Réduire ses coûts en téléphonie? le témoignage et les conseils d'un Daf expert

Dans deux entreprises où il a exercé, Cyril Chevallereau a obtenu des réductions de coût substantielles... tout en gardant les mains libres pour travailler sur d'autres projets. Témoignage.

En 2009, lorsque Cyril Chevallereau rejoint la direction financière de Crawford, le budget Télécommunication de la filiale France s'élève à 300 000 euros pour un chiffre d'affaires de 40 millions d'euros. Une enveloppe élevée, qui s'explique par l'historique de la société. " Il y avait eu des rachats et des fusions de sociétés, d'où des prestataires différents dont les tarifications n'étaient pas forcément les plus avantageuses ", explique Cyril Chevallereau. Quelques mois après son entrée en fonctions, le Daf décide de revoir les coûts à la baisse et se tourne alors vers un prestataire spécialisé, la société Sayan.

" J'ai préféré sous-traiter le dossier à des professionnels qui connaissent parfaitement le marché, et qui ont une force de frappe supérieure en matière de négociation. " Le Daf n'a cependant pas été inactif sur ce dossier. Il a bien sûr fixé des objectifs chiffrés à son prestataire : un passage à un fournisseur unique, et une réduction des coûts de l'ordre de 30%. Puis, une fois le projet défini,il a dû orchestrer la transmission des informations sur les contrats en cours. Surtout, il a pris à sa charge de faire accepter le projet à la direction générale ainsi qu'aux équipes opérationnelles.

" Sur ce genre de sujets, les réticences sont systématiques ", déplore-t-il. " Le problème est que la direction financière vient empiéter sur les plate-bandes des personnes en place, qui considèrent qu'elles sont plus compétentes. " Le Daf est toutefois parvenu à faire comprendre aux équipes la viabilité du projet via une série de réunions visant à expliquer les bénéfices attendus de l'opération. " Nous avons réussi à mettre en place une relation assez participative. Plusieurs managers se sont montrés intéressés, et ont pris part aux discussions. Ils étaient curieux de comprendre comment le prestataire pourrait obtenir de meilleurs résultats qu'eux. Et quand les équipes ont constaté les résultats, ils n'ont pu qu'admettre qu'ils n'auraient jamais pu y parvenir. "

Six mois après le lancement du projet, l'objectif est atteint : l'entreprise a basculé sur un fournisseur unique, et la facture télécoms est réduite de 100 000 euros. Une " véritable bouffée d'air " pour le Daf, qui a pu tenir ses objectifs en termes de résultat net.

Le choix de déléguer le projet à un prestataire a aussi permis au Daf de dégager du temps pour lui et son équipe, et de se consacrer à d'autres projets. Cyril Chevallereau a notamment réduit le DSO (nombre de jours de crédit clients) de 114 à 83 jours. Il a aussi pu se consacrer au renouvellement de la certification ISO 9001 14001, ainsi que sur la gestion des dépenses. " Le fait d'avoir externalisé le dossier téléphonie m'a permis de m'intéresser à d'autres points en matière de réduction des coûts et de réduire la liste des fournisseurs. "

Le succès de ce projet a d'ailleurs poussé Cyril Chevallereau à renouveler l'expérience deux ans plus tard, lorsqu'il rejoint la filiale France d'Arcadis. Dans ce groupe spécialisé dans le conseil et la gestion de projet, le Daf fait à nouveau appel à Sayan. Résultat : 80 000 euros d'économies sur un budget total de 350 000 euros.

Aujourd'hui, Cyril Chevallereau est Daf de Gewiss, une entreprise spécialisée dans l'équipement électrique. Pour l'heure, il n'envisage pas de réitérer l'opération ; " pas par manque de volonté, mais par manque d'opportunité. Le budget téléphonie est de 80 000 euros seulement, ce qui ne justifie pas nécessairement de mener une telle action. "