Efficacité opérationnelle : trouver des solutions pour dépasser la crise

« L’argent ne disparaît pas, il change juste de mains », dit le fameux adage économique. Les opportunités sont toujours là, mais votre entreprise devra faire preuve de résilience pour les saisir.

Les temps sont difficiles. Vous devez donc être prêts à prendre des mesures impopulaires pour vous en sortir.

S’il est bien une méthode éprouvée pour renforcer une entreprise en temps de crise, c’est la réduction des coûts opérationnels. Les « coupes budgétaires », comme on les appelle par simplification, ne sont jamais que cela. La réduction des coûts est un exercice bien plus nuancé qui nécessite une bonne dose de savoir-faire.

Si vous y allez à l’aveugle, vous risquez de faire plus de mal que de bien. Les gains d’efficacité devraient toujours renforcer une entreprise, pas l’affaiblir. Parcourons donc quelques exemples ensemble.

La renégociation des contrats fournisseurs

« Renégociation » ne doit pas forcément rimer avec « confrontation ». L’exercice peut au contraire s’avérer bénéfique pour toutes les parties, même si dans un premier temps vous pourriez être amenés à privilégier certains fournisseurs plutôt que d’autres, à vos dépens.

Dans un récent webinar présenté par Soldo et la communauté Generation CFO, le directeur financier de M&S Food, Sandeep Dasgupta, a identifié l’inflation comme un sujet de préoccupation majeur. Cette pression des coûts est la conséquence des perturbations qui touchent la supply chain.

Pour que celle-ci continue de fonctionner, M&S a mis en place des business plans en commun avec ses fournisseurs (en particulier les petits producteurs). « Dans cette période difficile pour eux, nous devons les soutenir. Mais quand les choses reviendront à la normale, nous travaillerons avec eux pour trouver des solutions pérennes pour eux comme pour nous ».

La prise en compte des tendances de consommation émergentes

Cette récession n’est pas la première, mais ce qu’elle a de particulier, c’est qu’elle a été provoquée par des facteurs extérieurs : la crise de la Covid-19 et la guerre en Ukraine.

En regardant les crises du passé, il est possible de dessiner la trajectoire de celle que nous traversons. Dans son analyse de 122 récessions dans 21 pays depuis 1960, le Fonds Monétaire International a mis en évidence que « la récession moyenne [durait] autour d’un an et [provoquait] une chute du PIB d’environ 2 % ».
L’étude du FMI conclut aussi que « la consommation rebondit rapidement à la sortie de crise, mais à des rythmes différents selon les secteurs ».

Vous savez donc à quoi il faut s’attendre. La consommation ne va pas tarder à revenir. Mais à court ou moyen terme, de nouvelles habitudes seront à prendre en compte.

Une tendance notable identifiée dans la Harvard Business Review est le « recours volontaire au marché de l’occasion » – ou de la seconde main. Certaines personnes ont recours à ce marché par nécessité, mais une part grandissante de consommateurs plus aisés se dirige aussi vers lui.

L’étude de la HBR souligne que « les consommateurs aisés supportent de plus en plus mal les excès de la consommation… ils recyclent davantage, achètent des produits d’occasion et inculquent des valeurs traditionnelles à leurs enfants ».

L’évolution des comportements et des sentiments des consommateurs est à surveiller de près. Sinon, vous pourriez vous retrouver dans la même situation que made.com qui, après avoir anticipé une augmentation de la demande, s’est retrouvé avec son stock sur les bras. Les consommateurs en avaient décidé autrement.

La gestion des dépenses

En période de croissance et de prospérité économique, on ne fait pas trop attention aux dépenses. Quand tout va bien, il est normal de dépenser un peu par-ci par-là.

Mais la récession oblige à regarder les frais des employés d’un peu plus près. Et quand ils faut réduire la voilure, certains peuvent avoir du mal à modifier leurs habitudes.

Pour les décideurs financiers, c’est un numéro d’équilibriste qui leur est demandé. D’un côté, il faut mettre un frein à la dépense, mais de l’autre il faut aussi ménager le moral des troupes. Et naturellement, les employés n’aiment pas avoir l’impression qu’ils sont surveillés de près.

II faut bien malgré tout faire quelque chose. La tâche est délicate. Fort heureusement, de nouvelles solutions sont apparues ces dernières années pour éviter aux employés d’avancer les frais quand ils sont en déplacement. Et pour vous donner plus de contrôle sur les finances de l’entreprise.

Cette notion de contrôle est plus importante que jamais. Comme le souligne Daniel Mensah, chef d’audit chez Clear Channel, « quand la pression économique s’accentue, le risque de fraude augmente ». C’est la triste réalité.

Une solution de gestion des dépenses utilise des cartes prépayées contrôlées à partir d’une application mobile. Les achats font l’objet d’une pré-acceptation par votre équipe finance et s’enregistrent dans l’application avec une copie du justificatif (que l’employé prend en photo).

La transaction est automatiquement intégrée à votre comptabilité. Non seulement cela réduit la fraude, mais c’est aussi un gain de temps considérable pour vous et l’entreprise.

D’un bout à l’autre de la récession

Ces temps difficiles ne seront pas éternels. Si cette crise a des causes et des caractéristiques bien particulières, elle n’en reste pas moins une crise comme une autre.

Il vous faut dépasser l’idée de simplement « tenir bon ». Il y a des choses que vous pouvez faire maintenant – d’un point de vue stratégique et technologique – pour faire mieux que résister. Vous pouvez vous préparer dès maintenant à profiter du retour prochain de la prospérité.

L’équipe finance et ses leaders sont aujourd’hui plus importants que jamais. Pour l’entreprise, mais pas seulement. Elle l’est aussi pour les employés qui s’en remettent à l’entreprise pour assurer leur train de vie.

Fluctuations et transformations font partie de la vie. Ces soubressauts ne sont pas uniquement destructeurs. Ils sont aussi au fondement de nouvelles opportunités. À vous de les saisir pour vous réinventer.