Première erreur du reporting: utiliser des informations erronées
Il est 7 péchés capitaux en matière de reporting....Le premier? Récolter et se fier à des informations mal collectées. Mieux vaut se fier à la qualité qu'à la quantité. Explications.
Mise en situation
Vous devez bientôt rendre votre rapport mensuel sur la performance de l'entreprise, mais il vous manque encore les informations de votre site de production. Qu'à cela ne tienne, vous contactez directement le responsable de production par téléphone pour lui demander son appréciation : 5 000 pièces sortiront de votre usine ce mois.
Le mois suivant, en lisant votre rapport de production effective, votre directeur constate que seulement 4 000 pièces ont été produites. Il décide d’anticiper les retards de livraison et chargent votre commercial de renégocier les contrats clients, provoquant la fureur de ces derniers et la perte de plusieurs commandes. Vous réexaminez votre rapport, mais les chiffres ne mentent pas ! Pourtant le responsable de production vous assure que l’usine n’a jamais aussi bien tournée…
Analyse
Votre erreur aura été de baser l'analyse de la performance de votre entreprise sur des données subjectives. En ne prenant pas en compte la fiabilité de l’information que vous collectez vous vous exposez à fausser vos indicateurs avec ce que cela provoquera sur vos prises de décisions.
Et donc ...
Afin d’éviter l’utilisation de sources inexactes dans la construction de votre reporting, prémunissez vous en lors de la phase de conception. Concevez votre système de reporting en pensant simplicité et praticité. Adoptez une vision globale de votre entreprise pour définir les indicateurs stratégiques qui sont essentiels pour le pilotage de votre entreprise, tout en conservant à l’esprit la manière dont les informations seront récoltées au niveau des équipes. Cette récolte ne doit pas laisser de place à l’approximation ou à l’interprétation, sous peine dans le meilleur des cas de faire perdre du temps à des employés, au pire de baser vos décisions sur des informations trompeuses.
La pertinence et l’exactitude des indicateurs que vous sélectionnez sont en effet plus importantes que leur quantité. La multiplication d’évaluations approximatives ne vous permet pas de vous rapprocher de la réalité mais au contraire d'élargir le champ des possibles. Votre reporting perd alors son rôle d'éclaireur sur les performances de l’entreprise, et de même il perd la confiance des équipes qui l'emploient.
La suite au prochain épisode...
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