75% des entreprises françaises sont passées à la facturation électronique
Seulement 30% respectent les exigences réglementaires
30% des entreprises interrogées disent respecter les exigences liées à l'établissement des factures électroniques.
Le Code général des impôts impose trois modes de transmission, au choix des entreprises:
- la signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié (on la voit peu surtout par rapport à l'EDI dans la grande distribution, la pharmacie et l'automobile)
- l'EDI complet ou échange de données informatisé, avec des obligations en termes d'historique des échanges et de liste des partenaires commerciaux. Il est directement intégré dans le process comptable et permet de générer les données de facturation afin qu'elles soient intégrées, chez l'émetteur et le récepteur. C'est un mode lourd qui nécessite une mise en conformité des deux bouts de la chaîne.
- pour les factures papier et électronique non conformes (PDF envoyés par mail, factures mises à disposition sur des portails sécurisés, EDI ou signature incomplet ou non qualifié...), l'obligation de mettre en place des contrôles documentés et permanents permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou prestations.
"La piste d'audit a perturbé les entreprises" note Marion Taylor, avocate au cabinet CMS Bureau Francis Lefebvre. Ces contrôles organisés et permanents choisis par l'entreprise et mis en oeuvre sous sa responsabilité sont destinés à garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures, à maîtriser le fonctionnement du système d'émission, transmission et réception, et à garantir que les factures correspondent à une opération effectivement réalisée. "Ils doivent permettre de vérifier le lien entre un paiement et un document d'origine relié à un fournisseur" précise Marion Taylor. Les entreprises doivent présenter un document retraçant l'intégralité des contrôles en cas d'audit. Il y faut décrire tous les contrôles effectués, manuels ou électroniques... "Si l'entreprise n'arrive pas à les démontrer, elle se voit rejeter l'intégralité de ses droits à déduction de la TVA. Face à cette menace, il faut se préparer, écrire quelque chose et le faire vivre. Il est impératif de faire des tests" conseille la professionnelle.
Le PDF au coeur des débats
D'après l'étude, le PDF avec signature électronique est le format le plus utilisé en facturation électronique. Or, au départ, tout le monde n'était pas d'accord sur la définition de la facturation électronique. La directive européenne transposée dans le CGI parlait des factures "émises et reçues sous une forme électronique quelle qu'elle soit". Ce texte a été sensiblement modifié au moment de son intégration dans les commentaires de l'administration fiscale qui a ajouté "des factures créées, émises et reçues". Une distinction subsiste entre le PDF natif, intégralement généré sous format électronique et envoyé sans rupture, et le PDF converti, créé à partir d'un fichier papier scanné, que l'administration fiscale ne considère pas comme un fichier électronique. Problème: les entreprises, confrontées à une certaine volumétrie des factures, sont souvent dans l'incapacité de dire si c'est un "vrai" ou un "faux" PDF.
L'administration fiscale semble toutefois s'assouplir sur ce point, notamment face à des fournisseurs étrangers pour qui les PDF sont des factures électroniques, natifs ou convertis. "L'enjeu est bien la préservation des droits à déduction de TVA portés sur la facture. Il faut être en possession d'un document original, là est la difficulté" rappelle Marion Taylor.
