Comment gérer les dépenses d'entreprise en période d'inflation ?

Avec la forte inflation, les entreprises sont face à un dilemme : faire des économies pour retrouver leurs marges et prendre en compte les conséquences pour leurs salariés, qui, à 73% sont inquiets des répercussions de l'inflation sur leur pouvoir d'achat*. Comment résoudre cette contradiction ?

Publié par SAP CONCUR le 25 janv. 2023 | Mis à jour le 27 janv. 2023 à 12:13 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Dans ce schéma inflation/entreprise/salarié, y a-t-il des spécificités françaises et si oui lesquelles ?

Romain Delcroix, Directeur Commercial, SAP Concur : Certains points sont communs à tous les pays : la forte attente des salariés vis-à-vis de leurs employeurs ou le fait que les irritants du quotidien de la relation employeur/employé prennent une forte importance. Par exemple, les délais de remboursement des notes de frais peuvent créer des frictions. Mais on note chez nos compatriotes une crainte forte : que leur employeur ne comprenne pas leurs difficultés personnelles.

Ainsi les Français sont plus nombreux à vouloir une compensation des frais engendrés par le télétravail ; à défaut, ils sont plus volontiers prêts à revenir au bureau, 9 points de plus que la moyenne. Ce qui peut venir percuter les décisions de l'entreprise du fait du développement du travail hybride : les espaces de travail -surface, chauffage...- sont une poche possible de réduction des coûts.

Autre spécificité, lamoindre appétence pour les voyages d'affaires si les conditions ne sont pas équivalentes à celles pratiquées avant la crise sanitaire, donc intégrant l'inflation. Or, les entreprises sont tentées de baisser les seuils. Là aussi c'est un point de vigilance fort car certaines fonctions doivent impérativement se déplacer pour remplir leurs missions.

En quoi le recours à une solution de gestion des dépenses professionnelles peut aider l'entreprise à satisfaire les salariés ?

Romain Delcroix, Directeur Commercial, SAP Concur : Une vie en entreprise sans une telle solution n'est pas adaptée au travail hybride car cela génère complexité et ressenti négatif des collaborateurs. Par exemple, un process manuel suppose que le salarié remplisse et transmette un tableur Excel en y attachant les justificatifs. Il lui faut donc scanner ceux-ci et donc souvent venir au bureau pour cela. C'est aussi un choix qui ne permet pas à l'entreprise de disposer d'une prévisibilité. Car le salarié qui s'inscrit dans un process complexe va différer le traitement de ses notes de frais.

Avec une solution de gestion des dépenses professionnelles, on sert la satisfaction du salarié et du manager : en moyenne, un salarié passe 30 minutes sur sa note de frais mensuelle dans un process classique contre 10 minutes avec une solution digitale.

A quelles conditions l'entreprise peut-elle retirer tous les avantages possibles d'une solution ?

Romain Delcroix, Directeur Commercial, SAP Concur : En choisissant la bonne solution qui doit être intuitive, ergonomique, facile. Puis en optant pour le bon process de sélection de la solution. Cela passe par des tests. Mais aussi par l'implication de certains collaborateurs et des différents départements concernés : finance, IT, achats... Dernier impératif : ne pas négliger la communication et la conduite du changement. La facilité de la solution ne gomme pas la nouveauté. Un mail d'annonce présentant la solution à utiliser ne suffira pas. Il faut proposer un service support pour répondre aux différentes questions des utilisateurs.

En quoi cela facilite les missions et le quotidien des collaborateurs de la direction financière ?

Romain Delcroix, Directeur Commercial, SAP Concur : Une bonne solution, bien utilisée, permet à la direction finance d'atteindre une meilleure conformité, d'ajuster la politique des dépenses et une gestion efficiente. Via, notamment, le contrôle automatisé par rapport à la politique de l'entreprise. L'équipe comptable gagne du temps, d'autant qu'en amont il y a une co-construction d'un business case pour valider la pertinence économique du déploiement de la solution. Le plus intéressant est d'opter pour un éditeur qui dispose d'un intégrateur natif vers l'ERP de l'entreprise.

Une dernière remarque ?

Romain Delcroix, Directeur Commercial, SAP Concur : Un fait est méconnu : 2/3 des salariés fraudent sur leurs notes de frais**, en soumettant, par exemple, deux fois le même reçu ou en recourant à des invitations croisées. La fraude peut aussi être inconsciente mais sa fréquence doit être prise en compte. Adopter une solution de gestion de dépenses professionnelles limite grandement la fraude et génère des économies.

En savoir +

Source* : Infographie SAP CONCUR : Gérer les dépenses pendant les périodes d'inflation

Source** : Etude SAP CONCUR : Fraude à la note de frais : pourquoi elle se produit et comment l'éviter