[ENTRETIEN] Comment La Ruche Qui Dit Oui a structuré ses processus

Fondée en 2010 par Guilhem Chéron, Marc-David Choukroun et Mounir Majhoubi, l'actuel secrétaire d’État chargé du numérique, la société Equanum, plus connue sous sa marque La Ruche Qui Dit Oui est une plateforme web qui favorise les échanges directs entre consommateurs et producteurs agricoles lors de marchés éphémères.En pleine croissance, la startup a choisi Spendesk pour gérer efficacement les dépenses de ses 140 salariés répartis dans 5 pays. Nous avons échangé avec Gaëlle Laudet, contrôleur financier, pour en savoir plus sur leur fonctionnement.

Comment gériez-vous les dépenses des collaborateurs par le passé ?

“Avant Spendesk, c’était un joyeux bazar” explique Gaëlle. “Les salariés se partageaient 8 cartes bancaires pour tous leurs paiements. Nous faisions confiance aux gens mais les cartes passaient librement de main en main et 50% des justificatifs manquaient chaque mois...” ajoute-t-elle. “Le pire étant les dépenses faites au siège, avec les effectifs grandissants, c’était de plus en plus dur à suivre. Chaque bureau régional avait également sa propre carte gérée par le/la responsable, ces équipes étant plus petites, c’était moins problématique mais pas encore l'idéal.”

Quels outils avez-vous testé ?

“En 2016 nous avons décidé de mettre en place des processus de paiements et de validation des dépenses pour nous structurer. Nous avons alors comparé différentes solutions existantes selon deux critères précis : la traçabilité des paiements et le système de validation en amont de l’engagement d’une dépense. Plusieurs solutions sont retenues : les cartes achats de la BNP, qui seront rapidement jugées trop peu flexibles, puis Spendesk et une solution concurrente.” Ces différentes solutions sont mises entre les mains de la DSI, c’est l’équipe la plus exigeante et qui a les plus gros besoins.

Qu'est-ce qui vous a décidé à choisir Spendesk ?

“Dès le début, Spendesk ressort comme la solution la plus simple et la mieux conçue” explique Gaëlle, tandis que, de son côté, l’équipe finance apprécie le caractère sécurisant des cartes à usage unique que ne propose pas le concurrent. “Avec l'autre solution, les équipes se transféraient l’image de la carte par email ! C’était pire que de faire circuler la carte bancaire habituelle” ajoute-t- elle.

La DSI est très enthousiaste et apprécie particulièrement la gestion des abonnements que permet Spendesk : les équipes créent des cartes de paiement virtuelles dédiées à leurs abonnements SaaS et peuvent les suspendre si nécéssaire. Spendesk s’impose donc comme la meilleure solution du point de vue des employés et du management. 

“Les cartes à usage unique sont sécurisantes. Spendesk permet de gérer un "pot commun" et non pas un solde par carte et donc par employé comme d'autres solutions de cartes virtuelles, ce qui est bien plus simple” explique Gaëlle. La réactivité exemplaire du support de Spendesk rassure également les équipes de La Ruche Qui Dit Oui qui opte définitivement pour la solution.

Comment se passe la gestion des dépenses aujourd'hui ?

“Aujourd'hui plus de 80 collaborateurs utilisent régulièrement les cartes virtuelles Spendesk pour leurs achats en ligne et 30 personnes utilisent les cartes plastiques pour leurs dépenses sur le terrain. Grâce à cela, les bureaux régionaux sont beaucoup plus autonomes car ils disposent d’un moyen de paiement facile et le siège conserve le bon niveau de contrôle. Les équipes sont beaucoup plus sereines pour effectuer des paiements, elles savent qu’elles ne seront pas bloquées dans leur travail” explique Gaëlle.

Face à ce succès, les entités internationales veulent elles aussi leur compte Spendesk, qui est alors mis en place en Espagne, en Angleterre et en Allemagne. Spendesk a permis à La Ruche de réussir sa structuration en simplifiant cette étape cruciale.

En tant que contrôleur financier, quel est le plus gros avantage pour vous ?

“Je peux visualiser tous les paiments de façon intelligente, par équipe ou par nature, c'est un vrai plus ! Comme la récupération des justificatifs se fait automatiquement, je gagne un temps fou et nous récupérons plus de TVA. Les notes de frais ont presque disparu, c'est un énorme gain en productivité pour tout le monde... bref j'ai enfin le temps de me concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.”

À propos de Gaëlle Laudet, Contrôleur Financier
Gaëlle a rejoint l’équipe de La Ruche Qui Dit Oui en 2015, après plusieurs années dans la grande distribution. Les effectifs étaient alors deux fois moins importants, le développement international s’amorçait tout juste et les bureaux régionaux venaient d’ouvrir. En charge de gérer les équipes régionales et internationales, principalement sur les prévisions budgétaires, la trésorerie et les dépenses, Gaëlle a mis en place Spendesk pour structurer ces processus.

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Cet entretien a été initialement publié sur blog.spendesk.com