Entrepreneur : adoptez la signature électronique !

Avec l'essor de la numérisation des entreprises, des outils comme la signature électronique deviennent des alliés précieux pour les entrepreneurs.

Publié par Brand Voice le 26 mars 2020 | Mis à jour le 2 avr. 2020 à 15:06 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

Lecture
4 min

Imprimer

Pourquoi les entrepreneurs adoptent-ils la signature électronique ?

Plongées dans l'ère des nouvelles technologies de communication, les entreprises n'ont d'autres choix que de se digitaliser. L'ensemble de ses outils, tout numérisés les uns après les autres, permet désormais de signer des contrats en quelques clics, gagnant un temps précieux. La signature électronique, encadrée par le règlement européen eIDAS, assure aux entreprises de nombreux avantages : la sécurité, ainsi que la même valeur légale qu'une signature manuscrite. De tels avantages intéressent de plus en plus les entrepreneurs, comme nous vous le présentons dans cet article !

La sécurité avant tout

De nombreuses entreprises ont fait de la signature électronique leur spécialisation, respectant un très strict process puisque la signature électronique est encadrée par la réglementation européenne eIDAS de 2016. Celle-ci s'est mis en place afin de répondre à plusieurs critères :

- Harmoniser les législations entre les États membres,

- Procurer une relation de confiance entre les différents signataires,

- Créer le statut de Prestation de Services de Confiance (PSCo), afin de renforcer son cadre juridique, tout en assurant une homogénéisation en zone euro.

La signature électronique assure donc un document signé légal, sans possibilité de le modifier à votre insu, ou d'usurper votre identité.

Signature électronique de carte de crédit

Une organisation agile

Une entreprise qui recourt à des outils numériques (mais elle doit passer le cap si ce n'est pas encore fait), a parfaitement cerné les intérêts de la signature électronique pour fluidifier les échanges. En effet, vous pouvez désormais signer à distance, via tablette, phablette, ordinateur, smartphone, en face à face ou à distance. Ce gain de temps est précieux pour l'entreprise, qui peut désormais conclure des accords, où que soient les signataires. Sans oublier que la suppression de papier, et donc des archives, permet de ne plus les stocker dans vos locaux, optimisant tant la superficie de l'espace, que le travail de vos collaborateurs.

Quelques cas pratiques

Pour vous donner un exemple très simple, prenons un manager absent des locaux. Désormais, le collaborateur peut demander sa signature électronique à distance sur un document PDF, ou un contrat de partenariat, etc. sans stress et sans avoir besoin de remettre sa tâche à plus tard. Toujours pas convaincu ? Un responsable RH peut envoyer en quelques minutes un contrat de travail à un employé, afin que ce dernier utilise la signature électronique, sans avoir besoin de se déplacer. Ce gain de temps s'accompagne d'une image positive, grâce à la modernité du processus. Dernier exemple : vous pouvez faire signer un contrat multipartite en quelques minutes, lors d'une visioconférence, où que se trouvent vos partenaires dans le monde. Pratique ! Puisque nous abordons l'agilité d'une entreprise, n'oublions pas non plus la notion de partage. Grâce à la dématérialisation des documents, vous pouvez stocker sur une plateforme métier, disponible en ligne, accessible par l'ensemble des collaborateurs.

Réalisez des économies !

Lorsque vous vous lancez dans une entreprise, vous devez faire en sorte que vos collaborateurs aient le maximum de fournitures : papier, stylo, feuille, armoire, dossier, etc. Autant d'achats qui peuvent être évités désormais. Comptez à la dizaine ou centaine d'employés, et la facture s'allège grâce à la signature électronique !

Sans compter que vous optimisez le travail de vos collaborateurs, avec des tâches qui ne durent plus des heures ou des journées entières, mais quelques minutes. La signature électronique ouvre des perspectives de rentabilité à considérer pour toutes les entreprises, car les économies réalisées sont bien réelles. A titre d'exemple, la Fintech Younited Credit a décidé, l'année dernière, de passer au 0 papier : la société propose ainsi à 100% de ses clients la signature électronique de leur contrat.

Fin de la traçabilité.

Grâce à la numérisation de vos documents via la signature électronique, vous assurez :

- Une traçabilité de grande précision,

- Une automatisation du processus qui permet de limiter les erreurs humaines,

- Une bien meilleure maîtrise des risques financiers.

Gérez vos relations fournisseurs/clients

Accélérez le processus auprès de vos clients et fournisseurs permet de faire gagner un temps précieux, souvent vecteur de fidélisation.

L'environnement

Point soulevé aujourd'hui dans le numérique : la planète. En développant un système de signature électronique, vous réduisez la part de production de papier, pour une empreinte environnementale réduite grâce à votre entreprise.

Alors, pourquoi attendre ?