Conformité règlementaire : les points clés de votre plan de vigilance !
Publié par Gérard Picovschi, avocat chez Avocats Picovschi le - mis à jour à
En tant que Daf, vous devez vous tenir au courant de toutes les nouvelles règlementations Vous avez entendu parler du plan de vigilance ? En quoi consiste-t-il ? Quelles sont vos obligations et comment vous organiser pour vous mettre en conformité ?
Malgré son apparente imprécision, la loi relative au devoir de vigilance, impose de véritables obligations à l'égard des grandes entreprises. Instaurant un devoir de vigilance dont ces dernières sont désormais débitrices, elle a pour principal objectif le respect des droits de l'Homme et de l'environnement dans le cadre des chaînes de production par les multinationales qui doivent publier et veiller au respect d'un plan de vigilance poursuivant ces objectifs.
Retour sur les points clés à aborder et appliquer dans le cadre de votre plan de vigilance.
Qu'est-ce que le devoir de vigilance ?
Les sociétés mères et donneuses d'ordre de plus de 5000 salariés en leur sein et dans leurs filiales directes et indirectes et dont le siège social est fixé sur le territoire français ou bien celles employant au moins 10000 salariés au total et siégeant en France ou à l'étranger sont dorénavant débitrices d'une obligation d'établir, publier et de mettre en oeuvre de façon effective un plan de vigilance.
Pour les quelques 150 entreprises concernées, il s'agit de mettre en place des mesures dites de " vigilance raisonnable " qui soient propres à identifier et prévenir des risques et atteintes graves envers les droits humains, les libertés fondamentales, la sécurité et la santé des personnes tout en garantissant la protection de l'environnement dans le cadre de leurs activités.
A ce titre, ces sociétés devront inclure dans leur plan :
· Une cartographie des risques permettant de les identifier, les analyser et les hiérarchiser ;
· Des procédures d'évaluation régulière de la situation des filiales, sous-traitants et fournisseurs avec qui ils entretiennent une relation commerciale établie ;
· Des actions adaptées et destinées à l'atténuation des risques et atteintes graves détectées ;
· Un mécanisme d'alerte décentralisé et de recueil des signalements relatifs à l'existence ou à la réalisation des risques ;
· Un système de suivi des mesures mises en place et d'évaluation de leur efficacité.
La loi impose des sanctions administratives (sous possible astreinte) et rend possible les recours en responsabilité civile contre l'entreprise, initiée par toute personne justifiant d'un intérêt à agir (victime directe ou indirecte de dommages, associations de protection des droits de l'Homme et de l'environnement, syndicats en tous genres).
Il faudra ainsi veiller à établir une liste des sociétés contrôlées couvertes par le plan en détaillant les informations relatives au contrôle exercé par la société mère, leur pays d'implantation et d'opération, le nombre d'employés et fournir un descriptif des activités menées.
Ce sont les organes dirigeants de la société mère ou donneuse d'ordre elle-même qui devront indiquer la méthodologie relative au choix des parties prenantes. Selon le Guide de Référence produit par l'Association Sherpa, le plan doit faire état de la fréquence, des espaces, du mode d'interaction privilégié avec ces dernières au sein du plan ; ces mesures devant s'étendre jusqu'aux sous-traitants, fournisseurs et filiales, soit l'intégralité de la chaîne de production.
Nom, adresse, produits et services fournis, nombre de travailleurs, provenance et destination des produits... Toute information permettant la traçabilité de ces acteurs et le contrôle de leur adhésion à l'objectif de protection des droits humains et de l'environnement devront être publiés, et ce, dans une perspective de transparence intégrale.
Daf, envisagez une réorganisation !
Les sanctions administratives (mise en demeure et astreinte) et recours de victimes en responsabilité civile peuvent aussi impacter durement les entreprises qui n'auraient pas internalisé de système permettant d'établir une cartographie des risques et/ou d'implanter une stratégie de prévention de risque suffisante. Bien que la loi ne traite, finalement, que d'une obligation de moyen, il est important que l'entreprise ne soit pas jugée défaillante à son obligation d'élaborer et publier un plan de vigilance effectif afin d'éviter toute sanction ou versement de dommages-et-intérêts.
Or, les premiers plans publiés en 2018 ont présenté le désavantage d'être trop " succincts " selon Sherpa. Ce manque de complétude découle, en outre, d'un manque latent de structures au sein des grands groupes, permettant cette identification et prévention des risques dans le cadre du plan de vigilance. Étant donné la diversité des périmètres concernés par le plan de vigilance d'une multinationale, il semble que la meilleure solution soit celle de la réorganisation, notamment par la création de département, de cellules regroupant parties prenantes et comités de dirigeants et grands décisionnaires des sociétés concernées.
Le plan devra comprendre une identification approfondie des droits humains, normes environnementales, de santé et de sécurité mis à risque dans le cadre de l'activité du groupe. Les écarts potentiels de règlementation en ces matières dans les différents pays d'opération du groupe devront notamment être recensés tout en mettant en exergue les dispositifs mis en place afin de les résoudre. C'est pourquoi une réorganisation sous la forme d'une départementalisation destinée à l'identification des risques se présente comme la solution idéale afin de garantir efficacité et sérieux.
Ces cellules participeront, in fine, à l'établissement d'un plan plus adroit, rigoureux et respectueux des attentes de cette loi relative au devoir de vigilance, anticipant, par la même occasion, d'éventuelles évolutions, notamment en considération du futur décret d'application du texte qui viendra resserrer les boulons d'une réglementation, au demeurant, jugée trop incomplète.
En savoir plus :
Gérard Picovschi a fondé son cabinet en 1988. Il a développé de nombreux domaines de compétences et s'est doté de plusieurs départements (droit des affaires et fiscalité, succession et immobilier), pour mettre toute son expérience au profit de ses clients.