Le fax dans les services financiers : vers une "cloudification" des communications

La transformation numérique confronte les banques et les institutions financières à des défis majeurs en matière de transmission des informations, les obligeant à se repositionner dans un environnement de plus en plus complexe et à moderniser leurs infrastructures. Les exigences des clients ont en parallèle radicalement changé ces dernières années, et une grande partie de la communication avec ces derniers se fait désormais par voie numérique.

Pour rester viables, les structures de communication obsolètes, particulièrement celles avec des instances, des serveurs et des systèmes distribués, doivent être consolidées et standardisées. Selon Gartner, le secteur de la banque et de l'investissement est d'ailleurs celui qui consacre actuellement le plus de ressources aux technologies d'intégration et à la migration vers le Cloud. Cette adaptation est essentielle au maintien de l'efficacité opérationnelle des institutions financières traditionnelles, mais également de leur compétitivité. L'utilisation du fax, un outil toujours répandu, en est un exemple.

Le fax, un outil loin d'être obsolète

En raison des exigences réglementaires, l'utilisation du fax pour transmettre des documents reste un élément indispensable de nombreux processus dans les services financiers. La fiabilité de la communication par fax joue un rôle crucial, en particulier lors de l'échange de documents sensibles, tels que ceux liés aux prêts et aux crédits, dans les transactions de paiement impliquant des documents notariés, ou dans le trading de gré à gré (OTC). Le fax permet de transmettre les documents impliqués de manière traçable et plus sécurisée que l'e-mail, tout en étant juridiquement contraignant : d'un point de vue juridique, le fax fait office de consentement de preuve commerciale, en faisant un canal de communication privilégié pour les envois de documents importants.

Les systèmes fax traditionnels présentent cependant de nombreuses limites, notamment en matière de fiabilité et de rapidité. Ils ne répondent pas aux besoins créés par la digitalisation, ni aux normes de de conformité requises pour les secteurs hautement réglementés - et sont de plus difficiles à maintenir, surtout lorsqu'il s'agit de machines ou de serveurs anciens. Cela ne signifie cependant pas que le besoin n'existe plus ; mais il réside désormais dans des solutions digitales de plus en plus flexibles, moins coûteuses, et capables d'opérer dans le Cloud.

Conformité, sécurité, flexibilité

L'hyper-digitalisation des communications et la dématérialisation poussent les banques à adapter leur usage du fax pour assurer la fluidité et la sécurité des transmissions entre applications - la continuité des opérations et la confidentialité des données échangées étant des objectifs clés.

Pour répondre à leurs exigences opérationnelles et sécuritaires, de nombreuses banques s'engagent dans la « cloudification » de leurs infrastructures. L'objectif est de remplacer les machines « On Premises » (sur site) et de mettre en place des infrastructures unifiées dont les fonctionnalités permettent aux banques de faire migrer leurs environnements vers le digital en sécurité, et d'optimiser les processus et la collaboration entre les parties-prenantes.

Le changement s'opère par l'audit de l'ensemble des flux de travail en interne et la migration des serveurs locaux vers le Cloud. L'avantage du passage au Cloud réside ensuite dans la variété et l'agilité des options qu'il offre en matière d'envoi, de réception, et d'intégration des documents faxés dans les processus de communication - et ce quel que soit leur volume. Les services fax dans le Cloud s'appuient sur les réseaux IP mondiaux pour transférer les informations et fichiers en toute sécurité, et garantissent des taux de réception élevés. Tous les documents sont automatiquement disponibles en format numérisé, et peuvent être reçus en format PDF dans une boites mail, dans un système de gestion de documents, ou encore dans un système CRM, ECM ou ERP, sous forme de fichier ou de données structurées pour un traitement automatisé. Contrairement aux serveurs sur site, l'entreprise n'a pas à mettre à disposition elle-même une infrastructure de fax. Grâce à des modèles de facturation transparents, basés sur l'utilisation effective, les coûts d'investissement et de processus peuvent baisser de plus de 70 % par rapport aux infrastructures fax traditionnelles.

Il est particulièrement important que les informations sensibles soient transmises de manière fiable, sécurisée, transparente, traçable et juridiquement contraignante, en totale conformité avec les exigences actuelles du secteur et en matière de protection des données. Dans un contexte caractérisé par l'hégémonie croissante des fournisseurs Cloud américains sur le marché, il est crucial de considérer la place de la préférence européenne dans le choix de solutions technologiques. S'appuyer sur des services « made in Europe » permet de répondre aux exigences les plus élevées en matière de protection des données et de normes de conformité lors du traitement des données. Pour le traitement des paiements, des certifications telles que la norme PCI-DSS sont obligatoires, de même que la conformité à l'ACPR. Dans l'idéal, les services devraient également être conformes aux normes DORA et NIS2. Lors de la sélection d'un fournisseur de services dans le Cloud, les banques doivent donc vérifier la présence des certificats appropriés, et s'assurer du traitement de ses données dans des datacenters européens conformes au RGPD et toujours auditables.

Le fax a donc toujours de beaux jours devant lui dans le secteur financier. À mesure que les communications et les transactions continueront de se digitaliser, la conformité et l'agilité des solutions utilisées par les banques deviendront cependant des critères de plus en plus importants pour garantir la pertinence et la sécurité de cet outil.