5 points clés pour optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise 

Tout le monde s’accorde sur le fait que la gestion des notes de frais est une tâche pénible, qui mobilise temps et argent, sans réelle valeur ajoutée. L’employé doit souvent saisir l’ensemble de ses dépenses sur Excel, trier et attacher tous les justificatifs, puis envoyer à son supérieur pour validation. Le manageur quant à lui, doit traiter une multitude de demandes de ses équipes et doit également gérer ses propres notes de frais. En bout de chaine, c'est au département financier ou comptable de tout examiner, d'intégrer (trop souvent manuellement) les données sur son logiciel comptable et de procéder au final au remboursement des collaborateurs.

Voici 5 points clés qui vous permettront de mieux gérer les notes de frais de votre entreprise pour vous permettre de ne vous consacrer qu’à votre cœur de métier :

1. Mettez en place une politique de dépenses claire et accessible à l’ensemble des collaborateurs   

L’administration fiscale impose des règles à suivre pour les notes de frais, comme le fait de ne pas tomber dans l’excès pour certaines catégories de dépenses : par exemple si le nombre de repas d'affaires remboursés à un collaborateur dépasse cinq par mois, l’administration fiscale percevra cela comme un avantage en nature et peut décider de l'assujettissement aux cotisations sociales. Il faut ainsi mettre en place une politique de dépenses qui s’adapte aux exigences de la loi pour éviter tout dépassement. Et ce n'est pas tout, il faudra également communiquer cette politique de manière efficace. Pour vous simplifier encore plus la tâche, vous pouvez aujourd’hui automatiser le contrôle de votre politique de dépenses sur des solutions comme Expensya.

La meilleure des choses à faire est d’essayer de gérer ses dépenses instantanément sans attendre que le volume des notes de frais ne soit ingérable. Ainsi, vous diminuez les risques de tout type : qu’il s’agisse d’erreurs, de pertes ou même d’oublis… En traitant vos dépenses au fil de l’eau, vous vous assurez d’éviter tous ces imprévus et gardez une visibilité en quasi temps-réel sur la trésorerie à venir de votre entreprise. Vous pourrez également vous permettre d’améliorer les délais de remboursement de vos employés, et diminuer fortement le mécontentement dû à ce processus.

Une solution de gestion des notes de frais permet aujourd’hui de gagner en temps, en efficacité et en rigueur dans la gestion des notes de frais de votre entreprise. On estime que le gain de temps sur ce processus avec une solution comme Expensya peut aller jusqu’à 80%. Les solutions de gestion de notes de frais sont aujourd'hui nomades (applications Web et Mobile avec Archivage Cloud) et des fonctionnalités comme la reconnaissance intelligente des dépenses éliminent la saisie humaine.

Un élément fondamental dans la gestion des notes de frais est la conservation des justificatifs par l’entreprise. Ces documents doivent être précieusement archivés aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise : ils sont la garantie de remboursement des dépenses engagées par l’employé dans sa mission professionnelle, et également une preuve nécessaire pour l’entreprise en cas de contrôle Urssaf exercé sur la gestion des notes de frais ou de contrôle fiscal. Depuis peu, la loi vous autorise à jeter le papier si vous utilisez une solution d’archivage à valeur probante. Expensya en fait partie et vous permet d’éliminer complètement l’archivage physique, une fois votre justificatif numérisé et stocké dans un centre d’archivage répondant aux normes en vigueur.

Vous pouvez récupérer la TVA sur de nombreuses catégories de notes de frais, en fonction des taux de récupération appliqués. Cependant, la plupart des entreprises négligent la TVA sur les notes de frais, car elle nécessite un traitement sur un nombre importants de factures, dont les montants sont souvent peu élevés. Pourtant, en additionnant toute la TVA récupérable sur les notes de frais, on arrive souvent à des économies certaines. Veillez donc à la récupération de cette information dès la saisie des notes de frais par vos collaborateurs, ou mieux encore, profitez d'une automatisation de la saisie et du calcul de la TVA récupérable avec des solutions de notes de frais de dernière génération.

Tous ces éléments vont vous aider à fluidifier ce processus, et sont aujourd’hui, extrêmement automatisables sur une solution spécialisée comme Expensya : les collaborateurs gèrent leurs notes de frais au fil de l’eau et une technologie OCR+ saisit instantannément les factures pour eux. Tout est archivé dans le Cloud pour que les manageurs puissent valider les frais instantanément, et le traitement comptable est également simplifié avec l’intégration directe dans les logiciels de l’entreprise. Rendez-vous ici pour essayer Expensya gratuitement pendant 30 jours.