Sogetrel : au rendez-vous de la croissance grâce à l’ERP Cloud

L’éclairage de Julien Beaucour, DAF de la BU DFS.

De 2018 à 2021, Sogetrel a mené un vaste projet de transformation digitale de votre fonction finance. Quel a été l’élément déclencheur ?

Julien Beaucour : Notre ETI est un acteur essentiel du plan très haut débit de l’État. L’intensification de cette politique nous a amenés à devoir anticiper une hyper-croissance. En moins de 3 ans, nous avons ainsi doublé notre chiffre d’affaires et multiplié par 2,5 nos effectifs. Il fallait dès lors nous donner les moyens de ne pas perdre le fil du pilotage de l’entreprise dans une période de fort investissement.

Pour répondre à cet enjeu, nous avons donc lancé en 2018, le projet « Rock » de transformation digitale de notre fonction finance. A cette époque, Sogetrel s’appuyait en effet sur deux systèmes d’information financiers : l’un au siège et l’autre dédié a` l’exploitation de nos agences. Leur technologie était vieillissante et ils avaient peu ou pas de connexion entre eux. Pour être au rendez-vous de la croissance, il fallait nous doter d’un nouvel outil puissant et partagé ; un outil qui nous permette de porter le pilotage financier avec les équipes opérationnelles, et disposer en temps réel d’une perception commune de notre performance et de nos priorités financières.

Cela vous a conduit à structurer votre projet de transformation digitale autour de l’ERP Cloud proposé par Oracle. Pourquoi ce choix ?

J. B. : Nous avions besoin d’une solution a` partir de laquelle nous pourrions construire un « core model » standard, pour gagner en efficacité et harmoniser nos processus. L’objectif était aussi de mieux faire face à l’augmentation des volumes de transactions financières. Oracle Cloud ERP nous donnait la souplesse nécessaire pour que nos capacités de stockage et de traitement puissent grandir avec nous, sans limite de volume. La possibilité d’accès en SaaS (« Software as a Service », qui correspond à une application nativement « cloud », contrairement à certaines solutions du marché qui sont seulement « hébergées », ndlr) est aussi un atout pour ajouter des fonctions ou des technologies dans des étapes futures de notre développement.

Notre seconde ambition était d’opérer un changement culturel pour nos directions opérationnelles, en passant du tableur Excel, à un outil normé de pilotage des projets. Pour cela, nous tenions à absolument déployer, le module de suivi des projets financiers d’Oracle Cloud ERP, en l’intégrant à nos outils de gestion existant. Cet outil répond parfaitement a` notre besoin de pilotage en temps réel de notre marge, de notre trésorerie ou encore de nos comptes de résultats.

J. B. : Dans ce contexte d’hyper croissance et d’imprévisibilité, on ne pouvait pas déployer la solution, en ayant recours à une approche classique et linéaire. Avec notre partenaire intégrateur Kaora Partners, la meilleure option nous a semblé d’avancer en utilisant la méthode agile. Le prototypage itératif permet de s’approprier la solution et l’adapter au fur et a` mesure. Les équipes métiers peuvent ainsi mieux se projeter.

La méthode agile était d’autant plus pertinente, que le pilotage de ce projet était très serré. Nous avons dû revoir constamment nos priorités en fonction des évolutions opérationnelles de notre groupe. Historiquement, Sogetrel était en effet organise´ par agence et par région. Mais avec l’ambition que nous avions, il devenait essentiel de nous organiser par activité pour que l’on puisse proposer a` nos clients des services beaucoup plus complets et différenciants, quelle que soit leur situation géographique. Ce changement structurel a eu comme conséquence de devoir refondre toute notre structure analytique. C’est grâce à notre démarche agile que nous avons su nous adapter à cette évolution organisationnelle.

J. B. : En raison du confinement de 2020, il nous a fallu conduire le projet et les transformations à distance. Pour faciliter l’adoption de la solution par les opérationnels et créer de la proximité avec la DAF, nous avons dû nous montrer très inventifs ! Avec l’appui de notre intégrateur Kaora Partners, nous avons mené tous les ateliers et comités de pilotage en vidéo, et utilisé des suites collaboratives en ligne pour partager l’avancement du projet. Nous avons aussi constitué une équipe de consultants dédiée, les « Relais Rock » pour faire le tour de nos agences et expliquer le projet. Au-delà des sessions de formation à distance, ils se sont chargés d’accompagner les utilisateurs, de les écouter et de faire de la pédagogie. Cette dynamique a clairement contribué à développer la proximité entre les directions opérationnelles et la DAF. A` notre grande surprise, l’adoption a même été plus rapide dans les agences que dans la fonction finance !

J. B. : Quelques mois après la mise en production de la solution Oracle Cloud ERP, la stabilisation est quasiment terminée pour le transactionnel. Les équipes doivent continuer à se familiariser avec la solution et le processus de clôture, mais au regard de nos ambitions de départ et des changements opérés, on peut vraiment dire que ce projet est un beau succès !

Par exemple, nous n’avons plus besoin, comme c’était le cas auparavant, d’attendre la clôture comptable pour avoir une vision du réel. Nous avons aussi mis en place des workflows de validation des achats qui étaient jusqu’alors traités hors du système d’information. Cela nous aide à avoir une meilleure vision des charges, à mieux contrôler les coûts et à réduire les délais. Aujourd’hui, la direction financière et les directions opérationnelles partagent une même vision en temps réel du pilotage financier.

Désormais, mon objectif est d’identifier à partir d’indicateurs de performance, des pistes d’optimisation pour chaque BU et service central. En m’appuyant sur Oracle Cloud ERP, l’idée est d’aider chaque direction financière de chaque BU à devenir toujours plus performante.

Pour découvrir plus de success stories sur le déploiement de solutions finance dans le Cloud, visitez le hub Oracle sur le site de DAF-Mag.fr ou le site www.oracle.com/fr/erp/