Facturation électronique : 6 mois pour nettoyer et enrichir ses bases clients, 1 an pour être prêt

Objectif : en 6 mois, structurer, nettoyer et enrichir les données clients et fournisseurs.
Dès septembre 2025, collecter les informations d’adressage de ses clients pour une facturation électronique sans accroc.

1. Un enjeu clé : des données clients précises et fiables

Chaque facture devra contenir des informations précises pour être acceptée par les plateformes de dématérialisation, notamment :

• Le SIREN : identifiant unique de l’entreprise.
• Le numéro de TVA intracommunautaire : obligatoire pour les transactions en Europe.
• L’identifiant d’adressage : choisi par le client, qui peut comporter un SIRET (identifiant de l’établissement) .

Une information erronée ou absente peut entraîner le rejet des factures, des retards de paiement et des problèmes de conformité fiscale.

2. Nettoyer ses bases de données : une priorité absolue

Un audit rigoureux des bases clients et fournisseurs est indispensable pour repérer et corriger les erreurs. Ce travail comprend :

Vérification des SIREN, SIRET et numéros de TVA.
Élimination des doublons et des fiches obsolètes.
Complétion des données manquantes pour garantir une facturation fluide.

Un référentiel client propre et à jour est une condition sine qua non pour assurer une transition en douceur vers la facturation électronique.

3. Enrichir ses bases avec des outils adaptés

Des solutions existent pour automatiser cette collecte et fiabiliser les données :

• Accès aux bases officielles (INSEE, VIES…).
• Vérification et récupération automatique des informations légales des entreprises.
• Mise à jour continue des données clients et fournisseurs.

L’enrichissement des bases ne doit pas être un travail ponctuel, mais un processus continu. Il est essentiel de suivre les évolutions des entreprises partenaires (changement de raison sociale, de siège social, radiation…) pour éviter toute mauvaise surprise.

4. Structurer son adressage et collecter les identifiants de facturation

Dès septembre 2025, l’annuaire centralisé de la facturation électronique sera disponible, pour répertorier les données d’adressage des entreprises. A cette date, les entreprises devront idéalement avoir arrêté leurs codes d’adressage (SIREN, SIRET ou SIREN SUFFIXE), mais aussi commencé à collecter les adresses électroniques de facturation de leurs clients.

Pourquoi anticiper cette collecte ?
Éviter les retards : une adresse mal renseignée peut bloquer la transmission des factures et retarder les paiements.
Garantir la conformité : l’identifiant d’adressage sera probablement une donnée obligatoire sur la facture.
 

Comment bien préparer cette collecte ?
Communiquer avec les clients pour expliquer la démarche et obtenir leur coopération.
Mettre en place un processus de validation pour s’assurer que les adresses collectées sont correctes et opérationnelles.
Utiliser des outils automatisés pour centraliser, mettre à jour et sécuriser ces informations en continu.

5. Les bons outils pour une mise en conformité efficace

Des solutions spécialisées, comme MATA IO, facilitent l’audit, l’enrichissement et la mise à jour des bases de données. Ces outils permettent de :

Automatiser la validation des informations clients et fournisseurs.
Assurer la conformité du référentiel dans le temps, sans effort manuel excessif.
Sécuriser les transactions et prévenir les fraudes liées à la facturation électronique.

Conclusion : 6 mois pour fiabiliser les données, 1 an pour être prêt à la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique impose aux entreprises une organisation rigoureuse de leurs données. L’anticipation est la clé d’une transition fluide.

Les entreprises qui agissent dès aujourd’hui vont s’éviter bien des complications en 2026.