Un management de projet classique
Avant de vous lancer, sachez que, comme pour tout projet, le préalable est la rédaction d'un cahier des charges, qui nécessite un audit précis de l'existant et des besoins à court ou même à moyen terme. Il faudra aussi arbitrer sur la solution qui vous convient le mieux : une suite logicielle ou l'externalisation de la fonction (parfois jusqu'au versement de la paie), voire une solution hybride en étant autonome sur certains pays et en déléguant la gestion dans d'autres.
Tout est possible ! "Aujourd'hui, il n'existe aucune solution de paie réellement globale sur le marché, indique Jean-Baptiste de Charette. L'offre existante correspond plutôt à un contrat de service unique reposant sur des gestions locales, ce qui n'est pas complètement optimal. Il peut, notamment, y avoir des décalages dans les remontées d'informations."
Puis vient l'heure de l'appel d'offres ou de la mise en concurrence des prestataires. Leur couverture géographique sera, par exemple, déterminante. À titre indicatif, EY et ADP revendiquent une couverture de l'ensemble des continents avec 150 pays. Idem pour PwC présent dans 136 pays. La suite GlobePayroll couvre, elle, 15 pays (plus bientôt l'Asie) en partenariat avec SD Worx et ambitionne, à terme, de proposer une offre vraiment globalisée. Après la sélection de l'offre adéquate, les choses sérieuses commencent avec, entre autres, les phases de préparation technique, de reprise des données, puis les tests fonctionnels.
Afin de sécuriser le déploiement du projet, une période transitoire de préparation de paie en double est opportune : les bulletins de salaires sont édités en parallèle par l'ancien et le futur système afin de comparer les écarts et d'apporter des correctifs. "En cas de changement de logiciel, cela permet de vérifier que la prise en main de l'outil par les collaborateurs est satisfaisante, analyse Jean-Baptiste de Charette. La question est de savoir sur combien de mois et sur quels mois doit porter la double paie afin de mener des tests sur des cas généraux et particuliers, comme lors du versement du treizième mois. "
Quant à la durée de mise en oeuvre du projet, elle est forcément très variable, en fonction du nombre de pays concernés, de la taille du groupe et de son organisation. Le chantier peut prendre de 6 à 12 mois avant d'être pleinement opérationnel. "Un tel projet est clairement un investissement en ressources - financières, humaines... - , qui nécessite de conduire le changement, avertit Pauline Durot. Mais le ROI est rapide : entre 18 et 24 mois."
Le coût de la paie : en moyenne 200 € par salarié et par an en Europe
Sur la base d'une estimation moyenne des coûts RH annuels de 1 500 € par ETP, la paie et la gestion s'élèveraient à 450 €, selon le livre blanc L'externalisation de la paie en Europe publié par ADP. La paie elle-même représenterait un peu moins de la moitié de cette charge, soit environ 200 € par ETP (sans compter les coûts cachés comme l'informatique).
Mais son coût peut varier dans des proportions significatives en fonction de la complexité de la législation, du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et de son organisation. Le coût de la paie peut ainsi passer de 100 € à quatre fois plus lorsque la législation est complexe. De tels écarts modifient également le poids relatif de la paie dans l'ensemble des coûts de la fonction RH. À titre d'exemple, en Italie, la paie peut représenter plus de 35 % des coûts RH d'une entreprise contre seulement 10 % au Royaume-Uni.
