Top 10 des fonctionnalités indispensables d'une solution de gestion des notes de frais
Avez-vous déjà franchi le cap et adopté une solution intelligente de gestion des notes de frais ? Ou bien pensez-vous passer à l’action en ce début d’année ? Voici un guide pratique pour vous aider à choisir votre solution de gestion des notes de frais ou à migrer vers une meilleure solution !
Il est aujourd'hui incontestable qu’un logiciel de gestion des notes de frais efficace est un allié de taille pour un directeur administratif et financier. Avec la multiplication des déplacements professionnels et la complexité de cette tâche, il convient d’adopter une solution dédiée afin d’optimiser ce processus et de libérer tous les intervenants. Encore faut-il que la solution réponde à tous vos besoins en termes d’optimisation de la gestion des dépenses professionnelles !
En tant qu’expert de la gestion des notes de frais, Expensya vous offre une revue sur les top fonctionnalités à avoir absolument dans sa solution de gestion des notes de frais.
1. Une saisie automatique des factures
Une des principales nouveautés pour un outil de gestion des notes de frais est de complètement éliminer la saisie manuelle et d’automatiser la saisie des dépenses. La reconnaissance intelligente permet de détecter toutes les informations pertinentes sur une facture en quelques secondes, il suffit de seulement prendre une photo via son smartphone ou de transférer sa facture sur l’application. La puissance de l’Intelligence Artificielle et des algorithmes de Machine Learning vous libère complètement de toute intervention humaine bien que certains éditeurs n’offrent pas de solutions totalement automatisées ou recourent encore à une saisie humaine délocalisée.
2. Une application mobile
En second lieu, il faut que la solution obéisse à la problématique de la mobilité. C’est-à-dire que si le collaborateur est en mission, il pourra facilement numériser ses reçus et gérer ses dépenses au fil de l’eau sans être obligé d’attendre son retour pour entamer son rapport. De ce fait, le manageur pourra également suivre de près les dépenses professionnelles de son entreprise et avoir une meilleure visibilité là-dessus.
3. Un flux de validation plus fluide
En dématérialisant la gestion des notes de frais, l’envoi des rapports devient d’autant plus facile et surtout beaucoup plus rapide. En un clic, le manageur peut recevoir les notes de ses collaborateurs et il pourra également les approuver et les envoyer au comptable ou les rejeter depuis n’importe quel terminal. Tout le processus est optimisé et les délais de remboursement deviennent plus courts.
4. Un archivage à valeur légale
Désormais, la loi vous autorise à jeter le papier si vous utilisez une solution qui répond aux normes de l’archivage à valeur légale. Expensya, première solution de gestion des notes de frais à répondre aux exigences de la loi, vous permet d’éliminer une fois pour toute l’archivage physique. Une simple photo de votre justificatif prise par smartphone ou une facture transférée par email suffisent comme preuve légale, en cas d’un contrôle Urssaf ou fiscal.
5. Une intégration du comptable
Une solution de notes de frais doit pouvoir impliquer le comptable qui doit approuver toutes les dépenses, les saisir dans le logiciel comptable et procéder ensuite au remboursement. Avec les flux de validation, il reçoit les dépenses instantanément après la validation du manageur. Aucune saisie manuelle n’est requise pour introduire les données dans le logiciel comptable. Une intégration avec son logiciel de comptabilité suffit pour éviter ainsi la double-saisie et libérer également les comptables de cette pénible tâche.
6. Une automatisation de la politique des dépenses
Les entreprises mettent souvent en place une politique de dépenses pour régir les dépenses professionnelles avec certaines règles à respecter. Avec une solution de gestion des notes de frais comme Expensya, vous pouvez directement automatiser votre politique de dépenses depuis votre solution, en configurant des règles de dépenses. De cette manière, tous les collaborateurs en seront informés et vous assurerez un contrôle systématique et sans efforts de votre politique de dépenses.
7. Un stockage dans le Cloud
A présent, le Cloud est ancré dans les habitudes professionnelles et révolutionne l’ensemble de l’activité des entreprises. Plus besoin d’attendre le retour d’un des collaborateurs pour avoir un document si toutes vos données sont centralisées et stockées dans le Cloud. Ainsi, vous aurez accès à toutes les données utiles en un clic : magique, non ?
8. Une conversion automatique des devises
Les déplacements professionnels impliquent souvent des dépenses en devise étrangère. Une solution intelligente de gestion des notes de frais calcule pour vous les dépenses dans la devise de votre entreprise. Ces solutions détectent les dépenses en devise étrangère et procèdent automatiquement à la conversion de ces dépenses en fonction des taux de référence à date.
9. Des rapports statistiques intelligents
Il est difficile de piloter les dépenses professionnelles de son entreprise, si les données sont éparpillées. Gérer les dépenses professionnelles de son entreprise via une solution dédiée, permettra de centraliser l’ensemble des données relatives aux dépenses professionnelles et d’avoir ainsi tous les éléments à portée de main. Une solution de gestion des notes de frais vous offre en plus, une optimisation des dépenses professionnelles en mettant à votre disposition des statistiques intelligentes. Certaines solutions sont de véritables outils de contrôle et offrent des rapports BI interactifs afin d’étudier en profondeur les tendances relatives aux dépenses professionnelles de votre entreprise.
10. Un calcul simple des frais kilométriques
Même s’il existe plusieurs calculateurs de frais kilométriques gratuits en ligne, calculer ses indemnités kilométriques est souvent un casse-tête. Une solution de gestion des notes de frais automatise ce calcul. Il suffit seulement de renseigner le type du véhicule, sa puissance fiscale et le trajet effectué, l’application s’occupe du reste en suivant soit le barème de l’Urssaf soit les taux appliqués par votre entreprise.
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A présent, vous savez tout ce qu’il vous faut dans votre solution de gestion de notes de frais. Expensya est la solution qui regroupe toutes ces fonctionnalités indispensables et bien plus ! Profitez d’un Essai Gratuit de trente jours pour vous en assurer.
