"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

Harmoniser, structurer, rationaliser, piloter par engagements

En 2012, Numen a commencé par structurer ses achats non stratégiques, représentant alors un volume de 10 millions d'euros (pour un CA de 70 millions). La volonté de Marc Le Vernoy n'était pas tant de faire des économies directes et massives mais plutôt d'améliorer les conditions d'achats "chaque société ayant des types d'achats directs différents, il était plus cohérent d'attaquer par ce qui est le plus transverse. Mais à présent que nous avons mis les achats indirects sous contrôle, nous allons nous atteler aux achats directs et notamment aux achats de prestations intellectuelles ou à certains achats de matières ou d'équipements informatiques et industriels car il faut adapter l'outil à tous les achats spécifiques."

Avant 2012 et le déploiement de ce projet, Numen avait des achats "diffus", explique Marc Le Vernoy: réalisés par les différents services et sans base de donnée fournisseurs complète et structurée. "Mettre en place un système qui trace toutes les demandes d'achats nous a obligé à mettre à jour de façon dynamique cette base et de rationaliser ensuite nos conditions d'achats. Maintenant, nous n'avons qu'un émetteur par famille d'achat qui contrôle tous les achats. L'acte d'engagement est beaucoup plus contrôlé grâce à la délégation que permet l'outil et ses workflows." Pour Marc Le Vernoy, il est à présent "plus simple de négocier avec les fournisseurs". Et la plateforme Ivalua, nativement conçue pour mener des campagnes de sourcing, permet progressivement à Numen de "massifier ses achats par familles".

"Le ROI de ce projet", insiste bien Marc Le Vernoy "ne porte pas uniquement sur les gains de sourcing mais aussi sur la visibilité des engagements, sur la réorganisation des effectifs qu'il permet et sur le gain de productivité administrative". Reste que l'amélioration des conditions d'achats opérée grâce à la réduction du panel fournisseurs, "sur certaines familles d'achats indirects, nous sommes passés de 6 à 2 fournisseurs importants identifiés grâce à l'outil" et à la massification, a été la bienvenue. "Avec le recul, on constate deux bénéfices très importants pour les équipes comptables: on a accès, pour la première fois à toutes les factures fournisseurs en un clic, toute l'information est disponible et aucune facture papier ne traine sur les bureaux des comptables, en attente de validation et des bons de commandes associés.... Nous sommes passés directement dans le monde digital du 21e siècle !"

Mais Numen s'est surtout enrichi d'un vécu et d'un savoir faire sur lequel il peut capitaliser pour le compte de ses clients. "Il est vrai que cela nous démarque face à la vente traditionnelle de projets", sourit Marc Le Vernoy, "nous pouvons parler de notre expérience, proposer notre centre de service partagé, évoquer les difficultés rencontrées et proposer la batterie d'indicateurs que nous avons pu établir afin de nous permettre de mieux gérer le déploiement d'un tel projet. C'est un vrai plus."