La dématérialisation en 10 solutions très opérationnelles
Contrats, lettre recommandée, conseil d'administration... des solutions de dématérialisation s'offrent aux Daf pour leur rendre la vie plus facile.
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La dématérialisation ne s'arrête pas aux factures !
Selon le 6e baromètre européen " Dématérialisation-Finance " paru en octobre 2014, 83% des Daf dématérialisent leurs factures fournisseurs. Mais la dématérialisation ne s'arrête pas à la comptabilité fournisseurs et clients ! Pourtant les Daf restent encore frileux concernant les questions de mobilité (30% seulement ont mis en place des solutions en ce sens selon une étude PwC de décembre 2014) ou de plateformes collaboratives (23% selon la même étude). Voici dix solutions très opérationnelles à envisager.
Le tableau de bord dynamique
Accessibles depuis un ordinateur, voire un smartphone ou une tablette, les tableaux de bord dynamiques présentent de nombreux avantages (donc celui de réduire la paperasse !). " Sélectionner l'information ou aller dans le détail ", décrit Benoit Cupillard, expert finance et pilotage de la performance chez Accenture France. Et bénéficier d'une information en temps réel. " Les reportings imprimés offrent une vision " rétroviseur ". S'il y a un problème, on ne s'en rend finalement compte qu'à la fin du mois. En accédant de manière instantanée aux derniers chiffres et prévisions, il est possible de réagir plus vite ", pointe Laurent Lefouet, directeur général EMEA de l'éditeur Anaplan.
L'application mobile
Ces informations en temps réel sont d'autant plus pertinentes qu'elles sont désormais disponibles n'importe où, depuis un smartphone ou une tablette, via des applications mobiles. Au-delà des reportings, elles ouvrent tout un champ des possibles. Emmanuel Amon, directeur associé de l'éditeur Viareport rapporte l'existence d'applications pour la gestion de feuilles de temps, utilisées pour facturer les consultants aux clients : " l'outil se réveille toutes les heures pour demander aux consultants ce qu'ils sont en train de faire. On pourrait imaginer le même genre d'application pour la gestion du compte pénibilité-emploi".
La lettre recommandée électronique
Envoyer une lettre recommandée sans passer par les cases impression/mise sous pli/ remplissage du formulaire de La Poste... possible ! Depuis 2011, la lettre recommandée électronique (LRE) est reconnue légalement. Même si elle reste très réglementée : garantie de l'identité du destinataire et de l'émetteur, confidentialité, intégrité du pli, traçabilité... Quelques acteurs lancent leurs offres. Tel l'éditeur Tessi qui a lancé l'année dernière Bee-Post LRE, une plateforme web qui permet d'envoyer des LRE pour un tarif compris entre 1,50 et 1,90 euros l'acte.
Le contrat électronique
" Un autre document qui a une valeur juridique importante et qui génère beaucoup de papier est le contrat, constate Philippe Delanghe, directeur marketing de l'éditeur Itesoft. Leur dématérialisation répond à la fois aux problématiques de sécurité et à la question du papier ". Des plateformes accueillent les contrats clients ou fournisseurs ou de travail... où ils peuvent être signés électroniquement et surtout conservés (via un coffre-fort numérique) jusqu'à plusieurs dizaine d'années, selon les besoins.
La gestion de notes de frais
En quelques clics, les collaborateurs saisissent leurs notes de frais. Et s'ils sont dotés d'une carte de paiement entreprise, il est possible de la rattacher à l'outil et les dépenses s'inscriront alors automatiquement. Attention cependant : si certaines solutions permettent de scanner les justificatifs avec son smartphone, la législation demande toujours aux entreprises de garder les originaux (plus de précisions ici).
Le conseil d'administration dématérialisé
Les conseils d'administration exigent d'envoyer en amont un grand nombre de documents aux administrateurs : procès-verbaux, résolutions... " Nos clients ont besoin d'efficacité, de productivité mais aussi et surtout de sécurité ", indique Yves Garagnon, pdg d'Equity, dont la solution Leading Boards aide à dématérialiser les conseils d'administration. Cet outil met une plateforme web à disposition des entreprises sur laquelle peuvent être déposés tous les documents nécessaires, que les administrateurs peuvent ensuite consulter sur une tablette grâce à une application sécurisée. Un outil accessible dès 5000 euros par an.
La plateforme collaborative
Conseil d'administration, LRE, contrats... Plusieurs des solutions présentées ici passent par des plateformes. Et bien d'autres existent. Comme la possibilité qu'offre Viareport de mettre les comptes à disposition des experts comptables ou des actionnaires une fois publiés. Outre les avantages classiques de la dématérialisation, cela induit selon Emmanuel Amon (Viareport) : " une meilleure relation avec les tiers ". Les plateformes collaboratives sont également intéressantes en interne. " Bonnes pratique, séances de brainstorming...cela va au-delà du simple partage d'information puisque toutes les personnes invitées peuvent y contribuer librement", rapporte Benoit Cupillard (Accenture France).
Le process de clôture dématérialisé
A l'heure où le Fast Close est une des priorités des Daf, la dématérialisation peut être un bon allié pour réduire les délais de clôture. " De nouveaux outils permettent de dématérialiser les processus de clôture en hébergeant de la documentation, en automatisant les tâches, en partageant ce que chacun fait... Cela permet de suivre en temps réel l'avancée des travaux mais aussi d'archiver les informations en vue d'une prochaine clôture ", rapporte Ludovic de Beauvoir (PwC).
L'affacturage en ligne
Alors que l'accès aux financements est plus difficile, l'affacturage monte en puissance. Une solution de financement désormais accessible de manière dématérialisée, via la plateforme, Finexkap. En quelques clics, la cession d'une facture peut être demandée. Les conditions sont simples : Finexkap n'impose aucune durée d'engagement ni aucune condition sur le chiffre d'affaire, l'ancienneté ou le nombre de salariés ni aucune garantie. Les tarifs : à partir de 2,49% des factures cédées.
Le dossier administratif en ligne
Élément clé du choc de simplification voulu par l'actuel gouvernement, le programme " Dites-le nous une fois " vise à réduire la redondance des informations demandées aux entreprises. Une plateforme sécurisée, attestation légale, permet déjà aux entreprises de gérer leurs dossiers administratifs en ligne : les entreprises constituent une fois pour toute un dossier administratif et le mettent à disposition de leurs partenaires.
