC considèrent que leur logiciel comptable gère très bien la production du FEC, elles ne sont que 19% à avoir dû faire un gros travail manuel de paramétrage sur le logiciel comptable pour produire ce fichier. Cependant, la tendance à attendre un contrôle fiscal pour se préoccuper du FEC, déjà constatée par BDO en 2016, a la vie dure: 51% des sondés déclarent avoir produit leur FEC après avoir reçu un avis de contrôle fiscal. À peine plus d'un tiers des PME et ETI (36%) ont mis en oeuvre un processus de production systématique du FEC.
Un FEC, pour quoi faire? Les entreprises tâtonnent encore
Pour les entreprises, l'utilisation du FEC par l'administration demeure obscure. Un quart des PME-ETI sondés par MasterFEC appréhendent l'analyse de leur fichier par les services des impôts, pour la simple raison qu'elles ne savent pas ce que ces derniers en font! En interne, l'idée d'utiliser le FEC à des fins d'analyse des pratiques et données comptables ne coule pas de source. 36% des PME-ETI répondantes n'explorent pas les données du FEC en profondeur. Produit avant tout pour répondre aux demandes de l'administration lors des contrôles fiscaux, le fichier ne fait pas toujours l'objet d'une démarche soignée: "La DGFiP a souligné il y a quelques mois, lors des journées annuelles du Club fiscal, une dégradation de la qualité comptable des FEC transmis", souligne Olivier Brengues, cofondateur de MasterFEC.
Toutefois, 41% des PME-ETI ont recours au mode "brouillard" de leur logiciel, afin de produire un FEC à n'importe quel moment, avant la validation de l'ensemble des écritures comptables. Ce qui permet d'identifier les corrections à apporter aux écritures et d'affiner le paramétrage du logiciel avant la production du FEC définitif. Signe que ces entreprises commencent à percevoir le rôle prévisionnel de cet outil qui, pour l'heure, semble plutôt considéré comme une simple contrainte administrative?
Qui gère le FEC? Dans quelles conditions?
Au sein des PME et ETI qui ont déjà produit un FEC, 48% ont confié cette mission à leurs services comptables, tandis que 27% ont fait appel à une équipe transverse compta-informatique. Dans 14% des cas, c'est le service informatique qui s'occupe directement de la production du fichier. Enfin, dans 11% des structures réalisant un FEC, celui-ci est produit par d'autres moyens (expert-comptable, prestataire...).
Si le recours à un expert-comptable peut être une option intéressante, mieux vaut intégrer ce projet à sa lettre de mission: "La production et l'archivage d'un fichier FEC dans le respect de la réglementation fiscale ne figurent pas automatiquement dans la lettre de mission de l'expert-comptable, alerte Fabrice Heuvrard, expert-comptable. En l'absence de mention expresse, la responsabilité du professionnel pourra difficilement être envisagée, sauf à démontrer un manquement à son obligation de conseil." Parmi les entreprises interrogées par MasterFEC, seulement un quart sollicitent leur expert-comptable pour produire le FEC, tout en étant conscientes que cela ne fait pas partie de sa lettre de mission.
(1) "Les PME-ETI et le FEC en 2018", enquête réalisée en ligne par MasterFEC entre février et mars 2018. 102 PME (58%) et ETI (42%) répondantes. Effectif des services comptables des sociétés répondants: 1 à 2 personnes pour 21% d'entre elles, 3 à 5 personnes pour 43% et plus de 6% pour 36%. Au niveau des logiciels comptables utilisés, Sage est principalement présent chez les PME de 20 à 50 M€ de CA, tandis que SAP et Microsoft se retrouvent davantage chez les ETI. 21% des PME-ETI utilisent des logiciels comptables développés en interne ou spécifiques à leur secteur d'activité.
Pour aller plus loin, consultez le dossier "Fichier des écritures comptables (FEC) : guide pratique et retour d'expériences"