L'entreprise est un organisme vivant composé de cellules interdépendantes les unes des autres. Or, nous avons bien souvent tendance à proposer des solutions répondant à un besoin particulier d'un service sans voir le problème dans sa globalité.

Et dans une certaine mesure nous avons raison car à vouloir voir trop grand dès le départ, on finit par ne rien faire face à l'ampleur de la tâche. Alors autant commencer petit, pour obtenir des résultats rapides, visibles et mesurables, avant de prendre de la hauteur. C'est précisément ce qu'ont fait les acteurs de la dématérialisation de factures pendant des années et ce que nous continuons à faire. Nous avions là - et nous avons toujours -  un processus manuel fastidieux, source d'erreurs, coûteux, impliquant un manque de traçabilité et une inefficacité à répercussions multiples : sur la relation clients-fournisseurs, sur le BFR, sur la capacité à répondre aux réglementations et à garantir une piste d'audit fiable...

Quand les commandes pèsent sur la Daf

Seulement voilà, la comptabilité fournisseur n'est pas un ilot isolé dans un archipel mais une cellule dépendante des autres cellules. Lesquelles? Commençons par le début du processus Procure-to-pay : l'émission d'une demande d'achat et sa validation. Beaucoup de fournisseurs proposent des plateformes complètes et coûteuses pour gérer les demandes d'achat. Mais nombre d'entreprises continuent à gérer les commandes dites « hors production » comme les fournitures dans un circuit parallèle et... manuel. La conséquence?

Pas de commande donc un processus de validation de factures plus long, pas de traçabilité, des dépenses non contrôlées, des coûts de traitement parfois supérieurs au montant de la facture et surtout, pas de suivi des engagements qui impacte... la direction financière.

En automatisant et en dématérialisant le processus de créations des demandes d'achat, vous bénéficiez d'un suivi des engagements et optimisez toute la chaîne P2P de A à Z.

Poursuivons avec les réceptions : une erreur de saisie aura un impact lors du traitement de la facture fournisseur. Elle ne pourra pas être réglée du fait d'une erreur de réception, cela alourdira le processus de traitement de la facture en imposant un processus de validation pour contrôler d'où vient le problème...et accessoirement le fournisseur ne sera pas payé dans les temps et pourra exiger des pénalités .A l'autre bout de la chaîne se trouve la validation des campagnes de paiement et l'on constate que nombre d'entreprises ayant dématérialisé le traitement de leurs factures fournisseurs conservent un processus de validation des campagnes de paiement manuel, également long, fastidieux et nécessitant souvent d'aller rechercher dans les archives une facture papier pourtant déjà numérisée.

Mon conseil? Commencer par un processus isolé est sage, mais pour répondre aux enjeux de l'entreprise, il faut savoir ensuite prendre de la hauteur et aller au bout du chemin. Automatiser l’ensemble du processus Purchase-to-Pay aujourd’hui, c’est garantir à la direction financière performance, contrôle et traçabilité sur les transactions.