La Collaboration Achat - Finance, à l'origine d'une bonne maîtrise des dépenses
Au sein des grandes entreprises, direction achats et direction financière évoluent souvent en parallèle, avec une coopération réduite au minimum. Pourtant, une organisation décloisonnée qui s'appuie sur la digitalisation des processus, constitue la base d'une stratégie gagnante.
Achats vs Finance. Dans les grandes entreprises en particulier, ces deux mondes collaborent peu. Souvent, ils s'ignorent mutuellement et peinent à lancer des initiatives communes. " Ils ont pourtant tout intérêt à collaborer. Le rapprochement des deux directions est même une condition sine qua non pour une maîtrise des dépenses réellement efficiente ", assure Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses.
Un manque de coopération peut en effet avoir des répercussions négatives. Par exemple, " il existe de très bons contrats cadres négociés par la direction des achats, mais leur recours à l'échelle de l'organisation est souvent insuffisant. Les bénéfices restent de ce fait partiels et remettent en question l'efficacité de la performance achat et les économies réalisées ", illustre Martial Gerardin. " La gestion des approvisionnements se situe parfois dans une zone grise entre achats et finance, avec pour conséquence des approvisionnements " sauvages " qui sont non seulement hors contrat, mais également hors procédure. Cela entraine de nombreuses inefficiences pour la direction financière. Non seulement il n'est pas certain que le cout d'achat ait été optimisé, mais le traitement des factures devient problématique : Qui a passé la commande ? Qui l'a approuvée ? Le fournisseur est-il déjà référencé ? "
D'ailleurs, la prolifération de nouveaux comptes fournisseurs est source de surcoût et de risque pour la comptabilité et entraîne perte de contrôle et manque de visibilité pour les Achats. L'optimisation des processus passe donc nécessairement par la collaboration Achats - Finance et un système commun de création et d'approbation des fournisseurs.
Quel fournisseur, justement ? Quel prix ? Quelle règle d'engagement de la dépense ? Les réponses doivent être claires pour le client interne qui pourra alors s'orienter facilement vers des contenus déjà négociés et qui répondent à son besoin. " Il doit être guidé d'emblée vers la meilleure option ", estime Olivier Jung, Directeur Commercial chez Proactis. Au-delà de l'accès direct aux contenus déjà négociés par les Achats en amont, " le but d'une collaboration poussée est également de fluidifier l'ensemble des étapes de validation et des workflows, en fonction des métiers de chacun ", poursuit-il.
Pour Cyril Dargent, Directeur des Opérations chez Proactis, " la collaboration Achats - Finance, dans le contexte du système d'information, ne peut être qu'un modèle gagnant - gagnant : si toutes les factures font l'objet d'une commande préalable, la direction financière gagne en prédictibilité. Cela lui permet de disposer d'une analyse de la dépense plus précise, d'améliorer la productivité de la comptabilité fournisseur, tout en diminuant les risques de fraude, et d'améliorer le respect des politiques internes. Enfin, elle pourra augmenter sa performance en payant les fournisseurs dans les temps, voire même mettre en place un service de " supply chain financing ". Ce sont là les nombreux bénéfices d'une collaboration achat finance renforcée. "
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