Frais professionnels ou frais d'entreprise: comment savoir ? et pourquoi...

Les frais d'entreprise sont toujours exonérés de cotisations, même en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique (ce qui les différencie des remboursements de frais professionnels) et ne connaissent pas de barèmes. Appartiennent aux frais d'entreprise les sommes, biens ou services attribués à un salarié correspondant à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise (donc à des charges d'exploitation). Ils doivent remplir trois critères : un caractère exceptionnel, l'intérêt de l'entreprise, et être exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié ou assimilé.

Toutefois, la plus grande vigilance est requise : " Si pour la direction de l'entreprise, bien des frais sont susceptibles de relever du développement de la politique commerciale de la société par exemple, cela n'emporte pas forcément l'adhésion de l'inspecteur de l'Ursaff ", alerte Kim Campion, avocat associé du Cabinet Courtois Lebel.

Un exemple : les repas d'affaires

Les cas de frais d'entreprise sont limités (même si la lettre ministérielle du 7 janvier 2003 les concernant , cf le III, entretient un flou), mais ils existent " et sont peu utilisés car mal connus des entreprises ", note Alices Fages, directrice des affaires sociales du Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables et coauteur de Avantages en nature et frais professionnels, paru en novembre 2012. L'experte recommande d'y avoir recours, notamment pour les cadeaux clientèle et les repas d'affaire. " On oublie bien souvent que la qualification de frais professionnels pour les repas, en principe une dépense personnelle, est liée à une condition impérative : un déplacement. "
Si le salarié n'est pas en déplacement, mais qu'il invite un tiers intéressé de l'entreprise, cela relève des frais d'entreprise.
" Mieux vaut s'en tenir à une limite de cinq repas d'affaire par mois et par salarié, pour respecter le caractère exceptionnel du frais d'entreprise, et donc ne pas risquer un redressement par l'Ursaff, laquelle est très vigilante en la matière. "