Note de frais : les 5 erreurs à ne surtout pas commettre

Etant exonérées de charges sociales, les notes de frais sont scrutées à la loupe. Pour mener à bien ce processus et éviter tout risque de redressement, voici une liste d’erreurs à ne surtout pas commettre afin de garantir le bon déroulement du processus de gestion de la note de frais.

1. Les justificatifs perdus 

Pour être remboursée, chaque dépense passée en notes de frais doit s’en tenir aux règles suivantes:

• La dépense doit être engagée à des fins professionnelles et dans l’intérêt de l’entreprise
• La dépense doit être raisonnable dans sa nature et dans les circonstances dans lesquelles elle a été engagée 
• La dépense doit être justifiée. Toutes les dépenses doivent être accompagnées d’un justificatif valable.

Un employé qui passe une note de frais sans justificatif risque de ne pas être remboursé par son entreprise. En effet, le justificatif est une pièce maitresse pour la note de frais et surtout aux yeux de l’administration fiscale, qui peut qualifier une dépense non justifiée en tant qu’avantage en nature. Il faut aussi savoir que cette absence de justificatif peut coûter cher à l’entreprise et peut être passible d’un redressement fiscal.

2. Un dépassement de la limite d’exonération de charges sociales 

Le remboursement des notes de frais est exonéré de charges sociales. Il faut toutefois, respecter certaines limites imposées par l’administration fiscale. Le remboursement peut se faire soit au forfait soit au réel. Les frais remboursés au forfait, sont exonérés de charges sociales dans la limite des seuils établis par l’administration fiscale. Quant au remboursement des frais au réel, les dépenses sont intégralement exonérées si elles sont dûment justifiées et si elles ne dépassent pas les plafonds fixés par la loi.

3. Un non-respect du mode d’indemnisation 

Comme évoqué ci-dessus, le remboursement des notes de frais des collaborateurs se fait de deux manières soit au forfait, c’est-à-dire que l’entreprise met au point des forfaits fixes pour rembourser les dépenses engagées, soit au réel c’est-à-dire sur le montant exact engagé par le collaborateur avec présentation du justificatif.

Quant aux frais émis par le gérant de la boite, seul le remboursement au réel est appliqué, et toujours sur présentation des justificatifs évidemment. Le remboursement forfaitaire ne reste possible que pour les indemnités kilométriques qui elles, sont soumises au barème de l’administration fiscale. Par ici, pour en savoir plus sur le calcul des frais kilométriques.

4. Engager des dépenses irraisonnables 

Parmi les éléments que les contrôleurs fiscaux surveillent de près, c’est les montants et les motifs des dépenses engagées. Pour les frais de repas par exemple, la quantité ne doit pas dépasser un certain seuil, le montant de la dépense doit être en adéquation avec le motif avancé et il est primordial de préciser le nombre et le nom des invités dans le cas où il y en a. Dans le cas contraire, l’administration fiscale peut qualifier ces dépenses d’avantage en nature et l’entreprise va perdre le droit à l’exonération sociale sur ces dépenses.

5. Collecter les mauvaises pièces justificatives

Chaque dépense engagée par un collaborateur doit être associée à un justificatif, mais tous les documents justificatifs ne se valent pas ! Plusieurs entreprises font chaque année face à un redressement de l'Urssaf ou ne récupèrent pas la TVA sur certaines dépenses, car les justificatifs archivés ne sont pas les bons. On vous dira souvent qu'il y a une certaine tolérance du contrôleur, mais le conseil que nous vous donnons est de ne courir aucun risque : oubliez les tickets de carte bleue, les reçus, et tous les autres justificatifs qui ne sont pas une facture en bonne et due forme. Si vos collaborateurs engagent des dépenses importantes dans une catégorie de dépense spécifique, prêtez encore plus attention aux mentions légales sur les factures qu'ils vous présentent, et à quel nom est libellée la facture.

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Les notes de frais impliquent une gestion administrative et financière rigoureuse et même complexe. Pour simplifier le processus de remboursement des frais professionnels, il est essentiel de mettre au point une politique de dépenses adaptée avec des règles et des plafonds pour optimiser ce processus et pallier les erreurs qui peuvent survenir. Utiliser des solutions intelligentes conçues pour automatiser ce processus telles qu’Expensya, permet de gérer les frais au fil de l’eau, de dématérialiser les justificatifs et de les stocker sur le Cloud. Il est même possible de configurer des règles de dépenses sur l’application pour garantir le respect de la politique de dépenses en place.