La transformation digitale à l’échelle internationale : une mode partie pour durer

Guillaume Sauret : Notre Groupe qui est présent en France, Europe, Asie et Amérique, avec ses marques de prêt-à-porter Sandro, Maje, Claudie Pierlot et De Fursac, connaît un fort développement à l’international.

Mais jusqu'à récemment, nous avions des systèmes comptables différents, pratiquement dans chaque pays. Il devenait donc essentiel de nous appuyer sur un outil commun à toutes les zones géographiques, de sorte à harmoniser l’ensemble de nos processus métiers et améliorer la communication entre les équipes financières.

Nous souhaitions que partout dans le monde, les équipes puissent accéder aux mêmes données en temps réel, et que nos équipes au siège en France disposent en central d’une vision de toutes les zones où nous sommes présents. Du côté de la DSI, l’idée était aussi d’optimiser la maintenance sur un seul et même outil partagé en mode SaaS (Software as a Service). En parallèle, il s’agissait de doter les équipes du contrôle de gestion d’une solution de pilotage de la performance, Oracle Cloud EPM, et son module de planification PBCS, de façon à automatiser les communications avec l’outil comptable.

C’est pour répondre à tous ces enjeux que nous avons lancé en 2018 le projet “WeDO”, visant à implémenter les solutions Cloud ERP et PBCS d’Oracle dans les différents pays où nous sommes implantés.

G. S. : Accompagné d’un intégrateur, nous avons fait le choix d’un déploiement par vagues successives. Nous avons commencé par déployer un “core model” en France, puis pays par pays en l’ajustant en fonction des spécificités locales si nécessaire.

Basé sur l’expérience des métiers et intégrant les processus les plus complexes, ce “core model” a été élaboré avec la France, notre B.U. de référence où nous avons de très importants volumes comptables. Ce modèle est capable de couvrir 90 % des besoins locaux, ce qui permet de rendre le déploiement beaucoup plus rapide et plus agile. En moyenne, nous arrivons à déployer un nouveau pays tous les 3 mois.

Dans les pays où Oracle Cloud ERP et PBCS sont en place depuis plusieurs mois, des fonctionnalités sont ajoutées au fil de l’eau. Dans ceux où les solutions viennent d’être déployées, nous avons mis en place un support renforcé afin de stabiliser le déploiement. Les nouveaux pays bénéficient quant à eux des dernières évolutions, que ce soit en termes de technologie ou de processus.

La crise sanitaire nous a amenés à revoir nos plannings et à réorganiser nos ressources, mais aujourd’hui 90 % du chemin a été parcouru. Il ne nous reste plus que quelques pays à déployer.

G. S. : Sur un projet de transformation digitale de cette dimension, qui s’inscrit sur un temps long, il faut absolument être à l’écoute des équipes métiers et les placer au centre de la démarche. Il est essentiel de prendre en compte leurs retours dès la phase de conception. Et c’est exactement ce que nous avons fait en impliquant fortement les opérationnels dans l’élaboration de notre “core model”. Nous avons ainsi pu tenir compte de leurs besoins spécifiques et les intégrer aux solutions.

Mettre les équipes métiers au coeur du projet est clé : elles en sont les actrices principales, et ce faisant, elles deviennent aussi les ambassadrices de la solution dans l’entreprise. Elles ont valeur d’exemple et s’en font le relais auprès des autres services et des autres pays où elle doit encore être déployée. C’est un vrai atout pour faciliter l’acceptation du changement. Depuis les tous débuts du projet, nous bénéficions également du précieux soutien du management du groupe. C’est essentiel à sa réussite.

G. S. : Du côté des métiers, les bénéfices sont multiples. Dans tous les pays qui utilisent Oracle Cloud ERP et Cloud EPM, les équipes disposent désormais d’une vue en temps réel de la comptabilité, ce qui n’était pas possible auparavant.

Les échanges sont devenus beaucoup plus fluides et rapides entre nos services comptables à travers le monde. Un comptable français peut ainsi aujourd’hui échanger bien plus facilement avec ses homologues américains ou asiatiques, pour leur expliquer par exemple un processus. Un processus métier déployé dans un pays “s’exporte” aujourd’hui plus rapidement, ce qui favorise le partage des bonnes pratiques entre les différentes équipes du groupe. Nous avons vraiment gagné à la fois en réactivité et en simplicité.

La communication est d’autant plus efficace que la saisie comptable est désormais réalisée via la plateforme sur un plan de compte commun IFRS, dans tous les pays où les solutions ont été déployées. Que ce soit côté comptabilité ou contrôle de gestion, les équipes parlent désormais le même langage opérationnel.

L’homogénéisation des données permet par ailleurs aux équipes comptables et de contrôle de gestion de passer plus de temps sur l’analyse de ces data que sur leur production.

G. S. : Étant en mode SaaS, les solutions sont évolutives. Et c’est un réel avantage, car nous pouvons bénéficier de mises à jour régulières de nos outils comptables et de contrôle de gestion. Elles peuvent s’avérer nécessaires dans des métiers réglementaires ou juridiques. Le mode SaaS permet de s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue, et non pas “au coup par coup”, à la différence de solutions “on-premise” installées sur les serveurs locaux de l’entreprise. Autre point clé : la maintenance et l’administration de l’outil sont aujourd’hui beaucoup plus orientées sur les métiers et leurs besoins, que sur l’informatique.

Disposer d’un outil commun nous permet par ailleurs de facilement proposer via le “core model” aux opérationnels des fonctionnalités dont ils ne pouvaient pas bénéficier jusqu’ici au niveau local, pour des raisons de coûts et de complexité technique. Enfin, nos solutions Oracle Cloud ERP et EPM sont complètes et disposent d’interfaces préexistantes. Il est beaucoup plus simple pour nous de les adapter à un pays, que d’avoir à en reconstruire de nouvelles à chaque fois au niveau local.

Pour voir la vidéo de témoignage de Guillaume Sauret de SMCP