Regards croisés sur la digitalisation de la fonction finance

Dans un contexte toujours plus mouvant, les solutions SaaS sont des leviers d’adaptabilité pour les entreprises. Deux entreprises reviennent sur leur projet respectif de digitalisation d’un ERP et d’un EPM.

Publié par Oracle le 14 sept. 2020 | Mis à jour le 1 févr. 2021 à 11:47

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A La Mutuelle Générale, la migration vers Oracle Cloud ERP a été achevée avec succès au printemps dans le cadre d’un projet d’entreprise transverse, relate Jérôme Nevicato, Directeur IT. Pour Louvre Hotels Group, la solution Cloud EPM permet de mesurer au plus juste la performance, selon Georges Azevedo, son directeur de la transformation. Rencontre.

Pourquoi avoir fait le choix d’évoluer d’une solution « On-premise » vers une solution en mode SaaS ?

Jérôme Nevicato (La Mutuelle Générale)

« Sur le périmètre finance/achat, notre ERP, qui traite 20 000 factures fournisseurs et 6500 demandes d’achat par an arrivait en fin de maintenance. Nous aurions pu faire le choix de faire une montée de version mais nous avons préféré changer d’outil et passer sur une nouvelle solution en mode SaaS. A l’été 2019, nous avons donc lancé ce chantier, avec comme objectif entre autres de mettre sous contrôle le processus d’engagement. Il s’agissait ainsi de mettre en place une démarche P2P (procure-to-pay), de la demande d’achat jusqu’à la facturation complètement intégrée incluant la reconnaissance automatisée des factures dématérialisées. En optant pour une solution d’ERP en mode SaaS, nous voulions aussi bénéficier en permanence des dernières évolutions technologiques et fonctionnelles apportées par l’éditeur. »

« Sous l’impulsion de notre contrôle de gestion, nous avons lancé notre projet d’EPM Cloud en janvier 2019, avec pour objectif de réinventer nos process budgétaires. Comme la majorité de leurs homologues, nos contrôleurs de gestion utilisaient massivement un tableur. C’était un « vrai cauchemar » en termes de suivi et de consolidation de l’information, car nous échangions de multiples fichiers et maquettes. En faisant le choix de Cloud EPM, nous souhaitions ainsi nous doter d’un outil pérenne et robuste qui nous permette d’améliorer la circulation de l’information et la collaboration au sein de nos équipes. Évoluer vers une solution en mode SaaS représentait aussi pour nous une formidable opportunité d’accélérer la transformation digitale de notre fonction finance. On ne s’appuie plus sur notre infrastructure informatique mais on se repose sur l’éditeur de la solution, ce qui rend la mise en place du projet beaucoup plus aisée et rapide. »

« Nous avons choisi Oracle, car la solution avait une très bonne couverture fonctionnelle sur notre périmètre. A la différence des autres éditeurs en compétition, Oracle nous a proposé une plateforme Achat/Finance intégrée dans le cloud. Autre point fort : notre solution Oracle Cloud ERP s’inscrivait dans la continuité de notre ancien ERP E-Business Suite, dont l’interface utilisateurs et les concepts sont assez proches. Les utilisateurs étaient donc favorables à une évolution vers cet outil, dont ils connaissaient déjà l’environnement. En outre, une passerelle native entre les deux ERP a facilité les travaux de reprise qui sont bien souvent complexes et chronophages dans ce type de projet. Enfin, dernier argument, Oracle s’est positionné aussi comme intégrateur de leur solution avec un engagement fort de réussite.

« Lors de l’appel d’offre, le choix de la solution PBCS (Planning and Budgeting Cloud Service) s’est imposée naturellement à nous. Celle-ci a en effet l’avantage d’être mature, robuste et « user-friendly ». Elle permet aussi des importations et des exportations de fichiers avec le tableur Excel. C’est aussi très rassurant pour nos contrôleurs de gestion qui restent très attachés à cet outil qu’ils continuent d’utiliser. Nous bénéficions par ailleurs régulièrement de mises à jour de l’outil de la part d’Oracle. Cette solution de planning dans le cloud a par ailleurs fait évoluer l’équilibre entre les « animateurs », les contrôleurs de gestion et les « contributeurs » du processus, que sont les responsables budgétaires. Ces derniers sont aujourd’hui devenus beaucoup plus autonomes dans la construction de leurs données budgétaires. Auparavant, cela réclamait un suivi beaucoup plus fort de la part du contrôle de gestion. »

« Nous avons mené le projet en mode agile, avec l’appui méthodologique des consultants d’Oracle et l’implication de nombreux services de La Mutuelle Générale : achats, direction financière, direction des projets et de la transformation, ressources humaines, Infrastructure, sécurité… Dès le mois de décembre 2019, nos utilisateurs ont pu se projeter dans la solution et commencer à se l’approprier grâce à la mise à disposition d’un MVP (Minimum Viable Product). Cette approche nous a fait gagner énormément de temps et a grandement facilité la gestion du changement. D’autre part, ce projet qui arrivait en phase de recette en mars-avril 2020 a finalement été peu touché par la crise sanitaire. Nous avons revu nos modes opératoires d’animation de l’équipe projet en télétravail. Formant une équipe unique avec Oracle, nous sommes restés mobilisés et soudés pour réussir ce projet. Résultat : nous n’avons subi aucun impact tant en termes de délais, de budget que de qualité attendue. »

« La transformation digitale doit s’effectuer par étape et solliciter l’ensemble des équipes, il est important de rester sur les « standards » de la solution, puis de la développer en ajoutant progressivement des lots, comme nous l’avons fait lors de notre migration vers PBCS. Après avoir construit le socle (avec ses fonctionnalités budgétaires), durant les 4 derniers mois de 2019, nous l’avons enrichi début 2020 de fonctionnalités de reporting et de pilotage des investissements. Disposer de ce socle a facilité le projet de Budget Base Zéro (BBZ) que nous avons dû mettre en place au printemps pour nous adapter au contexte de crise qui a bousculé notre mesure de la performance. Alors que l’activité dans notre secteur était quasiment à l’arrêt, nous avons pu ainsi analyser en profondeur nos dépenses, et les rationnaliser. Dans le cadre de notre plan de transformation sur 3 ans, la prochaine étape sera de migrer vers un ERP Cloud. Cet outil transactionnel serait très complémentaire de notre EPM PBCS.