La gestion de la dépense : entre mauvais réflexes et bonnes pratiques
Le cadre dans lequel s'engage la dépense dans l'entreprise n'est pas toujours bien défini. Quel est le rôle de la direction des Achats ? Quel pouvoir de décision faut-il laisser aux clients internes ? Retour sur les bonnes pratiques clés pour une meilleure maîtrise des coûts.
Dans les grandes entreprises, les petites dépenses ont peu d'impact sur les coûts. Il s'agit là d'une des idées reçues les plus répandues. " Pour des fournitures ou du petit matériel bureautique par exemple, on pense souvent à tort que le fournisseur importe peu en raison des montants relativement peu élevés et du faible potentiel d'économie pour l'entreprise ", explique Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses. Mais au-delà des montants des produits, il existe un coût de procédure qui s'applique à chaque dépense engagée. " Créer un fournisseur, passer une commande, traiter une facture, l'approuver, la payer, toutes ces étapes ont un coût. ", poursuit-il.
Cet exemple n'est pas un cas isolé et la chaîne de la dépense se retrouve souvent malmenée. Le non respect des politiques d'achat peut pourtant avoir des répercussions négatives sur toute l'organisation. " Si la direction des achats remarque que les contrats négociés ne sont pas systématiquement utilisés, elle aura tendance à avoir une attitude de contrôle. En retour, les collaborateurs risquent de chercher à contourner les achats pour éviter ces contrôles et espérer gagner du temps ", souligne Martial Gerardin.
De plus, les clients internes estiment souvent qu'en raison de leur expertise ils doivent réaliser eux-mêmes certains achats. Or au contraire, une bonne pratique consiste à ce que la direction des Achats définisse une politique et négocie les contrats cadre, tandis que les directions opérationnelles décident l'engagement de la dépense. Il peut faire partie de la stratégie achats de ne pas signer de contrat spécifique mais de recommander de se tourner vers un fournisseur donné. " Lorsqu'il y a des centaines de catégories d'achats à gérer par une équipe de 10 acheteurs, il n'est pas possible de conclure des contrats pour l'intégralité des familles d'achats concernées. La stratégie peut ainsi consister à conclure des accords avec des fournisseurs pour une majorité de catégories, de procéder à des recommandations pour certaines familles d'achats, et de confier à des acheteurs locaux les autres types d'achats ", explique Martial Gerardin.
" Trop souvent en matière de relations fournisseurs, les envois par fax côtoient les appels téléphoniques et les emails, rendant les procédures en place très complexes ", conclut le directeur. C'est pourquoi il est indispensable de fournir aux utilisateurs un one-stop-shop dans lesquels ils pourront trouver tout ce dont ils ont besoin. Enfin, limiter le nombre de fournisseurs et digitaliser la relation, automatiser les procédures grâce aux workflows d'approbation et se doter d'un outil complet sont des éléments absolument essentiels pour gagner en efficacité.
